EDI: necesitate sau lux?

Puteți citi articolul în 5 minute

EDI: necesitate sau lux?

Inconvenientele apărute la depozitarea documentelor, necesitatea manipulării resurselor, timpul necesar pentru introducerea și prelucrarea manuală a datelor și riscul de eroare asociat, duc la optarea pentru un nou sistem de gestionare a datelor: Schimbul Electronic de Date (EDI – Electronic Data Interchange).

EDI este una dintre tehnologiile digitale fără de care funcționarea efectivă a transporturilor și logisticii nu ar fi posibilă.

Digitalizarea domină sectorul de logistică și transport.

Relațiile de afaceri ale companiilor au la bază un schimb constant de informații. Deși reorganizarea activităților, inclusiv a celor bazate pe soluții IT, nu este întotdeauna simplă, se știe că ritmul implementării tehnologiei în zona lanțului de aprovizionare face diferența între companiile care se dezvoltă și cele care nu se dezvoltă.

EDI poate îmbunătății semnificativ poziția companiei în raport cu partenerii de afaceri și poate reduce drastic costurile de corespondență.

Sistemul EDI  a fost introdus în lanțurile de aprovizionare digitalizate în urmă cu puțin timp. Aceste rețele de schimb de informații între calculatoare utilizează formate electronice standard pentru a reduce efortul muncii de birou, în timp ce comenzile, facturile și alte documente sunt create, trimise sau semnate de către partenerii de afaceri. Pasul următor ar trebui să fie analiza tranzacțiilor electronice, care pot fi stocate utilizând metode noi de colectare a datelor prin soluții integrate din industria IT, precum și prin așa-numitele Big Data. Astfel de analize pot fi foarte utile în procesul de luare a deciziilor de afaceri, în gestionarea lanțurilor de aprovizionare și în colaborarea cu alte companii” – menționează Artur Jidkov, director al departamentului de aplicații pentru afaceri din cadrul AsstrA-Associated Traffic.

EDI nu este altceva decât transmiterea electronică a datelor comerciale structurate sau a altor documente din programul de aplicații informatice sau din baza de date a unei companii către programul de utilizator sau baza de date a altei companii.

 Acesta funcționează ca un sistem de poștă electronică, independent de echipamentele hardware și software utilizate.

Trimiterea diferitelor elemente are loc, în acest caz, în forma stabilită prin standardul general acceptat (același pentru toate companiile din toate industriile, din toate țările).

Elementele de bază ale schimbului de date electronice sunt: ​​factura electronică, monitorizarea circuitului documentelor contabile, gestionarea rețelelor de aprovizionare si a site-ului de internet.

Printre metodele, de exemplu, semnătura electronică este importantă. EDI devine din ce în ce mai popular datorită unor avantaje importante, printre care se numără:  timpul foarte scurt al schimbului de date, eliminarea erorilor în urma introducerii manuale a datelor, eliminarea întârzierilor în prelucrarea datelor în cadrul organizației țintă, automatizarea comenzilor și facturării.

Toate acestea au ca efect reducerea costurilor (administrative și operative), dar și monitorizarea mai bună a documentelor trimise și a proceselor aferente.

Pentru ca schimbul să se desfășoare corespunzător trebuie să existe această posibilitate și, mai ales, trebuie să se vrea acest lucru. Ce condiții trebuie îndeplinite pentru ca noul sistem EDI implementat într-o firmă de logistică să fie compatibil cu aplicațiile IT deja existente?

Jarosław Olszewski, arhitectul sistemului, Sente Systemy Informatyczne,  subliniază că, în timpurile noastre, schimbul de documente nu mai este o normă, ci o condiție pentru sistemele de operare ale companiilor de logistică.

Schimbul de date între sistemele clasei ERP și sistemele companiilor de logistică este bazat pe microservicii, datorită cărora completarea scrisorilor, pregătirea etichetelor și a documentelor pentru curier trec complet în sarcina ERP. Acest tip de soluții permit eliberarea uneia dintre cele mai prețioase resurse ale companiei, și anume a angajaților din cadrul departamentului de logistică, care se poate ocupa astfel de alte sarcini, spune J. Olszewski.

Utilizare EDI necesită dezvoltarea de către colaboratori a unui software adecvat care să se sincronizeze cu aplicațiile administrative ale companiei (precum foi de calcul sau sisteme de asistare a procesului de producție, aprovizionare).

Este vorba despre capacitatea de conversie a datelor trimise și primite, care constă, pe de o parte, în traducerea mesajelor într-un format standard al EDI, iar pe de altă parte, în adaptarea mesajelor primite la cerințele software-ului folosit, asistarea legăturilor comunicaționale, gestionarea circuitului documentelor, a căror sferă de aplicare depinde de tipul de software și include arhivarea documentelor, comprimarea datelor, fuzionare și distribuirea mesajelor …

EDI elimină prelucrarea manuală a datelor la procesarea comenzilor, la facturare sau la expedierea mărfurilor.

Conform estimărilor, costurile de gestionare a unei tranzacții pot scădea cu peste 90%. De asemenea, pot scădea și costurile de menținere a stocurilor.

Avantajul evident este minimizarea necesității introducerii de mai multe ori a datelor, implicit, economia de timp și eliminarea probabilității de apariție a erorilor.

Cu o configurație corespunzătoare a sistemelor EDI, procesul de plasare a unei comenzi până la primirea facturii poate dura până la câteva secunde, făcând posibilă reacția rapidă la cererile pieței.

Există avantaje și dezavantaje.

Una dintre amenințările importante este securitatea datelor transmise, întrucât informațiile transmise și confidențiale pot ajunge la persoane nepotrivite.

De asemenea, utilizatorii indică drept dezavantaj și costurile inițiale sau eforturile financiare din faza implementării.

Foto: Getty Images

Cele mai citite articole
comentarii
0 comentarii
Utilizator şters
Cele mai citite articole