“Șoferii țin legătura exclusiv cu dispecerul desemnat. Nu există nici o modalitate prin care cineva din afara companiei să-i contacteze, solicitând, de exemplu, descărcarea mărfurilor într-un alt depozit în numele destinatarului” – declară Arkadiusz Pilarski, Team Leader în cadrul departamentului de transport al Seifert Logistics Group Polonia.
Totuși, acest lucru nu este suficient pentru a garanta singuranta mărfurilor în orice moment.
L-am întrebat pe Pilarski, printre altele, despre tipurile de asigurări pe care companiile le pot solicita de la subcontractanți și despre cum verificăm integritatea colaboratorilor noștri.
Trans.INFO: Ați afirmat că 75% dintre companiile de transport au fost afectate la un anumit moment dat de furt. Compania Seifert se află printre aceste companii?
Arkadiusz Pilarski: Susțin pe deplin această afirmație. Problema furtului este un fenomen grav, cu consecințe reale și, din păcate, este în continuă creștere. Potrivit statisticilor, trei din patru companii din industria de transport și logistica au fost victime ale unor astfel de incidente cel puțin o data în ultimii cinci ani. Valoarea mărfurilor transportate ajunge adesea la câteva sute de mii de euro. La Seifert Polonia, avem un proces special de acceptare și procesare a comenzilor de transport, care permite detectarea în timp util a încercărilor de fraudă.
Ne puteți da un exemplu clasic de incident fraudulos?
Odată s-a întâmplat ca în ziua încărcării să apară un vehicul cu totul diferit decât a fost inițial stabilit. După verificarea imediată, s-a dovedit că acesta nu aparținea contractantului nostru. Astfel de incidente se întâmplă din păcate foarte frecvent.
Care este cauza principală a acestor incidente în opinia dvs?
De obicei, problemele apar atunci când există o cantitate imensă de comenzi de transport, adică în timpul sezoanelor de vârf. Solicitările sunt foarte numeroase iar oferta de multe ori nu este pe măsură, de aceea clienții ajung să colaboreze cu companii care nu au un istoric impecabil. Adevărul este că în multe companii nu există proceduri specifice de analiză a colaboratorilor, fapt care sporește exponențial gradul de risc. Gândiți-va că aceste companii pur și simplu nu-și pun problema de a-și verifica partenerii – expediază marfa și considera că treaba e rezolvată.
Ne puteți spune care sunt cele mai comune metode prin care acționează infractorii?
Cel mai adesea vorbim despre furtul bunurilor în timpul încărcării sau descărcării, prin schimbarea unei mașini sau a unei adrese. Este una dintre cele mai populare metode de furt. Cum ne putem proteja de aceste incidente? Putem institui măsuri suplimentare de verificare și de control la nivel de companie.
Sunt șoferii importanți în tot acest proces?
Sigur că da. Șoferii trebuie instruiți să respecte politica de securitate a companiei, din momentul acceptării comenzii și până la descărcare. Pentru fiecare transport, trebuie să se presupună în avans că există riscul ca furtul să apară și trebuie să încercăm să eliminăm integral acest risc, indiferent de valoarea bunurilor care urmează să fie transportate.
Cum stau lucrurile din acest punct de vedere în compania dvs.
Vă voi spune sincer: nu vă pot divulga din procedurile interne. Informațiile pe care le solicitați ar putea periclita siguranța companiei. Ele sunt confidentiale.
În regulă, atunci va putem adresa întrebări specifice iar dvs puteți confirma sau infirma. Cum procedați la descărcarea de către șofer? Îi cereți acestuia să nu descarce camionul dacă nu primește documentația corespunzătoare?
Da, dar la Seifert Polonia, cu siguranță acest lucru nu este suficient. În primul rând, șoferii noștri au contact direct cu un dispecer desemnat din cadrul companiei. Nu este posibil ca cineva din afară să-i contacteze, cerând de exemplu, să descarce mărfurile într-un alt depozit în numele destinatarului. Dacă locul de descărcare se schimbă în timpul procesului de transport, situația este verificată în conformitate cu standardele interne. Investim constant în formarea angajaților noștri și implementăm metode moderne pentru a maximiza siguranța pe tot parcursul procesului de transport.
Ce solicitați de la transportatori atunci când vine vorba de sistemele telematice?
Sistemele telematice nu numai că îmbunătățesc operațiunile de transport, dar, mai ales, sporesc în mod semnificativ nivelul de securitate pe tot parcursul acestuia. Ele oferă, printre altele, legătura permanentă cu compania. Telematica este, de asemenea, o investiție care vă permite să optimizați funcționarea companiei. La Seifert, preferăm cooperarea cu transportatorii care garantează accesul la șofer și la mașină în orice moment al zilei.
Desemnați anumite parcări unde șoferul se poate opri?
Desigur, avem o bază dezvoltată de locuri de parcare în toată Polonia, dar și în străinătate.
Ați menționat verificarea transportatorilor. Cum arată acest proces la Seifert?
Verificarea transportatorului la Seifert este un proces în mai multe etape și foarte meticulos. Datorită instruirii ciclice, introducem noi instrumente de verificare pentru a îmbunătăți constant întregul proces. Verificarea simplă a documentelor subcontractanților nu este suficientă.
Deci cum verificați concret subcontractanții?
Spre exemplu, dacă decidem să colaborăm cu un transportator nou, avem mai întâi o serie de întâlniri și declanșam procedura de auditare a acestei companii. În cazul comenzilor individuale, folosim baza de date a subcontractorilor de încredere Seifert Logistic Group, dezvoltată de-a lungul anilor, care conține nu numai transportatori polonezi, ci și străini.
În prezent, există o metodă destul de populară de furt, mai exact cumpărarea în mod legal de către hoți a unor companii existente. Cum să vă protejați împotriva unor astfel de schimbări de proprietate neașteptate?
În loc să căutăm în mod constant noi companii, am decis să colaborăm cu partenerii noștri de încredere. Noi ne bazăm deci pe contactele interne și pe transportatorii cu care colaborăm de câțiva ani. Ne cunoaștem, luăm parte la întâlniri comune, știm când se schimbă lucrurile.
Puneți accent pe certificări în vreun fel?
Da, apreciem certificările ISO, SQAS, HACCP sau certificate tip CREDITREFORM. Avem aceste tipuri de documente și noi și cunoaștem valoarea lor.
Cum procedați în cazul transporturilor subcontractate?
Lucrăm doar cu transportatori direcți care au vehiculele lor. La începutul colaborării – dar și pe tot parcursul acesteia – solicităm o listă completă cu numerele vehiculelor înregistrate. Trebuie să fim absolut siguri că mașina care va sosi pentru încărcare/descărcare aparține companiei.