Автоматизация управления автотранспортным предприятием. Ошибки и решения

Необходимость автоматизации управления автохозяйством вряд ли вызывает сомнения у кого-либо в настоящее время. Но вот результаты этой работы далеко не всегда оправдывают возлагаемые надежды. О путях достижения желаемых результатов, ошибках и решениях в данном направлении и пойдет речь в данной публикации.

Прежде всего, ответим себе на вопрос – для чего мы внедряет современные автоматизированные системы управления автотранспортным предприятием (АСУ АТП)?

Позволю себе сформулировать ответ на этот вопрос в виде постановки следующих целей:

• сокращение себестоимости перевозок и запасов по их обеспечению;
• повышение уровня технической готовности транспортных средств к перевозкам, сокращение затрат на его обеспечение;
• организация долгосрочного и адекватного планирования обновления и развития транспортного хозяйства;
• повышение производительности труда персонала автохозяйства, исключение дублирующих функций;
• повышение гибкости автохозяйства и его адаптивности в условиях изменения требований конечного потребителя к качеству транспортных услуг;
• повышение качества технического обслуживания и ремонта.

Итак, договоримся об исходном условии – если в ходе внедрения АСУ АТП, вам не удалось решить какую-либо из вышеперечисленных задач, это значит что-то вы сделали неправильно или не в полном объёме. Исходя из этой установки, рассмотрим наиболее распространённые ошибки при внедрении АСУ АТП и пути их решения.

1. Некорректная постановка целей.

Прежде всего, сформулируйте свои ожидания. АСУ АТП – это не волшебная палочка и не золотая рыбка. У этой технологии есть свой диапазон решения задач. К примеру, АСУ АТП не сможет решать задачи управления цепями поставок, управления складской логистикой (процессы приемки и отгрузки ТМЦ), диспетчеризации подачи транспорта и работы с поставщиками (в части мониторинга сроков и качества поставляемых запасных частей). 

Эти задачи решают другие модули. АСУ АТП также не решит за вас вопросы организации вашего бизнеса в целом, в том числе, в секторе оказания услуг по перевозкам грузов и пассажиров. Если вы сами не можете сформулировать, какие задачи должно решать именно автотранспортное хозяйство, какие услуги оно должно оказывать, до какого уровня прозрачности процессов в автохозяйстве вы готовы пойти, то лучше вам и не начинать процесс автоматизации. Вы все равно останетесь недовольны.

После формулирования укрупненных ожиданий (рамок проекта) при внедрении АСУ АТП, переходите к детальному формированию Технических требований (ТТ) к будущей автоматизированной системе управления конкретно вашим транспортным блоком. Если у вас нет специалистов с достаточным уровнем компетенции, позволяющим «заглянуть в будущее», лучше обратится к опытным консалтерам или пригласить менеджеров, имеющих опыт внедрения и работы в транспортных предприятиях, использующих современные АСУ АТП. Иначе, максимум, что вы получите – это описание процессов “как есть”. 

Технические требования к АСУ АТП – ключевой документ на предпроектной стадии автоматизации управления вашего автохозяйства. На его основе, потенциальные разработчики смогут подготовить корректные технико-коммерческие предложения (ТКП), а затем, и Техническое задание на проектирование системы. Именно ТТ являются основным документом при организации тендера на выбор подрядчика (разработчика АСУ АТП). С учетом важности данного документа, есть смысл рассмотреть его более детально.

Примечание: Прошу не путать два разных по назначению документа – Технические требования Заказчика и Техническое задание разработчика программного обеспечения (ПО). Это очень распространённая ошибка!

Первый раздел ТТ содержит описание существующих недостатков процессов «как есть» и постановку целей реализации проекта автоматизации управления автотранспортного предприятия.

Далее, приступаете к более подробному описанию существующей технологии всех производственных и логистических процессов, с приведением имеющихся технологических схем управления и контроля обслуживания и ремонта, описанием видов транспортных средств (ТС), количественными характеристиками технических и логистических операций, подходами к нормированию расходов ГСМ и применяемым расходным материалам, дополнительными операциями с товаром и прочую информацию, необходимую для проектирования. Существуют типовые опросные листы и перечень информации, которую следует заранее подготовить на стадии предпроектной подготовки.

2. Недостаточная интеграция с другими базами данных Компании.

Без адекватного механизма интеграции с другими информационными блоками управления компанией, ваша система окажется малоэффективной с точки зрения верхнего уровня управления, и может внести дополнительные помехи в управленческом учете, а также повысить «ручные» трудозатраты на перенос информации из одного блока в другой.

Поэтому, следует уделить внимание требованиям к интеграции с финансовым блоком и блоком управления транспортом, т.е. управлением логистикой перевозок. При этом, следует понимать, что в финансовый блок, вы в основном «отдаёте» информацию, а из блока логистики (TMS- Transportation Management System) вы будете «получать» информацию об условиях эксплуатации ваших транспортных средств (ТС). При этом, не исключено частичное наложение классических функционала этих блоков. К примеру, в системе АСУ АТ может быть блок расчёта исходных данных для переменной части заработной платы водителей, поскольку учет их рабочего времени и выработки ведется именно в данной системе. Затем, эта информация передается в финансовый блок. Где и производится полный расчет заработной платы по всему автохозяйству со всеми начислениями. 

АСУ АТ может также включать в себя блок контроля эксплуатации ТС на маршрутах, что традиционно является принадлежностью функционала TMS. Поскольку современные средства слежения и контроля позволяют не только видеть ТС на маршрутах и объектах, но и контролировать работу двигателя, расход топлива, заправку, сливы топлива и множество другой информации, очевидно целесообразно иметь данный информационный блок и в АСУ АТ. В то же время, ТМS может предоставить вам более полную информацию по продолжительности и качеству процессов погрузки и выгрузки грузов.

Следует раскрыть и ещё один блок, который достаточно редко применяется в существующих продуктах АСУАТ – управление качеством проводимого техобслуживания и текущих ремонтов.

Достаточно часто мне приходилось видеть на фирмах сертификаты, подтверждающие внедрение менеджмента качества в соответствие с международными стандартами. Но при аудите работы автотранспортных предприятий, выяснилось, что в его работе понятие «качество» так и осталось на уровне лозунга. В лучшем случае, возврат транспорта с линии с поломкой после очередного ремонта, зарегистрировал механик автоколонны. И устроил локальное разбирательство с конкретным слесарем или мастером. 

А дальше что? Где системная работа? Почему бы изначально не встроить в блок АСУ АТП алгоритм регистрации и персонификации претензий по качеству ремонтных работ? Мы сейчас не будем останавливаться на вопросе – как измерить качество работы транспорта. По этому вопросу достаточно публикаций в СМИ. На данном этапе, ваша задача – обеспечить адекватные информационные каналы и форматы регистрации претензий по качеству работы ремонтников и водителей АТП.

Таким образом, вы получите необходимую базу данных, позволяющую вам оперативно принимать те или иные решения по вопросам качества работы АТП в целом, и по каждому его подразделению и работнику в отдельности. При этом, вы сможете увидеть тенденции в любом разрезе аналитики при минимальных затратах времени и ресурсов. На предприятиях с большим количеством персонала и операций – это немаловажный аргумент в пользу того или иного IT-продукта.

3. Оценка финансовых возможностей.

Современная АСУ – удовольствие не из дешевых. При удачном внедрении, вас ожидает сокращение непроизводственного персонала примерно на 30 проц. и сокращение операционные затрат примерно на 10-15 % при условии неизменных показателей нагрузки.

Поскольку АСУ относятся к среднесрочным вложениям, срок окупаемости обычно устанавливают 3-5 лет. Вот и считайте, соразмерим ли для вас затраты и выгоды. Только учтите при этом, не только сокращение операционных затрат АТП, но и другие выгоды, к примеру, от сокращения запасов запасных частей, повышения уровня технической готовности транспорта, и как следствие, увеличение доходной базы при неизменном количестве ТС. Нередко, именно эти факторы являются более существенным, нежели сокращение статей затрат в бюджете транспортного подразделения или предприятия.

4. Неподготовленность автохозяйства, отсутствие процессного планирования.

Одной из причин низкой эффективности внедрения всех типов АСУ является то, что принципиально новая технология управления накладывается на примитивно построенные или попросту «кривые» процессы как непосредственно в самом подразделении, так и при организации взаимодействия со смежными отделами Компании. 

Представьте, что вы захотели модернизировать старую телегу. Вы поставили на нее спидометр, GPS-навигатор, бортовой компьютер, видеокамеры и т.п. Но поедет ли ваша телега быстрее? В особенности, если ею будет управлять прежний кучер, а движение будет регулироваться ямским кодексом времён Петра I. Достигните ли вы повышения эффективности? Нет. А что изменится? Да просто вы истратите приличные деньги и за это будете знать о своей телеге все… 

Устраивает ли вас такая перспектива? Считаете ли вы, что с пользой понесли затраты? Как не странно, достаточно часто руководители и собственники АТП поступают именно так. Недооценка необходимости кардинальных изменений, узкий подход к управлению предприятием, не понимание взаимосвязи процессов в собственном бизнесе, приводят к низкой отдаче при внедрении АСУ, недостаточной эффективности истраченных на эти цели средств.

Любая автоматизация управления должна привести к кардинальному реинжинирингу всех бизнес-процессов, и, как результат, оптимизации существующих технологий, выпрямление имеющейся «кривизны» и постановка отсутствующих процессов. Внедрение АСУ – не самоцель, а один из мотиваторов и инструментов для повышения эффективности вашего бизнеса. Не пожалейте времени и средств на независимый аудит и детальный бизнес-консалтинг по транспортному подразделению и механизму взаимодействия с другими подразделениями Компании. Далее, принимается план динамической (т.е. без остановки текущей деятельности) модернизации автохозяйства.

Приведите перечень бизнес-процессов, которые вам необходимо автоматизировать. Важно отдавать себе отчёт, что вы автоматизируете не просто учёт неких отдельных технологических операции, а процесс управления предприятием от начала до конца. Важность данной работы мы определим ниже. Приведу пример перечня основных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации:

1. Управление автоколонной
2. Диспетчирование
3. Планирование ТО и ТР;
4. Учёт и нормирование расхода ГСМ;
5. Учёт ремонтов и сервисного обслуживания
6. Склад запасных частей (ЗЧ) и материалов;
7. Учёт рабочего времени водителей и специалистов-ремонтинков;
8. Учёт затрат;
9. Интеграция с маркетинговым, финансовым, кадровым и складскими блоком.

Для того, чтобы получить в конечном итоге желаемый продукт, предстоит максимально детально описать перспективную модель работы автохозяйства «как будет». Каждый из вышеприведённых разделов следует описать с достаточным уровнем детализации. Разработчик программного обеспечения (ПО) должен автоматизировать именно вашу мечту о будущем, а не продать вам тот продукт, который он продавал уже неоднократно. И если вы не учли в вашем описании какие-либо операции, разработчик ПО конечно, с готовностью выполнит доработку по вашим появившимся дополнениям и изменениям, но за дополнительные и не малые деньги. К тому же, это отнимает не мало времени и сил на этапе внедрения.

По своему опыту могу сказать, что именно формулирование исходных требований является на 50% основой как будущего успешного внедрения, так и неудач.

Основные блоки вопросов, которые вам предстоит отработать при переходе на автоматизированные системы управления:

1. Техническое и технологическое перевооружение. Как правило, в ходе аудита и консалтинга, компетентные консалтеры разрабатывают предложения по оптимизации технологических, подсобных и производственных зон автохозяйства, применению более современных диагностических приборов, средств контроля эксплуатации автомобилей, приспособлений и оборудования для ремонта, позволяющих сократить время ремонтов и технического обслуживания. В зависимости от приемлемости данных предложений для вашего предприятия, потребуется план их поэтапного внедрения. А это в свою очередь, может повлиять на разработки отдельных блоков АСУ АТП.
2. Разработка новых технологических инструкций. Большинство инструкции, применяемых вами при «ручном» управлении операциями, прийдётся забыть. Потребуется полноценный блок новых внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность автохозяйства. И если в Компании нет подразделения, занимающегося формализацией процессов, не забудьте включить данную работу в стоимость проекта АСУ АТП.
3. Переход на безбумажные технологии. Это одно из важнейших решений, которое вам понадобится принять при грядущих изменениях. Многие компании, в которых данную задачу вынесли на суд бухгалтера старой формации, отказ работать без бумажных носителей с «живыми» подписями и печатями, так и не состоялся. В результате, кладовщикам, механикам и начальникам автоколонны приходится делать двойную работу.
4. Подготовка персонала.

Персонал, связанный с работой ПО АСУ, обязательно должен пройти соответствующее обучение. При этом, специалисты и менеджеры должны обучиться не только технологии работы с системой но и современным методам управления автохозяйством с применением АСУ. Иначе, возможности новых технологий будут использованы не в полной мере. Кстати, это относится и к специалистам HR подразделения вашей компании. Автоматизированные технологии управления предполагают и возможности изменения форм и методов мотивации персонала.

Итак, вы благополучно прошли предпроектную стадию, выбрали подрядчика и приступили к реализации проекта.

5. При принятии решения о внедрении АСУ АТП, необходимо использовать технологию проектного менеджмента. 

А именно:

• Определяется куратор и менеджер проекта. Основная задача куратора – обеспечение финансирования проекта, постановка целей и задач, взаимодействие с руководством Компании. Задача менеджера – оперативное руководство проектом, планирование работ и организация взаимодействия, выполнение поставленных задач в установленные сроки и в рамках выделенного ресурса на данный проект. При этом, менеджер проекта имеет полномочия привлекать специалистов с других подразделений Компании для решения задач в рамках проекта;
• Определяется рабочая группа по проекту. В неё включаются специалисты автохозяйства, сотрудники IT-отдела Компании, представители компании-разработчика ПО и другие специалисты, вовлечённые в проект. Распределяются роли, определяется ресурс, в рамках которого менеджер проекта может рассчитывать на использование сотрудников, включенных в группу. Состав рабочей группы утверждается приказом по Компании;
• Определяется бюджет проекта;
• Формулируются цели и задачи проекта;
• Подготавливается план-график проекта с указанием связей, зависимостей и других параметров, известных в технологии Project Managament.

Все эти составляющие обычно описываются в виде Плана по управлению проектом и утверждаются руководителем предприятия.

6. Организационная и технологическая подготовка автохозяйства. 

Помимо общих управленческих решений, в перечень мероприятий по подразделению обязательно включаются следующее:

6.1. Полная «инвентаризация» всей исходной информации по транспортным средствам, находящимся на балансе вашего предприятия, наличию ЗЧ м расходных материалов, а также по персоналу, участвующему в процессе перевозок и работы с ТМЦ. Если Вы зальете в систему некорректные данные, у вас наступит коллапс. Переход от ручного учета, основанного на объеме памяти ваших сотрудников к управлению через базу данных АСУ, немыслим без наведения элементарного порядка как на складах ТМЦ, так и в технической документации.

6.2. Определитесь с принципами идентификации запасных частей в системе. В зависимости от их предназначения, вам предстоит заблаговременно определить формат подготовки данных об их свойствах и в дальнейшем закачать его в базу данных. Не откладывайте этот вопрос – АСУ АТП сама его все равно не сделает. А без этих данных, она не сможет эффективно помогать вам в обеспечении процесса ремонта и ТО.

Заключение

Современные IT-технологии в первую очередь, нацелены именно на модернизацию управления автотранспортным хозяйством. Это принципиально иные возможности для ресурсного планирования, сокращения затрат на обслуживание и ремонты, и повышение их качества. Но переход на эти технологии будет успешным только в том случае, если менеджмент в компании валентен к коренным изменениям. В этом случае, у вас обязательно всё получится.

Фот. Trans.INFO