Comprendere l’eFTI: cosa devono sapere le aziende oggi

Il Regolamento eFTI europeo sta cambiando il modo in cui le informazioni di trasporto possono essere scambiate tra aziende e autorità pubbliche. Per la prima volta viene creato un quadro giuridico uniforme per i dati digitali di trasporto in tutta l’UE, con implicazioni di ampia portata per la logistica, la spedizione merci, gli spedizionieri, i committenti e i fornitori di piattaforme.

In questa serie in tre parti analizziamo cosa significa eFTI in termini pratici, come le aziende dovrebbero interpretare il nuovo quadro normativo e quali azioni concrete ne derivano.

Un nuovo quadro normativo per le informazioni di trasporto digitali

Il settore europeo dei trasporti e della logistica si trova di fronte a un importante passo avanti nello sviluppo digitale: con il Regolamento eFTI (UE) 2020/1056, l’Unione europea crea, per la prima volta, un quadro giuridico vincolante per la trasmissione digitale delle informazioni relative al trasporto.

Il Regolamento è rivolto principalmente alle autorità pubbliche. A partire dalla metà del 2027, esse saranno tenute ad accettare informazioni di trasporto in formato elettronico, a condizione che le aziende le mettano a disposizione. Per le imprese, il percorso digitale rimane volontario: i documenti cartacei restano consentiti e non esiste alcun momento in cui le aziende siano obbligate a passare a processi digitali.

Perché è stato introdotto il Regolamento eFTI

Alla base del Regolamento c’è la mancanza, fino ad oggi, di una base coerente per lo scambio digitale di dati nel trasporto merci europeo. Sebbene esista già un’ampia gamma di soluzioni digitali, mancavano standard vincolanti in grado di garantire l’interoperabilità a livello europeo.

Il Regolamento eFTI definisce quindi come devono essere strutturati i dati di trasporto, quali tipi di piattaforme possono essere utilizzati per metterli a disposizione e quali requisiti si applicano in materia di sicurezza, qualità dei dati e tracciabilità.

Questo non crea nuovi obblighi informativi per le aziende. Tutto ciò che oggi le imprese sono legalmente tenute a fornire—ad esempio in base alla normativa sulle merci pericolose, al diritto doganale o per dimostrare i permessi di trasporto—rimane invariato. Il Regolamento disciplina esclusivamente il percorso digitale consentito.

Si crea così un’ulteriore opzione, volontaria, per le aziende. Chiunque in futuro voglia trasmettere digitalmente le informazioni di trasporto dovrà utilizzare una piattaforma certificata eFTI o avvalersi di fornitori di servizi che offrano tali sistemi. Il vantaggio risiede in un linguaggio dati europeo uniforme.

Documenti che oggi spesso vengono portati in forma cartacea o registrati manualmente più volte possono essere archiviati in modo strutturato. Durante un controllo ufficiale, queste informazioni possono essere recuperate digitalmente, senza dover presentare documenti fisici. Il prerequisito è che i dati siano forniti in modo completo e in conformità con il modello dati previsto, strettamente allineato alla normativa di settore già esistente.

Per chi conviene l’eFTI?

Che abbia senso utilizzare questa opzione volontaria dipende in larga misura dallo specifico modello di business. Le aziende con molti trasporti transfrontalieri o con obblighi documentali estesi possono trarne beneficio, perché i processi digitali velocizzano i controlli ed evitano interruzioni nel flusso informativo tra diversi supporti.

Chi opera soprattutto a livello regionale o la cui organizzazione interna è ancora poco digitalizzata difficilmente avvertirà, nel breve periodo, una crescente pressione competitiva tale da doversi confrontare più intensamente con il Regolamento eFTI. Il quadro normativo è volutamente neutrale dal punto di vista tecnologico e garantisce che la carta continui ad avere lo stesso valore legale.

Come funziona tecnicamente l’eFTI

Dal punto di vista tecnologico, il percorso passa attraverso le cosiddette piattaforme eFTI. Questi sistemi archiviano le informazioni di trasporto in forma strutturata e consentono il recupero controllato da parte delle autorità pubbliche. Ogni piattaforma deve essere certificata e dimostrare di soddisfare i requisiti europei in materia di interoperabilità, protezione degli accessi, integrità dei dati e trasparenza.

Un punto chiave: le autorità non ricevono accesso automatico. Il recupero avviene solo nell’ambito di un controllo o di una procedura di verifica legale ed è registrato integralmente—paragonabile alla presentazione di un documento sul posto, ma in formato digitale.

La scadenza del 2027: accettazione obbligatoria per le autorità pubbliche

A metà del 2027 entrerà in vigore il principale cambiamento pratico: le autorità di tutti gli Stati membri dell’UE dovranno accettare le informazioni di trasporto in formato elettronico. In Germania, ciò riguarda in particolare l’amministrazione doganale, l’Ufficio federale per la logistica e la mobilità, le autorità di polizia dei Länder, nonché le autorità portuali e delle vie navigabili.

Da quel momento in poi sarà garantito che un’azienda che scelga il percorso digitale possa fornire i propri dati in modo conforme alla legge in tutta Europa. Le disposizioni nazionali specifiche perderanno quindi importanza, poiché gli standard UE diventeranno vincolanti.

Questo obbligo di accettazione è un elemento essenziale della strategia digitale europea nei trasporti. L’UE mira a rendere i processi digitali più affidabili, più trasparenti e più interoperabili. Tuttavia, la decisione se un’azienda utilizzi o meno questo percorso rimane interamente volontaria. Contrariamente a quanto talvolta si presume, il Regolamento eFTI non è un obbligo di digitalizzazione, ma un quadro abilitante. La carta resta utilizzabile come mezzo informativo.

Opportunità nella pratica

Le aziende possono mantenere i processi esistenti. Tuttavia, vale la pena considerare il potenziale. Soprattutto nelle catene di fornitura complesse, con controlli ricorrenti o un elevato carico di lavoro documentale, l’opzione della trasmissione digitale può portare sollievo.

Una volta che i dati sono archiviati in modo strutturato, possono essere integrati più facilmente in altri sistemi, verificati automaticamente e messi a disposizione in modo mirato. Si possono anche ridurre i rischi di responsabilità derivanti da trasferimenti manuali errati.

Allo stesso tempo, non va trascurato che l’introduzione di processi digitali richiede preparazione organizzativa e tecnica. Le aziende devono verificare quali dei loro documenti attuali corrispondano, nei contenuti, ai modelli dati eFTI, se la qualità dei dati anagrafici sia sufficiente e come le informazioni rilevanti possano fluire dai sistemi di gestione dei trasporti, di magazzino o ERP verso una piattaforma eFTI.

Esigenze di formazione sorgono soprattutto dove oggi dominano ancora processi fortemente basati sulla carta o dove vengono gestiti dati normativi complessi—ad esempio quelli previsti dalla normativa sulle merci pericolose.

La Germania nel contesto europeo

Grazie alla sua posizione centrale, la Germania è particolarmente integrata nelle catene di trasporto internazionali del trasporto merci europeo. Le iniziative nazionali di digitalizzazione già esistenti—come quelle legate alla e-CMR, alla digitalizzazione della logistica portuale o ai progetti nel trasporto merci ferroviario—dovranno sempre più essere allineate all’eFTI in futuro.

Per le aziende, questa è un’opportunità, perché potrebbero ridursi le strutture duplicate. Allo stesso tempo, è realistico che ci sia una fase di transizione in cui coesistano sistemi diversi, a seconda del livello di maturità dei rispettivi settori e partner.

Cosa dovrebbero fare le aziende ora

Dal punto di vista aziendale, una cosa è particolarmente importante: valutare realisticamente le proprie esigenze. Chi viene controllato raramente o lavora con documenti meno complessi inizialmente non trarrà benefici percepibili dall’eFTI.

Chi invece opera a livello internazionale, ha molte interfacce con le autorità pubbliche o lavora già in gran parte in digitale potrebbe vedere vantaggi precoci, perché lo scambio dati diventerà più efficiente e più standardizzato.

L’effetto maggiore si verifica sempre quando più attori della catena di trasporto collaborano e mettono a disposizione i propri dati lungo un processo digitale condiviso.

Un quadro flessibile per la logistica moderna

In definitiva, l’eFTI crea un quadro flessibile per la logistica moderna. Le aziende possono utilizzarlo, ma non sono obbligate a farlo. Il Regolamento rafforza le procedure digitali senza limitare i percorsi analogici. Rende le informazioni di trasporto più strutturate, più compatibili e più controllabili, senza limitare la libertà imprenditoriale.

Per le autorità degli Stati membri dell’UE, invece, nasce un chiaro obbligo di rendere possibile il percorso digitale. Questo rimuove un ostacolo chiave alla digitalizzazione della logistica: il quadro giuridico, finora mancante a livello europeo, per le informazioni di trasporto elettroniche.

Su questa base, il Regolamento eFTI è un tassello per modernizzare il trasporto merci europeo. Il suo obiettivo non è l’obbligo, ma la semplificazione. Ed è proprio questa la sua forza pratica: offre alle aziende la libertà di decidere autonomamente quando e in che misura vogliono usare documenti digitali e, allo stesso tempo, garantisce che in futuro questa decisione sarà riconosciuta in tutta Europa.