Продвинутая система TMS позволяет упорядочить и упростить повседневную работу, что в итоге приводит к значительной экономии. На что обращать внимание при выборе поставщика TMS? Как адаптировать решение к потребностям компании?
Что такое TMS?
TMS — это программное обеспечение, предназначенное для транспортной отрасли, которое помогает в управлении внутренними и международными перевозками. Внедрение системы позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, связанные с реализацией перевозок, с момента ввода заказа в программу до автоматического выставления счет-фактуры и расчета оплаты.
Одна система содержит все данные об автомобилях, грузах, водителях и клиентах. Благодаря этому не нужно пользоваться отдельными файлами в Excel или заполнять стопку документов вручную. В свою очередь расширенная функциональность сводит к минимуму риск ошибок, допускаемых сотрудниками.
Преимущества системы для перевозчиков
На рынке доступен большой выбор систем TMS, предоставляющих пользователям комплексные решения для управления грузовыми перевозками. Программа является отличным подспорьем в деятельности любой транспортной компании, независимо от ее размера, улучшая качество работы и автоматизируя повторяющиеся задачи. Основные преимущества такого программного обеспечения:
– планирование транспорта,
– автоматическое создание и обслуживание заказов,
– анализ затрат на автопарк,
– автоматическое генерирование счетов-фактур,
– контроль сроков оплаты,
– отслеживание транспортных средств с помощью GPS-систем,
– контроль выполнения заказов,
– обнаружение опасностей при выполнении заказов, таких как опоздание на загрузку.
Кроме того, системы интегрированы с внешними приложениями, позволяющими отслеживать статус реализации заказа и работу водителей.
Фот. Fire TMS/Adobe Stock
Выбор программы TMS – 5 аспектов, на которые стоит обратить внимание
Чтобы правильно выбрать поставщика системы TMS, стоит обратить внимание на важные – хотя на первый взгляд не совсем очевидные – аспекты, которые влияют на окупаемость инвестиции. Только таким образом выбор ПО будет отвечать требованиям и развитию компании.
Поэтому, если вы ищете решение, которое прослужит долгие годы, обязательно обратите внимание на следующие аспекты.
1. Стационарная или облачная
На рынке доступны два типа программ TMS: стационарные и облачные. В первом случае программа устанавливается локально и доступна непосредственно с компьютера пользователя. К несомненным преимуществам такого решения относятся:
– контроль обновлений программы,
– контроль частоты резервного копирования,
– выбор объема данных для резервного копирования,
– модульная конструкция – возможность выбора конкретного модуля или модулей без необходимости покупки всей системы.
Стоит добавить, что в стационарной системе пользователю доступны резервные копии личных данных, но он также несет ответственность за их безопасность.
В свою очередь, второй вариант основан на доступе к системе через интернет, а все данные хранятся в облаке. Облачная система TMS приобрела большую популярность, и можно с уверенностью сказать, что становится стандартом среди поставщиков программного обеспечения.
Она не требует установки и предлагает множество преимуществ, которые позволяют повысить эффективность повседневной работы. Основные из них:
– быстрое внедрение программы,
– легкий доступ для пользователей независимо от места,
– бесплатное обновление данных в режиме реального времени,
– большой объем места для хранения данных,
– доступность на ПК, ноутбуки и мобильные устройства.
Облачное ПО — это решение, обеспечивающее масштабируемость и доступность данных 24/7. Идеально подходит для транспортных компаний с филиалами в Польше и за рубежом, а также для работы в режиме home office.
2. С платной лицензией или в системе подписки
Поставщики программного обеспечения TMS предлагают приобретение продукта по платной лицензии или через систему подписки. Несомненным плюсом первого решения является разовая оплата, позволяющая заранее оценить стоимость инвестиции. Здесь стоит отметить, что часто это не единственные затраты. Многие поставщики требуют покрыть стоимость установки, обучения сотрудников, технического обслуживания и дополнительные расходы за регулярное обновление системы.
Второе решение более гибкое, поскольку позволяет оплачивать определенный период (например, месяц, квартал, год) и протестировать возможности системы. Если через какое-то время окажется, что система TMS не соответствует вашим ожиданиям, вы можете отказаться от нее, не теряя крупных вложений. Большинство поставщиков также предлагают бесплатный пробный период для тестирования системы. При создании учетной записи стоит обратить внимание на то, что содержит демоверсия, включает ли она полную функциональность и на каких данных основывается. Для получения точной информации лучше всего обратиться к поставщику программы.
Важно: при выборе программы TMS – независимо от того, платная ли это лицензия или платная подписка – ознакомьтесь с правилами поставщика. В них должны содержаться четкие правила оплаты за доступ к услуге.
3. Облачные TMS и безопасность данных
Хотя онлайн-TMS становится все более популярной системой, а количество пользователей продолжает расти, возникает вопрос: достаточно ли защищены данные, хранящиеся в облаке?
Вопрос безопасности облачных решений по-прежнему вызывает сомнения, хотя базы данных чаще всего защищены извне и контролируются опытными администраторами. Поэтому в первую очередь нужно узнать, каким нормам безопасности они соответствуют. Техническая поддержка должна предоставить информацию о:
– опеке администраторов,
– средствах безопасности,
– защите от аварий,
– типе и частоте резервного копирования,
– месте расположения серверов,
– способе защиты данных при хранении, передаче и обработке,
– нормах и сертификатах безопасности.
Важным фактором также является использование поставщиком зашифрованного протокола SSL, который обеспечивает конфиденциальность и защиту данных от несанкционированного доступа при передаче с компьютеров компании на сервер TMS.
4. Интеграция с внешними системами
Программа управления транспортом не исключает работы в других системах. Высококлассная система TMS должна обеспечивать широкую интеграцию, благодаря которой в рамках одного инструмента можно автоматизировать работу всей компании. Это особенно касается интеграции с передовыми поставщиками телематики GPS, которая, помимо мониторинга машин на маршруте, позволяет немедленно отправлять документы, связанные с транспортом между терминалом водителя и системой TMS.
Интеграция также идеально подходит для бухгалтерских программ, так как позволяет автоматически генерировать счет-фактуры и оплаты после завершения заказа. Опция интеграции TMS с отдельными системами окажется полезной в любой транспортной компании независимо от размера, поскольку автоматизирует повседневное выполнение задач и избавляет от трудоемкого заполнения большого количества документации и файлов. Это положительно сказывается на быстром обмене информацией между перевозчиками, водителями и клиентами, поэтому стоит узнать, предоставляет ли производитель такую опцию.
5. TMS и внедрение специальных функций
Отрасль TSL характеризуется высокой динамикой, поэтому программу TMS необходимо адаптировать к многочисленным изменениям. Очень важным аспектом является возможность расширения системы дополнительными функциями, связанными с изменяющимися требованиями разных компаний. Большинство поставщиков TMS предлагают гибкие решения в виде базовой и расширенной версии, в зависимости от потребностей компании. Если заказчик имеет небольшой автопарк и выполняет заказы в меньшем масштабе, ему не нужно использовать расширенный функционал и переплачивать. При необходимости его можно обновить до более высокого пакета с широким набором инструментов.
В случае компаний, которые осуществляют внутренние и международные перевозки крупногабаритных грузов, помимо выбора расширенного пакета, чаще всего требуется опция дополнительных функций. Поэтому важно, чтобы поставщик TMS обеспечивал внедрение индивидуальных решений с их анализом и располагал командой профессиональных программистов.
Важно: адаптация системы TMS к требованиям компании обычно оплачивается дополнительно. Поэтому при рассмотрении предложения поставщика стоит узнать, какие затраты с этим сопряжены и сколько времени понадобится для реализации.
Фот. Pexels/Aleksejs Bergmanis
Стоит ли использовать систему TMS?
Современная технология программ TMS помогает в управлении транспортом и является незаменимым рабочим инструментом для крупных компаний, осуществляющих перевозки в большом масштабе. Она объединяет все действия внутри компании, с момента принятия заказа, через общение с водителем и мониторинг доставки до выставления счетов-фактур и отчетности. Также она автоматизирует процессы и отражается на оптимизации рабочего времени.
Базовый функционал, предлагаемый поставщиками TMS, безусловно, подойдет для средних транспортных и экспедиторских компаний, для которых автоматизация обязанностей, связанных с транспортными заказами, значительно улучшит и повысит комфорт работы. С другой стороны, в случае небольших компаний, которые имеют несколько машин и реализуют меньше перевозок, система TMS не является обязательным рабочим инструментом. Однако стоит добавить, что внедрение программы в начале деятельности компании намного проще, потому что система адаптируется к развитию и может полностью удовлетворять ее потребности.