Учет рабочего времени водителя – это основной элемент функционирования транспортных компаний. Это также один из чаще всего пренебрегаемых владельцами компаний вопросов. Причина? Неосознавание существования законов и их неверное толкование. Представляем 5 основных ошибок, а, следовательно, мифов, которые совершаются не только лицами, назначенными на ведение учета, но и бухгалтерами.
Причин такого противоречащего толкования и растущего количество мифов много. Главным, однако, является отсутствие знаний и желания их углубления. В результате много людей основывается на более ранней интерпретации действующего законодательства. Популярное «я слышал, что» принимает форму истины в очень быстром темпе. Теряют на этом все – водители, владельцы предприятий и сама отрасль.
Миф 1: Командировочные, проживание, командировки – ведь нас это не касается
Иногда можно услышать из уст представителей отрасли такие вот слова: «командировки касаются только поездок за границу». Ведь некоторые считают, что перевозка товаров по нашей стране не порождает дополнительных обязанностей в виде ведения учета рабочего времени, расчета командировочных и ночлегов.
Это очень большая гиперинтерпретация трудового законодательства. Если штаб-квартира компании X находится в Москве, а водитель едет за товаром в Омск, то это регулируется положениями об обязанности расчета, в частности, командировочных в ситуации, когда он пребывает за пределами компании дольше, чем 8 часов.
Миф 2: Нарушения? Зачем мне о них знать?
С глаз долой, из сердца вон – это девиз многих предприятий. Многие компании по совершенно неизвестным причинам не анализируют нарушений, допущенных занятыми водителями.
Это действие является крайне недальновидным и не очень выгодно в целом. Более того, отсутствие контроля над водителями приводит к тому, что и они не обращают внимания на свои ошибки и перестают заботиться об их избежании.
Надо использовать инструменты, которые дают возможность просмотра нарушений. Очень часто случается так, что ошибки, которые совершают сотрудники, являются результатом отсутствия соответствующих знаний или кажутся быть несущественными, в результате чего игнорируются.
Растущие таким образом проблемы в конце концов будут раскрыты в самый неожиданный момент. А достаточно просто проявить интерес и систематичность в проверке работы водителей. Если у нас нет опыта и достаточных знаний, необходимо требовать это от компаний, которые занимаются обслуживанием в области учета рабочего времени. Они должны указывать на нарушения и их точно описывать.
Миф 3: Пересечение границ – ведь несколько километров ничего не значит
Порядочность таких записей имеет, вопреки расхожему мнению, очень большое значение. Представьте себе такую ситуацию: сотрудник компании X пересекает границу в Згожельце ровно в 10:21.
Он хочет описать это событие, однако, не имеет возможности организации безопасной остановки на расстоянии ближайших 50 км. Доезжая до стоянки и проводя там перерыв, забывает записать факт пересечения границы. Вспоминает об этом только перед повторным отправлением, и как момент пересечения границы по ошибке указывает время 10:01.
Каковы последствия этого?
Водитель заявляет гораздо более длительное пребывание на территории Германии, чем в реальности, и, как следствие, вызывает у компании большие расходы на командировочные и минимальную заработную плату. Представьте себе, что такие ошибки происходят несколько раз в течение месяца – проблема нарастает, а вместе с ней и расходы предприятия.
Решением являются системы GPS
В настоящее время многие компании используют этот тип устройств. Однако, как показывает практика, появляются иногда и такие субъекты, которые GPS используют только для определения положения своих автомобилей или имеют несколько различных систем в своих автомобилях и не используют полностью их возможностей для ведения учета рабочего времени водителей.
А, как оказывается, он может принести ощутимые преимущества в виде значительной экономии для компании. Чтобы расчеты были максимально точными, стоит приобрести соответствующую программу для учета, котора без проблем прочтет события с различных систем GPS.
Миф 4: Архивирование документов – зачем кому это нужно?
Выдача документов водителям (в том числе справки, выписки или разрешения), а также получение от них данных (диаграммные диски, протоколы контроля) требует соответствующего подтверждения от каждой из сторон.
Следует помнить о каждом подтверждении выданных и полученных документов, с указанием количества полученных диаграммных дисков или распечаток с цифрового тахографа. В случае их утери именно предприниматель обязан иметь и представить комплект необходимых документов.
Представьте себе случай, когда водитель должен отдать 20 диаграммных дисков, а по разным причинам отдал только 15. В ситуации, когда компания расстается со своим сотрудником, уже нет возможности воспроизвести или подтвердить факт, кто их имеет. На такие непредвиденные обстоятельства, следует подготовиться заранее и иметь подтверждения выданных или принятых документов.
Миф 5: Один за всех и все за одного. Делегирование касается всех?
Появление правовых норм, касающихся минимальной заработной платы, принесло много неизвестных. И, как всегда в подобных случаях, работает принцип толпы – все делают, делаю и я.
Делегирование водителей за границу фактически возлагает обязанность по регистрации этого факта в соответствующих системах. Следует, однако, обратить внимание на слово делегирование. В случае индивидуального предпринимателя и осуществления перевозок по собственной лицензии, нет необходимости заявлять самого себя в иностранные системы. Согласно закону, эти обязанности действуют в случае делегированных сотрудников, а в этом случае такая зависимость не возникает.
Как видно, за годы действия транспортного закона, его применение на практике выглядит порой несколько по-другому. Эти ситуации порождает множество возникающих интерпретаций и спекуляций, которые в последствии приводят в замешательство не только водителей, но и транспортные компании. Чтобы избежать ошибок, стоит углубиться в тему и проверить состояние своих знаний на основе точных записей в законе или мнения экспертов, работающих в отрасли.