Как сократить поиск 1000 релевантных грузов до 8 минут и кратно увеличить прибыль без расширения штата сотрудников

Что является главным преимуществом на динамично развивающемся и высококонкурентном рынке? Ответ очевиден – скорость принятия решений. Благодаря автоматизации вы избавляетесь от рутинных процессов, снижаете вероятность «ошибки человеческого фактора» и выигрываете массу времени для решения стратегических задач. А искусственный интеллект в виде алгоритмов становится вашим новым сотрудником.

Для начала разберемся, как выглядит классическая схема логистических процессов. Предположим, у вас есть продукция и вам необходимо найти подходящего перевозчика грузов. Если процессы в вашей компании еще не автоматизированы, но список постоянных проверенных подрядчиков уже есть, то, вероятнее всего, ваш менеджер по логистике будет действовать следующим образом.

Он откроет список контактов и начнет каждому из них звонить / писать в различных мессенджерах или отправит письмо с предложением по электронной почте. В среднем, на каждый контакт менеджер потратит 1 минуту. Быстро! Но что если менеджер курирует несколько грузов одновременно? Сколько звонков ему придется сделать? 

Также придется дождаться ответа от каждого подрядчика, что может занять от 30 минут до 2 часов. После собрать информацию о ставках из всех источников (переписок и записей в ходе телефонных разговоров) и провести анализ. Выбрать перевозчика и сообщить ему о том, что в этот раз вы поедете с ним. А как оповестить всех остальных, о том, что их ставка не прошла? А если их 50, 1000?

Далее необходимо сформировать заявку, согласовать все процессы и вручную подготовить необходимые документы. После чего можно загружать машину и осуществлять перевозку. После выгрузки необходимо произвести оплату и выслать закрывающие документы. 

Посчитайте сами с учетом своих объемов, сколько времени понадобится вашим сотрудникам, чтобы произвести все эти операции. 

Как же выглядит автоматизация в логистике?

Одним из практических инструментов для автоматизации процесса поиска перевозчиков является логистическая платформа Trans.eu. Давайте рассмотрим ситуацию, в которой у вас есть все тот же груз и 100 проверенных перевозчиков. Ваша компания готова к росту и автоматизации, поэтому вы объединили всех подрядчиков в группы по нескольким критериям (например, по направлениям) в специальном модуле Платформы.

В таком случае у вас есть два сценария:

1. У вас есть регулярный маршрут, на котором вы готовы установить фиксированную ставку. В таком случае вам не обязательно проводить тендер и заключать, скажем, годовой договор с одним подрядчиком. С помощью платформы, вы можете объединить в специальном модуле нескольких перевозчиков, готовых ехать по заявленной ставке. И, по мере необходимости, оповещать о грузе всех одновременно всего лишь нажатием одной кнопки. Перевозчики следят за предложениями и откликаются крайне быстро, поскольку поедете вы именно с тем, кто первым примет предложение.
2. У вас есть проверенные перевозчики, но ставка не зафиксирована. Тут можно быстро провести мини тендер между своими подрядчиками, единожды заполнив описание нового груза и оповестив всех перевозчиков одновременно. Уведомления отправляются нажатием на одну кнопку, однако перевозчики не видят ставки друг друга. Обсудить ставку с каждым подрядчиком можно не выходя из системы, поскольку в модуль встроен специальный мессенджер, в котором сохраняется вся история переговоров. После того, как вы выберете оптимального перевозчика, все остальные будут автоматически оповещены о том, что в этот раз их ставка не прошла. 

Важно отметить, что после принятия предложения на платформе – заявка формируется автоматически. К ней же можно закрепить все сопровождающие документы. После чего вы можете смело загружать машину.

Таким образом менеджер сможет сосредоточиться на переговорах и получении наилучшей ставки. Согласно нашим исследованиям, это изменение приносит компаниям порядка 6 проц. экономии затрат на автомобильный транспорт.

Время подтверждения предложений сократилось до 8 минут

Отличным примером успеха компании, которая автоматизировала свои процессы, является Wienerberger Romania, крупнейший в Европе производитель фасадного кирпича и керамической плитки. Компания, как и многие другие участники рынка, были вынуждены адаптироваться к новой реальности. Приоритетом для производителя стала цифровизации и автоматизации процессов предпринимательства. 

«Мы реализовали несколько проектов, но одним из самых важных является оцифровка процесса размещения заявок. С этой целью мы разработали платформу, предназначенную для наших партнеров, тем самым способствуя скорости передачи и точности информации», – сказал в интервью с Trans.eu Юлиан Мангалагиу, генеральный директор Wienerberger Romania.

По словам предпринимателя, преимуществ внедрения новых решений много – появляется возможность отслеживать информацию и заказ на всех его этапах реализации, а также получить CMR в цифровой форме. Кроме того – простота хранения цифровых документов, точность и скорость связи с перевозчиками. Сейчас среднее время подтверждения предложений на платформе составляет менее 8 минут.

Число поставок, выполняемых с опозданием, снизилось в 10 раз

Как вы отслеживаете, что происходит с вашим грузом после загрузки? Как исключить опоздания, особенно в случае, когда есть строгие ограничения по датам и времени разгрузки у клиентов. Ответ также очевиден – использовать GPS-трекинг.

Платформа Trans.eu содержит специальный модуль, интегрированный с более чем с 100 GPS провайдерами. Вы всегда сможете получать уведомления о пересечении границы, загрузке/разгрузке или простое в режиме реального времени не связываясь с транспортной компанией.

По словам Светланы Суровой, директора по логистике в Інтерпайп, раньше процесс контроля доставки был полностью ручным – логисты самостоятельно контролировали транспортные средства в телефонном режиме, а данные сводились в единую таблицу, которая отправлялась клиентам.

«В момент, когда объемы были на пике, мы нанимали дополнительного диспетчера, который занимался сбором информации от водителей и перевозчиков о местонахождении автомобилей и ожидаемой даты прибытия к месту разгрузки. На данный момент процесс контроля автомобилей автоматизирован – мы разработали единый отчет, в котором одновременно отображаются все поставки в режиме реального времени. Для того, чтобы сообщить клиенту местонахождение конкретного автомобиля, необходимо просто обновить отчет», – сказала Светлана Сурова.

Такой подход позволил компании Интерпайп сократить сбои в перевозках с 30,4 проц. до 3,4 проц. 

Как найти попутный груз в пару кликов?

А какие возможности дает автоматизация перевозчикам? На платформе есть возможность визуализировать маршрут и рассчитывать расстояние с учетом транспортного средства. Особенно интересен этот модуль тем, что можно отфильтровать предложения, находящиеся рядом с маршрутом или в целевых местоположениях – это идеальное решение, если вы ищете попутный груз.

Рассмотрим на примере:

1. Предложения, находящиеся рядом в целевых местоположениях.

Можно быстро найти несколько релевантных предложений в радиусе 50 км от выбранного местоположения. При этом не нужно возвращаться на “Биржу грузов”, можно просто кликнуть на интересующий груз и сразу начать переговоры.

2. Предложения, находящиеся рядом с маршрутом.

По маршруту следования перевозчик может найти более интересное и выгодное предложение, поскольку выбор грузов кратно увеличивается. В таком случае у перевозчика нет привязки к определенной локации, что может повлиять на окупаемость транспортного средства на выбранном плече.

Подводя итог — скорость принятия решений обеспечивается благодаря автоматизации процессов и технологической интеграцией различных элементов цепочки поставок. Организация всех процессов в единой онлайн-системе позволит масштабировать ваш бизнес без привлечения новых сотрудников в штат и многократно увеличить прибыль.