До недавнего времени большинство основных бизнес-процессов Girteka управлялись с помощью Microsoft Dynamics Axapta (AX) 2009. Однако период поддержки этого решения подходит к концу, и оно больше не будет продлеваться. Получение новой версии системы потребовало бы очередного внедрения, а это займет столько же времени и сил, что и внедрение совершенно новой системы. Компании нужна была современная платформа, поддерживающая инновационные решения и технологии (например, Amazon AWS), а также единые и надежные данные для автоматизации процессов (таких как расчет ETA).
Вызов
Руководство компании Girteka решило, что лучшим подходом будет совершенно новое решение. В поисках того, которое наилучшим образом соответствовало бы стратегическим целям компании, проанализированы десятки доступных на рынке решений для управления бизнесом и транспортом. При выборе новых продуктов в приоритете была Система управления транспортом (TMS), так как управление автопарком и логистикой является ключевым функционалом для дальнейшего развития компании. Специально созданная команда провела более года, анализируя различные ведущие решения TMS и решила, что SAP лучше всего соответствует критериям Girteka.
«Присматриваясь к рынку, можно утверждать, что SAP создал, вероятно, одну из лучших Систем управления транспортом (TMS) для отрасли, на которой специализируется Girteka. Так началось наше совместное приключение. Если мы ищем инструмент, который позволит работать организации со штатом в среднем 300 000 сотрудников, выбор падает на SAP. Большинство организаций используют это решение, потому что программное обеспечение способно обслуживать компании такого масштаба. Girteka развивается очень динамично, а нам нужны инструменты, которые будут поддерживать нас в этом развитии», – сказал Юлиус Чеснакаускас, SAP Development Manager в Girteka.
Фот. Girteka
Решение
SAP – это ведущий производитель программного обеспечения для бизнеса с широким спектром продуктов. Он обслуживает около 300 тыс. клиентов в 190 странах. Крупные компании со всего мира, включая Coca-Cola, Ford, Apple, Unilever, Amazon, eBay, DHL и Nestle, выбрали решения SAP для управления своим бизнесом. Для Girteka было важно, чтобы компания постоянно развивала и внедряла новые технологии, а также увеличивала свою долю в рынке бизнес-приложений и аналитических решений.
Еще одним важным фактором при выборе системы были партнеры SAP, в том числе гиперскейлеры (крупные поставщики облачных, сетевых и интернет-услуг), в том числе Microsoft, Alibaba, Amazon, Google и IBM. Они применяют добросовестную практику и могут помочь Girteca развивать процессы в будущем.
Для внедрения модернизации в Girteka в 2020 году была запущена программа «ENABLE», в которой задействована команда из более чем 200 специалистов. Ее цель – помочь компании оптимизировать, рационализировать и оцифровать свои бизнес-процессы путем внедрения и перехода на набор продуктов SAP, включая S/4 Hana, SuccessFactors и Business Technology Platform к 2026 году. Программа «ENABLE» включает четыре ключевых проекта, связанных с внедрением решений SAP. Они начались в разных организационных подразделениях в разное время, а каждое из них реализуется в своем темпе. Первые цели уже достигнуты:
- С третьего квартала 2022 года все клиенты Girteka Europe West и их транспортные заказы (от оценки стоимости и договоров с клиентами до экспедирования и расчета заказов) будут обрабатываться в SAP Transportation Management System (SAP TMS). Следующим этапом проекта будет субподряд, планирование и реализация процессов закупок. Также будет реализована интеграция с инструментами Nexogen, основанными на искусственном интеллекте(ИИ) для оптимизации автопарка, а именно с решениями AI Planner и AI Operator.
- С первого квартала 2023 года человеческими ресурсами в Литве управляет система SAP SuccessFactors (SAP SF). Она включает набор, трудоустройство, внедрение, профессиональное развитие, управление рабочим временем и выход на пенсию. Сотрудники могут сами обслуживать систему, чтобы управлять личной и групповой информацией. SAP SF также будет внедрен для водителей Girteka в рамках инициативы «Drivers GO» и будет контролировать управление водителями с момента начала работы и до ее окончания.
- С первого квартала 2023 года процессы новосозданного Центра компетенции Girteka были переведены в SAP Enterprise Resources Planning (SAP ERP). Уже запущено решение ERP (SAP S/4HANA) для модернизации цепочки поставок компании. Оно включает централизованные закупочные, финансовые, бухгалтерские, управленческие и внутрифирменные процессы. Следующим этапом проекта станет внедрение решения SAP для подразделений, отвечающих за жизненный цикл грузовых автомобилей и их техобслуживание.
- С первого квартала 2023 года в облаке SAP Analytics и на платформе Datasphere запущены наиболее часто используемые отчеты по продажам и закупкам. В частности внедрены хранилище данных и новые инструменты для анализа данных, а также создание и проверка моделей данных.
Внедрение решений SAP началось в Литве, а с этого года последовательно осуществляется и в других странах для обеспечения им поддержки других бизнес-операций. Girteka – это крупная организация, в которую входит более 50 отдельных компаний в 11 странах. Это означает, что решения SAP необходимо локализовать, чтобы они соответствовали законодательным требованиям каждой страны, что увеличивает сложность всей программы.
Процесс
Продукты SAP предлагаются с набором предварительно определенных процессов, которые необходимо настроить и приспособить в соответствии с бизнес-требованиями. Поскольку SAP – не единственная система в компании, она должна должна работать с другими системами для достижения интеграции, сокращения двойного ввода данных и повышения эффективности операций. Это одна из причин, по которой внедрение решений SAP планируется на несколько лет.
Команды программы модернизации «ENABLE» используют методологию SAP Activate, которая очень похожа на методологию гибкого управления проектами: жизненные циклы в гибкой модели состоят из нескольких итераций или этапов, ведущих к завершению проекта. Запуск каждой новой системы происходит поступательно, а не линейно, благодаря чему команда проекта может получать отзывы о внедренных функциях и корректировать их по мере их развития. Каждый проект проходит одни и те же этапы реализации.
«Мы запустили в Girteka важную программу модернизации, чтобы внедряемые нами решения SAP эффективно интегрировались с нашей организацией, а не были просто еще одним программным обеспечением. Наш подход заключается в постепенной оптимизации наших бизнес-процессов и операций, а не в попытке сразу внести большие изменения, которые могут быть довольно рискованными. Внедряя этот поэтапный подход, мы можем быть уверены, что новые решения полностью соответствуют нашим бизнес-требованиям, не оказывая негативного влияния на нашу повседневную деятельность», – подчеркнул Ю. Чеснакаускас.
Важную роль в реализации модернизации играют партнеры по внедрению (TietoEvery, ArchLynk, LeverX, IBM и т. д.). В начале пути модернизации у Girteka не было ни опыта, ни компетенции во внедрении SAP и трансформации бизнеса. Создание опытной внутренней команды заняло бы много времени, а партнер по внедрению может предоставить компетентную команду в течение нескольких месяцев. На этапе анализа партнеры не только представили командам Girteka, как работают системы и объяснили ключевые возможности, но и выделили области, в которых компания могла бы извлечь выгоду из автоматизации или даже полного изменения процессов.
«Всегда можно просто установить программное обеспечение и дать ему работать, но действительно ли это то, что нужно компании? Компании должны думать о том, как они хотят работать и какая модель в их случае сработает лучше всего. В некоторых случаях, возможно, необходима будет даже реорганизация. Установка программного и аппаратного обеспечения занимает не так много времени, как выяснение того, как работать и проводить трансформацию в организации. Именно изменение и управление ей являются самым сложным вопросом для всех организаций, – утверждает Ю. Чеснакаускас.
Фот. Girteka
Результаты
Перед лицом пандемии COVID-19 и связанных с ней ограничений стало ясно, что успешное ведение бизнеса без модернизации и цифровизации может быть сложным. Цифровизация предлагает инструменты для быстрого принятия разумных решений и развития услуг. Модернизация бизнес-процессов означает повышение производительности и упрощение внутренних процессов, что, в свою очередь, отражается на самых высоких стандартах управления транспортом.
В настоящее время, внедряя решения SAP в Girteka, мы также развиваем процессы цифровизации бизнеса. Решения SAP, основанные на искусственном интеллекте, технологиях машинного обучения, концентрации на пользовательском интерфейсе, самостоятельном обслуживании и эффективности позволяют компании решать основные проблемы, связанные с использованием данных. Будучи стандартизированными и полностью интегрированными решениями, они упрощает и автоматизируют сложные логистические и административные процессы, позволяя тому же количеству людей работать более эффективно.
Фот. Girteka
Например, ранее у компании было более 25 источников данных. Объединив их в единую среду аналитики бизнес-данных SAP (SAP Datasphere), сотрудники различных отделов, использующих платформу, получают доступ к достоверным данным из одного проверенного источника. Другой пример – SAP SF, который устраняет необходимость в более чем 20 отдельных системах. Благодаря SAP SF каждый человек может управлять своими персональными данными, производительностью, преимуществами, заработной платой, отпусками, вводить дополнительные рабочие часы т. д. И все это в одной системе. Менеджеры получают простой расширенный доступ к данным и результатам работы членов своей команды и могут управлять рекрутинговым процессом.
«Нашей организации удалось внедрить новые решения, которые раньше были просто недоступны. Например, теперь сотрудник может проверить размер использованного отпуска на своем мобильном телефоне всего за две минуты. Вскоре водитель сможет создавать отчеты о командировочных на своем мобильном устройстве. Это большое изменение», – отметил Мартинас Сарапинас, Chief Information Officer в Girteka.
«Эти улучшения позволили нам работать более продуктивно и эффективно, используя современные мобильные инструменты, независимо от местоположения и времени суток. Это особенно важно, поскольку большая часть наших сотрудников работает удаленно или находится в пути. Нас очень радует осознание того, что эти изменения положительно повлияют не только на администрацию, но и на всю организацию – от наших водителей до руководства», – добавил он.
Решения SAP позволяют улучшить поток данных и процессы в компании, благодаря чему улучшаются внутренние процессы и повышается надежность компании. Оптимизированные и унифицированные бизнес-процессы необходимы для успешного развития компании, и именно на этом концентрируется Girteka. Ведь мы хотим, чтобы компания могла принимать быстрые решения на основе правильных и полных данных, адаптировать нашу работу к текущей ситуации и максимально удовлетворять потребности наших клиентов.
