Como probablemente todos recuerden, el 25 de mayo entró en vigor un reglamento sobre la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de los datos personales y la libre transmisión de dichos datos y la derogación de la Directiva 95/46/CE, es decir, el RGPD. Debido a que la mayoría de las empresas de transporte tienen sistemas o aplicaciones que permiten localizar sus vehículos, han surgido dudas sobre si se considera el uso de tales medios cómo un procesamiento de datos personales.
Para empezar, vale la pena recordar la propia definición de datos personales. Según el RGPD, son ellos información sobre una persona física identificada o identificable. A su vez, una persona física identificable es alguien que puede identificarse directa o indirectamente sobre la base de un identificador como el nombre, número de identificación, datos de localización, identificador de Internet (…).
Como se puede ver en la definición contenida en el RGPD, está claro que los datos de ubicación son datos personales. Por supuesto, puede surgir la pregunta: ¿cómo pueden tratarse como datos personales, ya que estamos localizando el vehículo? La respuesta es simple: podemos conectar un empleado específico con un vehículo específico.
Dado que los datos de localización serán datos personales, entonces el uso de sistemas/aplicaciones que permitan la localización de los vehículos y por lo tanto de los empleados será considerado un procesamiento de datos personales. Entonces, ¿cómo se procesa esta información legalmente?
¿Cuándo se requiere el consentimiento del empleado?
La pregunta básica que surge sobre la base del RGPD al procesar este tipo de datos personales, es si necesitamos el consentimiento del empleado para procesarlos, o si es suficiente sólo informarle al respecto. Como de costumbre, la respuesta no es inequívoca: en algunos casos se requerirá consentimiento y, en algunos casos, no.
Comencemos con una situación donde no hay necesidad de obtener dicho consentimiento. Si el sistema localiza al empleado única y exclusivamente durante sus funciones, es decir, mientras conduce, es suficiente sólo informarle.
El problema surge cuando nuestro sistema/aplicación se ejecuta sin parar, y en la mayoría de los casos es para que sea posible localizar el vehículo y, por lo tanto, al empleado también durante los descansos del trabajo. En este caso, el procesamiento de los datos de localización puede violar su privacidad.
¿Esto significa que no se puede usar esos sistemas? La respuesta es que se puede usar, pero en este caso no es suficiente informar al empleado que se procesarán sus datos de localización. Necesitaremos un consentimiento claro para que nosotros, como administrador (empleador) podamos procesar sus datos.
En conclusión, la mejor solución si tiene un sistema de localización de vehículos será obtener el consentimiento del empleado para el procesamiento de sus datos personales. Recuerde que el consentimiento debe ser claro e inequívoco, y que, al enviar un documento al empleado para su firma, en el que consiente el procesamiento de los datos personales, debe especificarse para qué propósito serán procesados.
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