У Вас есть новость? Расскажите нам об этом!

Конечно, в первую очередь это квалифицированный специалист и виртуозный коммуникатор. Брокер взаимодействует с клиентом на этапе подготовки к поставке, поддерживает коммуникацию с водителем на этапе доставки груза в зону таможенного контроля, ну и конечно, брокер сотрудничает с инспектором таможни на этапе непосредственно оформления груза. Так было раньше… Но, в сегодняшних реалиях становится очевидным, что процесс таможенного оформления безвозвратно меняется в сторону работы в онлайне.

По опыту нашей компании, я поделюсь инструментами, благодаря которым нам удалось перейти в режим онлайн в течение одного рабочего дня, неощутимо для наших клиентов и без дискомфорта для нашей команды.

Как показывает наша практика и опыт наших клиентов, для успешной деятельности любого предприятия должен быть формализован и качественно интегрированный бизнес-процесс. Сфера ВЭД тому не исключение.

Для выстраивания системного процесса следует учитывать следующие метрики:

  • специфику деятельности предприятия,
  • размеры организации и объемы поставок.

Для примера, расскажу как это работает у нас.

Проектные команды

Мы работаем в проектных командах – это обеспечивает нам эффективную деятельность.

Руководствуемся мы предусмотренной матрицей взаимодействия – каждый участник проектной команды знает свои роли и задачи (Кто? Кому? Что обязан?) Это похоже на пит-стоп Формулы-1: гонщик останавливается, штат механиков ему быстро заменяет шины, и он едет дальше – важна каждая десятая секунды! В 2019 году команда Red Bull Racing установила рекорд в 1.88 секунды. Вот где четко понятно, насколько важно командное взаимодействие.

В оформлении похожая система:

  • Нужно вовремя проверить товаросопроводительные документы, в противном случае груз отправится с некорректными документами.
  • Нужно вовремя подготовить документ контроля доставки, в противном случае будет задержка груза на границе.
  • Нужно вовремя подготовиться к таможенному оформлению, в противном случае будет задержка груза на терминале.

То есть, точно как в пит-стопе, важна оперативность и слаженность действий. Подчеркну, в эффективной работе команды – „больше” не всегда значит „быстрее”. Именно слаженности действий команды можно достигать используя эффективные инструменты для совместной работы, такие как G-Suite, Trello, Skype, Meets, Zoom и другие.

Инструменты таможенного брокера

G-Suite – давно известный и понятный инструмент для обмена документами, как внутри команды, так и с клиентами.

Эффективным инструментом, особенно для работы проектных команд, является Trello – облачная программа для управления проектами небольших групп, использует парадигму для управления проектами, известную как канбан, метод, который популяризировали Toyota для управления цепочками поставок. В нашем случае, Trello обеспечивает упрощенную коммуникацию со всеми ключевыми сотрудниками, контроль и координацию рабочих задач, актуальный статус в реальном времени и быстрое реагирование. Вот несколько методов, как можно организовать работу удаленной команды с поставками в онлайн:

  • Создайте отдельную доску в Trello для каждой проектной команды;
  • Распределите списки следующим образом – TO DO, DOING, DONE;
  • Заведите правило «каждая поставка – отдельная карточка;
  • Определяйте ответственного за поставку – фиксируйте, что нужно сделать на определенном этапе;
  • Администрирует процессы, контролируйте актуальные сроки, выполненные чек-листы и комментарии.

В настоящее время поддерживаются мобильные платформы приложений iPhone и Android, есть версия для мобильных веб-браузеров. Настроив уведомления, удобным для вас образом, вы всегда будете получать актуальную информацию. В результате – вы получаете панель управления, где отражена вся деятельность команды в реальном времени с четкими планами, графиками, задачами и ответственными за их выполнение специалистами.

Конечно проектными командами нужно управлять. В условиях удаленной работы для управления командой оптимальным вариантом становятся встречи онлайн в Skype, Meets или например Zoom.

Стабильная коммуникация

Для эффективности стендапов нужно проводить ежедневно в строго определенное время и ограничивать встречи во времени. Например, каждое утро в 9:15, Meeting в Meets на 15 минут, где двигаемся по определенному плану:

  • что сделано,
  • что планирую делать,
  • какие ресурсы нужны. 

Если у членов команды есть вопросы или нужна дополнительная помощь, лучше выносить эти вопросы на отдельные обсуждения, чтобы не задерживать остальных команды. В командах эффективным инструментом для обмена знаниями и поиска новых решений является брейн шторм. Здесь могут быть удобными конференции в Zoоm с привлечением необходимых членов команды. Например, у брокера трудности с определением кода товара на специфический товар, для этого он готовит материал для обсуждения и назначает встречу в онлайн коллегам, которые специализируются на классификации товаров с демонстрацией экрана программы для подтверждения аргументов и объяснений, или ссылаясь на конкретные правила интерпретации. Таким образом, команда эффективно сотрудничает, обменивается опытом и быстро находит варианты оптимальных решений для сложных вопросов.

Важно приходить на встречи заранее подготовив необходимую информацию, возможные решения, наработки. Это поможет экономить время и позволяет эффективно использовать опыт коллег по команде. Большое количество информации можно найти в открытом доступе в сети Интернет, используйте профильные сайты для поиска кода УКТ ВЭД аналогичного товара, решение по коду таможенных органов Украины и таможенных органов других государств, например BTI и WTO и обсуждайте свои гипотезы.

Кроме взаимодействия с командой, не забывайте о необходимости своего клиента. В условиях неопределенности настоящего важно поддерживать стабильную коммуникацию с заказчиком, например, своевременное информирование клиента в виде статусов в течение дня касательно стадий оформления. Согласованный график таких сообщений поможет избежать стрессовых звонков в течение дня и для клиента, и его менеджера – представителя таможенного брокера.

Взаимодействие с таможней

Еще одна сфера деятельности для эффективного результата это качественное и своевременное взаимодействие с таможней. Это безусловно на 99% происходит посредством онлайн переписки с помощью программного обеспечения ?, или через государственный информационный веб-портал «Единое окно для международной торговли».

С недавнего времени в адрес „Новой таможни” можно направить вопрос через приложение мессенджер и оперативно получить ответ. Кроме того, есть возможность обратиться с предложением улучшения определенных онлайн функций таможенных органов с помощью электронной почты в адрес соответствующих департаментов. Такие обращения принимают во внимание – проверено. Таким образом, вы не только облегчаете работу себе, а и улучшаете эффективность работы таможни.

Профессия таможенный брокер, а это, и агент по таможенному оформлению, и декларант, довольно специфическая и требует целого набора компетенций. Брокер должен обладать глубокими знаниями по вопросам таможенного дела и в целом законодательства, уметь вести коммуникацию на высоком уровне и быстро принимать решения в стрессовых ситуациях. Такой специалист, как правило, отличается критическим мышлением и аналитическим складом ума.

Сегодня же, используя современные методы работы и эффективные инструменты брокер имеет возможность оптимизировать процессы таможенного оформления и поставки в общем, строить лучшие отношения с клиентом, легко справляться с нагрузками и объемными поставками, как результат – эффективно планировать свое рабочее время.

Такой специалист, безусловно, будет ценным для компании и для клиента в условиях новых вызовов.

Автор: Юлия Пындус, Delivery Manager, CPTL Capital Group (таможенное оформление и консалтинг)

комментарии

comments0 комментариев
thumbnail
Чтобы настроить уведомления о комментариях, перейдите в свой аккаунт