IT-программы для автоматизации современной логистики. Как выбрать нужное решение?

IT-программы для автоматизации современной логистики. Как выбрать нужное решение?

По результатам нашего внутреннего исследования, 76 проц. менеджеров различных компаний сообщили о том, что цифровизация в их компаниях набирает обороты. При этом 57 проц. сотрудников сопротивляются внедрению IT-решений. Разбираемся, чем такие решения могут быть полезны компаниям, работающим в сфере логистики, и как выбрать то, что идеально подойдет всем сотрудникам и руководству.  

Благодаря сбору и обработке огромного количества данных, автоматизации, прогнозов, ускорению обмена информацией, информационные технологии стали одним из основных инструментов прозрачности логистических и дистрибуционных провесов. Посмотрим, какие IT-решения пригодятся в сфере современной логистики.

IT-решения для автоматизации логистики

CRM-системы. Данные сервисы помогают автоматизировать взаимодействие с клиентами. Например, менеджер может открыть в приложении карточку клиента и увидеть все его данные, найти историю обращений, прослушать записи звонков, поставить задачу по работе с клиентом. Также CRM-системы помогают вести учет всех сделок, управлять проектами каждого менеджера, вести аналитику по всем бизнес-процессам. 

Сервисы для учета данных. Логист транспортной компании должен учитывать все рейсы, выполненные для заказчиков. Можно вести учет в MS Excel, но намного проще работать в специальном сервисе — в нем уже будут настроены справочники, таблицы и отчеты. Менеджеру останется только вводить данные и не бояться, что они потеряются. Яркий пример таких сервисов — множество программ от 1С. 

Телефонии. Несмотря на то, что люди часто общаются с друзьями, коллегами и родственниками через мессенджеры, деловое общение до сих пор проходит по телефону. Специальные сервисы помогают убрать стационарные телефоны — достаточно подключиться к тому или иному решению, установить на компьютер приложение, принимать звонки и звонить самим. 

Качество связи будет зависеть только от скорости интернет-соединения. С помощью таких сервисов можно записывать звонки, настраивать автоответчик и голосовое меню, составлять аналитические отчеты по качеству и количеству звонков, определять расписание работы менеджеров, а также интегрировать телефонию с CRM-системами. 

Хранилища данных. Если письма, договоры и отчеты могут быть «зашиты» в системы учета данных, то остальные документы, планы, идеи нужно где-то хранить. Хранить файлы в облачных сервисах удобнее, чем на собственных компьютерах — можно настроить права доступа и поделиться с нужными сотрудниками, файлы надежно защищены, объем хранилища ограничен только тарифом. 

Трекеры маршрутов. Когда логист отправляет машину в путь, ему важно, чтобы она не отклонялась от маршрута, и необходимо знать, где она находится в каждый момент. Есть различные варианты — поставить в кузов или кабину GPS-датчик, получая с него данные в специальное приложение, установить водителю на смартфон программу, которая будет отправлять логисту данные трекинга, а также сигнализировать, если водитель выбрал другой маршрут. 

Сервисы для поиска клиентов. Чаще всего транспортные компании и грузовладельцы ищут друг друга на транспортных биржах и площадках для электронных торгов. Часть из них — это сайты, но также подобные варианты могут встроены в IT-решения. Плюс специальных решений в том, что биржи на сайтах никогда не гарантируют безопасность перевозок, а в специальных сервисах существуют механизмы проверки контрагентов. 

С какими проблемами справляются IT-решения?

Финансовые и трудовые затраты. Не важно, о каком решении идет речь — облачное хранилище, сервис для учета данных, телефония — у сотрудников появляется больше времени и сил на основную работу. В итоге у компании освобождается больше ресурсов, в том числе, финансовых. Например, без IT-решения логист может готовить договор для перевозки 15 минут, а с готовыми шаблонами сократит время до 2-3 минут. 

Поиск клиентов. Специальные логистические платформы помогают искать клиентов эффективнее, чем транспортные биржи. Во-первых, мошенники редко используют платные программы — сам факт подключения к IT-сервису означает, что компании готовы к прозрачности, готовы делиться своими данными с контрагентами. Во-вторых, в специальных IT-решениях можно допускать до тендеров и аукционов только те, компании, что предварительно прошли аккредитацию. В-третьих, в некоторых приложениях можно получить доступ ко всем грузовладельцам и транспортным компаниям и напрямую договориться с ними о перевозке. 

Мотивация сотрудников. Логисты часто страдают от рутинной работы с документами. Системы учета данных помогают сократить трудозатраты: многие данные сохраняются в системе и автоматически вносятся в новые договоры, их не нужно вносить вручную. В некоторых системах можно обмениваться договорами и другими документами с клиентами — это тоже экономит время. Логистам становится проще работать, они освобождают время на поиск клиентов и другие задачи. Это повышает их лояльность к компании, снабжающей их эффективными инструментами для работы. 

Вообще мотивацию сотрудников повышают любые эффективные рабочие инструменты: хранилища данных, системы учета данных, трекера маршрута. Все, что экономит время, позволяет увидеть результаты работы, упрощает постановку, помогает сотрудникам и увеличивает их желание работать.

Потеря документов. С этим помогают справиться хранилища и системы учета данных. Достаточно создать в хранилище простую и понятную структуру файлов — и любой документ будет найден за несколько секунд. В системах учета данных структура может быть сложнее, но также просто найти любой отчет или договор. 

Безопасность перевозок. В этом помогают приложения, анализирующие данные с GPS-трекеров или специальных приложений, которые устанавливаются на смартфон водителя. Например, логист может в любой момент знать, где находится водитель, или построить отчет и увидеть местоположение всех машины, разгрузились ли они в нужном месте. 

В некоторых приложениях можно проверить надежность водителя или транспортной компании. Например, логист может посмотреть рейтинг водителя и узнать, находится ли он в черном списке у транспортных компаний, как часто совершает перевозки, не оставляет ли компаниях разные номера телефонов. Это проще и надежнее, чем искать отзывы о водителе в интернете. 

Коммуникации и обмен документов. Часто логисты используют несколько каналов связи с клиентами — почту, мессенджеры, телефонию. CRM-системы позволяют фиксировать все общение в карточке клиента, не терять письма, звонить клиенту сразу из карточки. Также работают и комплексные решения, например, Умная Логистика — логист может составить в системе договор, сразу отправить его заказчику и получить быстрый ответ. 

Бесперебойная работа компании. На это работают все решения в комплексе: хранилища и системы учета данных помогают в любое время получить доступ к нужному документу, телефония позволяет всегда быть на связи. Если решения работают в облаке, то это снижает нагрузку на оборудование компании. 

Как выбрать нужное IT-решение?

В первую очередь, проанализировать проблемы компании. Важно фиксировать проблемы в конкретных фразах, например, «сотрудники тратят время на заполнение документов вручную», или «менеджеры теряют контакты клиентов». Исходя из этого описания будет понятно, какие результаты важны компании и какие IT-решения помогут их достичь. Если проблем много, и нужно комплексное решение, можно обратиться к другим компаниям из отрасли и узнать, как они решают подобные проблемы. . 

Поставить измеряемую цель. Она поможет понять, насколько эффективно для вас определенное IT-решение. Например, сэкономить 20% денег, которые тратятся на перевозки, за первые полгода использования решения. Тогда можно пробовать различные решения и посмотреть, какое из них приносит результаты. 

Определить критерии для выбора программного продукта. Оно должно не только приносить результаты. Важно, чтобы с решением было легко работать, чтобы служба поддержки помогала с внедрением. Также сервис должен быть работать без сбоев, не должен передавать личные данные третьим лицам. У вас могут и свои критерии — нужно зафиксировать их и задавать вопросы поставщикам сервиса. 

Провести внедрение вместе с поставщиком сервиса. Важно создать проектную команду, в которой будут сотрудники компании, а также специалисты подрядчика. Есть несколько вариантов внедрения — можно сразу перевести всю работу компании на IT-рельсы, можно запустить эксперимент на части бизнес-процессов. 

Эксперимент поможет увидеть, как реагируют сотрудники на IT-решение, увидеть слабые места. Но в этом случае будет сложно увидеть полные результаты от работы с IT-решением — для этого нужно, чтобы были задействованы все сотрудники. 

Автор статьи: Александр Плешивых, директор по маркетингу Умной Логистики

Фот. Dreamstime.com/Free domain

Самые популярные
комментарии
0 комментариев
Пользователь удален
Самые популярные