Claves del artículo:
- La urgencia debe activar una comprobación adicional del transportista.
- Frases como «la documentación llegará después», los acuerdos cerrados solo por teléfono y el contacto fuera de un canal verificado se señalaron en el seminario como señales de alerta.
- Cualquier cambio relacionado con el conductor, el vehículo, el subcontratista o la dirección de entrega debe confirmarse de nuevo.
- Los expertos recomiendan listas de comprobación breves y prácticas, que los equipos puedan utilizar a diario, en lugar de procedimientos extensos que se quedan en el papel.
- Rock Trans Spedition contacta con los transportistas utilizando los datos que aparecen directamente en sus perfiles verificados.
- Trans.eu promueve el principio de «verificar antes de liberar»: las comprobaciones de la plataforma no sustituyen la revisión propia de la empresa antes de entregar la mercancía.
Durante el seminario web «Seguridad de la carga y fraude en el transporte durante la temporada alta del último trimestre», organizado por el Instituto Europeo del Transporte por Carretera (EITD) en colaboración con Trans.eu, los participantes explicaron cómo la presión de la temporada alta puede llevar a cometer errores y a saltarse controles.
Agnieszka Wojnowska, de XBS Logistics, señaló un punto débil muy habitual: aceptar un cambio sin comprobar quién lo ha autorizado. Si aparece otro conductor, un vehículo distinto, un nuevo subcontratista o una dirección de entrega diferente, el transitario debe detener el proceso y realizar una verificación adicional.
Cada vez que cambie algo —el conductor, el vehículo, el subcontratista o la dirección de entrega— hay que volver a verificarlo. Ese pequeño paso puede evitar que una empresa pierda la mercancía, recalcó Wojnowska.
Cuando se acumulan los pedidos, una desviación de este tipo puede parecer un simple ajuste operativo. Precisamente por eso, incluso los cambios aparentemente menores merecen una revisión más detenida.
«La documentación llegará después»: la primera señal de alarma
Małgorzata Łazowska, de Senior Security Consulting Poland, describió algunas de las señales de advertencia más claras. La primera es la presión por el tiempo. Explicó el caso de un transportista que llama al transitario para anunciar que tiene un camión disponible, que puede llegar al punto de carga en 30 minutos y que enviará la documentación más tarde.
Tengo un camión disponible, estaré allí en 30 minutos y después enviaré la documentación. Esto debería despertar inmediatamente sospechas. Primero hay que revisar los documentos y solo después emitir la orden de transporte, aconsejó Łazowska.
Según la experta, la urgencia nunca puede sustituir al proceso de verificación.
¿Todo se gestiona por teléfono? Otra señal de alerta
Una segunda señal de riesgo aparece cuando alguien intenta organizar todo el transporte por teléfono. Łazowska puso como ejemplo a una persona que llama para decir que ha visto la carga en la plataforma, que dispone de varios camiones y que espera recibir la orden de inmediato. El teléfono forma parte del trabajo diario en el transporte, pero la información esencial y la documentación también deben comprobarse por otro canal.
Las llamadas son normales en nuestra actividad, pero no se debe gestionar toda la operación únicamente por teléfono. Antes hay que revisar los documentos y verificar al socio comercial, explicó Łazowska.
Una tercera señal consiste en intentar trasladar la conversación fuera de la plataforma o contactar con la empresa mediante una cuenta de correo de dominio genérico.
La experta también aclaró que una dirección de Gmail o Yahoo no demuestra por sí sola que exista fraude: muchas pequeñas empresas utilizan este tipo de cuentas. No obstante, sí debería llevar a realizar comprobaciones adicionales, no a aceptar automáticamente a la otra parte.
Utiliza los datos de contacto del perfil verificado
Elena Ladariu, de la empresa rumana de transporte Rock Trans Spedition, explicó cómo trabaja su compañía. Cuando en el perfil verificado de un transportista aparece una dirección de correo concreta, sus empleados la copian y envían allí la orden. Con las llamadas aplican el mismo criterio: el equipo de transporte utiliza el número que figura en el perfil del usuario verificado.
«Si la plataforma muestra una dirección de correo determinada, utilizamos esa dirección. Solo llamamos al número registrado allí. No importa quién se ponga en contacto desde otro teléfono: nos guiamos por los datos del perfil verificado», explicó Ladariu. Por tanto, una persona que llama desde un número diferente y afirma representar a la misma empresa no se considera automáticamente el contacto correcto.
Rock Trans Spedition aplica además algunos criterios internos. Ladariu explicó que la empresa solo trabaja con transportistas registrados en las plataformas que utiliza y exige que tengan al menos un año de actividad registrada en ellas. También revisa sus trabajos anteriores para otros clientes. Se trata de normas internas de la empresa, no de requisitos universales del mercado.
Ladariu contó que este enfoque más estricto se adoptó después de un incidente. Un transportista que llevaba unos cinco meses registrado en la plataforma recogió un palé con vino que nunca llegó a su destino. Más tarde, la empresa desapareció.
¿Ha cambiado la dirección de entrega? El conductor debe llamar antes
Rock Trans Spedition también aplica una regla estricta cuando se modifica la dirección de descarga. Según Ladariu, solo la empresa de transporte puede comunicar nuevas instrucciones al conductor. La compañía no permite que los clientes acuerden directamente con el conductor un lugar de entrega diferente.
Si recibe una dirección distinta, llámenos primero. No se dirija a otro punto de descarga sin confirmación, explicó Ladariu al describir la norma de Rock Trans Spedition.
El objetivo es impedir que un delincuente suplante al cliente o al organizador del transporte y desvíe el camión hacia otra dirección.
Una lista breve funciona mejor que un procedimiento que nadie consulta
Łazowska señaló que uno de los principales problemas es no contar con un proceso de verificación del transportista claramente definido. Su recomendación es utilizar una lista sencilla que el transitario pueda aplicar realmente en su trabajo diario, en lugar de un procedimiento de varias páginas que nadie revisa.
No hacen falta decenas de páginas de procedimientos. Lo necesario es una lista breve y clara que cualquier transitario pueda utilizar al comprobar a un transportista, afirmó Łazowska.
Los demás participantes del seminario coincidieron en esta idea.
Agnieszka Wojnowska recomendó incluir en la lista la verificación del socio comercial, del conductor y del vehículo, además de confirmar por un segundo canal cualquier cambio inusual.
Por su parte, Elena Ladariu defendió la implantación progresiva de los controles.
Reserve cinco minutos para comprobar al transportista y empiece a introducir procedimientos. No intente aplicar cien medidas de una sola vez, aconsejó la representante de Rock Trans Spedition.
El reto no consiste únicamente en disponer de un procedimiento. También importa la diferencia entre lo que una empresa ha dejado por escrito y lo que sus empleados hacen realmente.
La plataforma puede comprobar una empresa, pero no sus intenciones futuras
Piotr Sobala, responsable regional de seguridad de producto de Trans.eu, resumió las recomendaciones con una idea: «verificar antes de liberar».
No debemos dar por hecho que otra persona ha completado todo el trabajo por nosotros. Las empresas se revisan antes de admitirlas en la plataforma, pero sus intenciones futuras no pueden verificarse, explicó Sobala.
También recordó que una plataforma puede comprobar documentos, licencias, seguros y otros datos. Sin embargo, no puede garantizar que la cuenta de una empresa legítima no sea tomada posteriormente por terceros. Por eso, el transitario no debe pensar que una comprobación anterior elimina todos los riesgos futuros.
Las revisiones documentales tradicionales siguen siendo imprescindibles, pero los equipos también deben reaccionar cuando un socio conocido cambia de repente su forma de actuar: por ejemplo, si pide utilizar otro canal de comunicación o se aleja de la operativa habitual.
Para las cargas de alto valor, la regla básica debería ser trabajar con socios conocidos y volver a comprobar cualquier cambio relevante o inusual, afirmó Sobala.
Unos minutos de comprobación pueden evitar la pérdida de una carga
El debate dejó una conclusión central: la urgencia no debe rebajar los estándares de seguridad. Durante la temporada alta, un transitario puede sentirse especialmente tentado a aceptar a un transportista que promete capacidad inmediata. Y esa es precisamente la situación que pueden aprovechar los estafadores.
Por tanto, cuando alguien diga «tengo un camión disponible y estaré allí en 30 minutos», el siguiente paso no debería ser enviar la orden de transporte de inmediato. Lo correcto es activar la lista de comprobación: revisar la documentación, los datos de contacto, el historial del socio y cualquier cambio fuera de lo normal.
Como subrayaron los participantes del seminario, la seguridad no tiene por qué empezar con un sistema costoso. Puede comenzar con unas pocas reglas claras y sencillas que la empresa aplique de forma coherente todos los días.
