Este sistema revoluciona la manera en que los conductores gestionan sus gastos profesionales. Basado en tarjetas virtuales y físicas, activadas solo durante el viaje asignado, permite cubrir gastos preaprobados como estacionamientos, alojamiento, ciertos peajes, lavados, reparaciones menores e incluso imprevistos.
Para los conductores, el sistema significa menos papeleo y mayor comodidad. Todas las transacciones se registran en una aplicación móvil, donde los recibos se cargan inmediatamente y son verificados en tiempo real por los gestores. En caso de gastos no previstos, los conductores pueden solicitar un aumento del límite de gasto directamente desde la app, con respuestas que suelen llegar en pocos minutos.
Al principio fue algo nuevo y costó adaptarse”, comenta Roman, conductor profesional. “Pero ahora es muy cómodo. Puedo separar fácilmente los gastos personales de los laborales, y si ocurre algo inesperado, se resuelve mucho más rápido. Me siento más respaldado por la empresa”, añade.
Además de mejorar la experiencia del conductor, Payhawk aporta mayor seguridad y control financiero. Los límites individuales se definen para cada trayecto y todos los pagos están vinculados al importe aprobado, reduciendo el riesgo de fraude sin entorpecer la operativa.
También la empresa se beneficia. El sistema reduce significativamente la carga administrativa de los departamentos de operaciones, recursos humanos y contabilidad, eliminando tareas manuales y el uso de documentos en papel. La visibilidad en tiempo real de los costes mejora la gestión financiera y acelera la toma de decisiones.
La tecnología en logística debe facilitar el trabajo de las personas, no complicarlo”, destaca Mindaugas Paulauskas, CEO de Girteka Transport. “Este proyecto refleja nuestro compromiso con simplificar el día a día de los conductores y construir un sistema más inteligente y transparente para toda la empresa”.
Además, Payhawk permite planificaciones más eficaces y decisiones basadas en datos. La información recopilada sobre los costes de viaje se analiza para optimizar rutas, prever presupuestos y mejorar los servicios ofrecidos.
Actualmente, más de 500 conductores de Girteka ya utilizan el sistema, y se espera que para junio más de la mitad de la plantilla (6.000 conductores) lo tenga plenamente integrado en su modelo operativo.
