Для завершения обработки заказа экспедитору, организующему более сложную перевозку, приходится обменяться в среднем 40 электронными письмами. Это означает почти два часа работы над одним заказом. Экспедиторы признают, что множество инструментов, которые они используют, эффективно затрудняет их работу. Ситуацию могут спасти цифровые инструменты, которые позволяют работать намного эффективнее.
«Маржи уменьшаются. Сегодня, для поддержания общей маржи, экспедитору необходимо выполнить намного больше заказов. Например, если когда-то ему приходилось закрыть 100 заказов, чтобы окупить свои расходы, то сегодня это 120», – говорит Яцек Сломски, R&D manager в VAN group. «Что это значит? Что процессы, связанные с нашей работой, нуждаются в усовершенствовании и ускорении. А все это основано на лучшем планировании и автоматизации. Папки, бумаги, рукописные заметки – зачем все это? Сегодня вы можете получить кредит в банке через интернет, а многие аспекты нашей работы ждут подобных возможностей. К сожалению, как отрасль, мы все еще немного отстаем», – признает он.
А практика показывает, что изменения необходимы. Потому что количество 40 электронных писем, необходимых для закрытия одного заказа, не возникает ниоткуда.
«Если бы наша работа ограничивалась поиском машины и водителя для перевозки грузов, я бы наняла на 25 проц. меньше людей», – убеждает Агата Стечек, начальник экспедиторского отдела компании Crusar. «Однако, работа экспедитора – это гораздо больше. Мы ведем переговоры с клиентом об условиях заказа, оказываем поддержку и оптимизируем транспортные расходы, соответственно планируя или комбинируя грузы. Все это мы делаем с помощью электронной почты, телефонов, коммуникаторов, GPS. Мы также отслеживаем перевозку на каждом этапе – от погрузки до доставки. Мы находимся в постоянном контакте как с логистиком, так и с перевозчиком или водителем, и опять же часто общаемся, используя различные инструменты», – добавляет она.
Рост годовых доходов даже на 2,5 проц.
Однако цифровая революция в транспорте все еще идет очень медленно. Согласно отчету DHL, владельцев компаний перед цифровизацией цепочки поставок в первую очередь сдерживает опасение, что современные технологии не так надежны, как может показаться. Такие опасения есть у 68 проц. респондентов! Кроме того, также отмечается сопротивление изменениям в организации (65 проц.) и недостаточная или долгосрочная отдача от инвестиций (64 проц.).
Между тем, эксперты утверждают, что цифровизация и автоматизация работы приносят ощутимые выгоды. По оценкам консалтинговой компании McKinsey, последовательная цифровизация цепочек поставок может привести к увеличению годового дохода даже на 2,5 проц.
От big data до совместного использования данных
Как добиться таких выгод? Есть несколько способов. «По мнению респондентов, анализ big data является наиболее важным информационным решением – 73 проц. из них сообщили, что их компания инвестировала в эту технологию. Следующие места заняли решения на базе облака (63 проц.), Интернета вещей (55 проц.), блокчейна (51 проц.), машинного обучения (46 проц.) и экономики совместного использования (34 проц.). Что касается физического оборудования, 63 проц. респондентов назвали робототехнику самой важной, опередив самоуправляемые автомобили (40 проц.), 3D-печать (33 проц.), дополненную реальность (28 проц.) и беспилотники (27 проц.)», – читаем в анализе вышеупомянутого отчета DHL.
Это в более широком смысле, касающемся всей цепочки поставок. На стыке экспедитор – перевозчик или экспедитор – грузоотправитель чаще говорится о необходимости использования решений, которые позволили бы быстро установить контакт, предпочтительно с помощью одного инструмента, и как можно шире интегрировать обмениваемые данные.
Цифровизация на практике – как компании совершенствуют процессы
В группе VAN, например, уже несколько лет назад была создана система EDI (англ. Electronic Data Interchange – электронный обмен данными). Тогда для нужд одного клиента. Как вспоминает Яцек Сломски, это было «очень дорогостоящее решение», но в то время объем и продолжительность контракта способствовали тому, что инвестиция окупалась.
«Сегодня такие решения внедряются намного дешевле и быстрее, поэтому мы используем их в больших масштабах. Однако, к сожалению, мы пока не можем использовать это на 100 проц. И я уверен, что все крупные судоходные компании скажут то же самое. Самой большой проблемой является не интеграция наших данных и данных наших перевозчиков или клиентов, а менталитет. Не каждый клиент и перевозчик готов использовать эти решения», – объясняет Сломски.
Даже компьютерное моделирование работы человека
Также ROHLIG SUUS Logistics знает, что «работа исключительно с использованием электронной почты и телефона становится неэффективной и подверженной многочисленным коммуникационным ошибкам», когда все вовлеченные стороны (т.е. клиент, экспедитор и перевозчик) должны постоянно обмениваться информацией.
Лукаш Влодарчак, international FTL product director, признает, что «наиболее уязвимыми для разнообразия инструментов являются экспедиторы».
«Помимо нескольких собственных экспедиторских систем, они также работают на специальных платформах подрядчиков и внешних биржах, – признает он. – Однако нет единой системы, которая могла бы стать альтернативой и помочь экспедиторам. Поэтому важным является осознанность работодателя и непрерывное инвестирование в системные интеграции, которые соединяют и напрямую передают данные отдельных сторон транспортной цепочки».
Как мы узнали, Rohlig Suus Logistics использует систему TMS, которая сочетает в себе все функции регистрации заказов, планирования автопарка, отчетности и учета дебиторской задолженности. Она также интегрируется с системами контрагентов.
«Очень важным элементом в контексте фрагментации данных является также участие в развитии RPA, т.е. Robotic Process Automation, над чем мы уже давно работаем в Rohlig Suus. В соответствии с RPA, мы выделяем наиболее трудоемкие процессы, затем с помощью алгоритмов и компьютерного программирования получаем компьютерное моделирование работы человека», – добавляет Лукаш Влодарчак.
В случае пяти человек мы теряли 2,5 часа в день
Компания GTI Logistik, которая специализируется на перевозках между Германией, Швейцарией, Австрией, Италией, Францией и Скандинавией, также осознает необходимость цифровизации работы экспедитора.
«Мы перевели в цифровой формат собственный автопарк. Мы оптимизировали нашу работу до такой степени, что выполняем весь путь от оформления заказа до подтверждения доставки в электронном виде», – уверяет Мачей Гуральски, председатель правления GTI Logistik.
«Мы вложили немало средств в программу Soloplan, что значительно снизило нагрузку на сотрудников, которые ранее были заняты ручным вводом данных, касающихся заказов, происходящих из различных носителей. В настоящий момент эти данные загружаются автоматически, так что экспедиторы могут заняться поиском перевозчиков, распоряжениями, планированием автомобилей», – объясняет он.
«Конечно, уже раньше мы работали на основе шаблонов, потому что многие из наших заказов повторяются, но, несмотря на это, сам ввод одних и тех же данных, таких как вес, тоннаж или маршрут, занимал у каждого сотрудника около получаса, – вспоминает он. – В случае пяти человек мы теряли 2,5 часа в день!»
Дальнейшая экономия времени
Но это только начало. Теперь компания хочет оптимизировать сотрудничество с субподрядчиками. И это большой вызов.
«Еще транспортное назначение, обработка данных с помощью TMS, отправка заказа – все это в какой-то мере оцифровано. Заказ формируется самостоятельно из системы распределения грузов, а затем автоматически отправляется по электронной почте субподрядчику. Однако доработка деталей заказа или отправление предложений нескольким субподрядчикам – все это делается вручную, с помощью множества различных коммуникаторов», – признает Мачей Гуральски, и добавляет, что компания недавно начала интересоваться решением TfF, т.е. инструментом автоматизации всего управления транспортом – от получения фрахта до поиска перевозчика.
«Это решение, которое идет в правильном направлении. Потому что многообразие инструментов для общения с клиентом и субподрядчиками – это специфика нашей профессии. Если бы, однако, удалось уменьшить все эти запросы о деталях заказа за счет использования единого инструмента, позволяющего осуществлять надзор за всем сотрудничеством с перевозчиками в одном месте, то это бы работало только в пользу», – комментирует он.
Речь идет о возможности ограничения количества средств связи, используемых для поддержания контакта с перевозчиком также во время и после выполнения заказа.
«Сегодня часто приходится звонить предпринимателю, чтобы узнать, где его водитель. Он отсоединяется, звонит своему сотруднику. Потом перезванивает с ответом. А иногда приходится совершать несколько таких звонков, потому что, например, водитель находится вне зоны доступа. Пишутся текстовые сообщения… Пустая трата времени на пустую работу, которую можно было бы сделать автоматически, – добавляет Горальски. – Было бы лучше, если бы мы могли использовать один инструмент, чтобы увидеть маршруты всех автомобилей. И даже, чтобы грузоотправители и конечные потребители имели такой доступ».
Тогда экспедиторы могли бы, по подсчетам Гуральского, сэкономить еще полчаса в день.
Экономия средств для новых специалистов
«Рабочее время экспедитора, связанное с поиском груза и надзором за выполнением заказа, может быть сокращено на 15 или даже 20 проц.», – считает Павел Васевич, руководитель отдела автопарка компании Omida Logistics.
«Именно так мы оценили экономию от использования TfF», – говорит он. «Этому способствует автоматизация процессов. В век промышленности, транспорта и логистики 4.0. экономия времени приводит к ощутимым финансовым выгодам. Ежемесячная или годовая экономия времени в размере 10-15 проц., с учетом филиала из 6 человек, означает, что предприятие экономит деньги на одного дополнительного эксперта, который может, например, заняться поиском новых клиентов», – утверждает Павел Васевич.
«Самое главное – автоматизация заполнения формы заказа, расчета маршрута и анализа всех событий, включая сообщения об изменениях. Благодаря этому данные, которые будут введены один раз на данном сообщении, будут доступны в системе, их можно будет лишь незначительно изменить. Таким образом, мы экономим время, связанное с ручным вводом данных и мониторингом грузов в цепочке поставок», – объясняет он.
«Второе – это оптимизация работы за счет умного планирования маршрутов. Мы хотели иметь возможность автоматически получать уведомления о последующих грузах для перевозчиков в пределах определенного радиуса, чтобы им не приходилось ехать за ним 100 км от места, где они находятся», – добавляет он.
Компания также хочет интегрировать с собственной TMS всю телематику, используемую ее перевозчиками.
«Мы хотим, чтобы несколько десятков различных телематических систем «общались друг с другом» в режиме реального времени, т.е. обменивались данными, чтобы нам не приходилось тратить время на расчет километров с перевозчиком, входя каждый раз в другие телематические системы. Накладка карты позволит рассчитать оптимальный маршрут с учетом РММ автомобиля, перевозчик получит доступ к нашей платформе с доступом ко всем заказам и деталям маршрутов», – поясняет он.
«Благодаря новым технологиям, логистика движется в направлении полной автоматизации и оцифровки процессов для улучшения работы отрасли транспорта и логистики, ключевым, однако, будет использование единой системы, которая обеспечит связь с различными платформами (телематика, TMS). Если компании из сектора транспорта и логистики не перейдут на эту модель в течение нескольких лет, то догнать конкурентов может оказаться невозможным», – говорит он.
