TransINFO: Cu ceva timp în urmă a existat un incident legat de faptul că șoferii erau nevoiți să aștepte la depozitele dumneavoastră chiar și câteva ore bune pentru descărcare. Recordul înregistrat pentru perioada de așteptare a fost de până la 28 de ore. Ce s-a întâmplat, de fapt?
Sebastian Kaczmarski, Directorul Centrului de Distribuție IKEA din Jarosty: Acest tip de incident s-au datorat funcționării neadecvate a sistemelor interne de gestionare a depozitelor.
Ce a presupus această funcționare neadecvată?
Problema a fost la legătura dintre sistemul SILO și sistemul WMS. Deci a fost o problemă IT.
“O problemă IT” sună destul de enigmatic. Ce s-a întâmplat concret?
Sistemul SILO și sistemul WMS au fost pur și simplu întrerupte. În decurs de câteva zile această problemă a survenit de mai multe ori. Bineînțeles, a fost rezolvată, și estimăm că genul acesta de situații nu se vor mai repeta. Dar acest incident a determinat întârzierile pe care le menționați.
Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că media de descărcare a fost de 11 ore, deși, conform procedurilor noastre interne, avem la dispoziție un interval de 24 de ore pentru a descăra un vehicul.
Să înțeleg că nu ați testat anterior aceste sisteme pe scenariul producerii unei defecțiuni similare?
Desigur, executăm diferite teste periodic. Cu toate acestea, nu am avut niciun fel de indicii că o astfel de situație s-ar putea întâmpla.
Spuneați că, în conformitate cu procedurile dvs, șoferii pot aștepta la descărcare chiar și 24 de ore.
Da, dar trebuie avut în vedere faptul că, dacă este posibil, descărcăm vehiculul cât de rapid putem. De asemenea, căutăm mereu să facem lucrurile mai ușoare. Putem gestiona multe vehicule prin sistemul trail pull care ne oferă o anumită flexibilitate operațională iar pe șofer îl scutește de o muncă suplimentară, pentru că nu el este cel care descarcă.
Cu toate acestea, cum puteți fi 100% siguri că vă veți încadra în timp?
Avem o serie de proceduri interne și globale în acest sens. În acest moment, depozitele trebuie reorganizate astfel încât să poată accepta chiar și vehiculele întârziate, indiferent dacă este vorba de un singur vehicul sau de 10.
În ce mod vă reorganizați, concret?
Când planificăm activitatea pentru ziua următoare, avem în vedere numărul total de vehicule care vor trebui descărcate. Desigur, ne dăm seama că atingerea unui procent de 100% în ceea ce privește punctualitatea în transport este foarte dificilă, astfel încât luăm în calcul o anumită marjă de toleranță. Suntem pregătiți pentru astfel de situații, însă dacă există mai multe întârzieri, sunte, conștienți că ele vor impacta activitatea depozitului.
De asemenea, trebuie să replanificăm producția și să organizăm resursele suplimentare. Din fericire, compania FM Logistic, care, din 2001, este un operator extern al depozitului nostru, ne-a alocat aproape 500 de persoane care gestionează această facilitate. De asemenea, FM Logistic are și alte depozite de unde ne poate aduce angajați suplimentari, dacă este necesar, iar acesta este un motiv important pentru care colaborăm cu un operator logistic de mari dimensiuni.
Înseamnă că planificarea muncii se face într-un ciclu de 24 de ore?
Da și nu. Desigur, avem inclusiv planificări lunare și săptămânale. Ele se bazează pe previziuni care ne arată ce ar trebui să intre în depozit și ce ar trebui să plece. Pe această bază se creează grafice de descărcare și încărcare, precum și sloturi. Departamentul de transport intern al IKEA primește o astfel de situație și știe câte vehicule pot fi descărcate zilnic în depozitul nostru, în funcție de tipul de vehicul și de mărfurile încărcate în acesta. Pe această bază, se rezervă vehiculele la transportatori.
Aceste planuri sunt revizuite zilnic, fie de un reprezentant al depozitului, fie de unul al departamentului de transport. Și, da, apar tot felul de situații: un șofer nu poate ajunge la timp pentru că s-a întâmplat ceva pe drum, au loc accidente, traficul este blocat, astfel încât suntem nevoiți să modificăm acest plan.
Puteți spune deci că aveți o flexibilitate operațională ridicată?
Totul depinde de perioada anului și de sezon.
Ne puteți da un exemplu?
Într-o perioadă plină, în care vânzările cresc, flexibilitatea este mică. Avem în vedere o marja de 5% de evenimente neprevazute în lanțul de aprovizionare. În perioadele în care vânzările sunt mai mici, în afara sezonului, putem vorbi despre o flexibilitate mai mare – în procent de 10-15%.
Care este sezonul cel mai activ în industria dumneavoastră?
Cu siguranță nu la începutul anului. Atunci are loc o încetinire, activitatea din depozit fiind puțin mai mică. În perioada de vară, volumul începe să crească, ne pregătim pentru o nouă gamă de produse, pentru livrările de produse noi și transporturi masive către magazine.
O creștere considerabilă are loc în august, corelată cu apariția noului catalog, este adevărat?
Da, putem vedea clar o creștere a activității atunci, dar cea mai intensa activitate este în perioada de toamnă și se încheie înainte de sărbătorile de iarnă.
Știm că nu angajați proprii șoferi, doar externalizați transportul către transportatori externi. De ce ați ales să procedați astfel?
Nu sunt în măsură să va ofer motivația din spatele acestei decizii, deoarece în cadrul companiei IKEA există o divizie separată care se ocupă de contractele cu transportatorii. Desigur, însă, unul dintre beneficii este siguranța volumului. Putem vedea modul în care se dezvoltă afacerea noastră, căutăm canale suplimentare de aprovizionare. Transportatorii care colaborează cu noi se bucură de stabilitatea afacerii, deoarece suntem în măsură să le garantăm un număr minim de mărfuri pentru transport.
Cu toate acestea, colaboratorii dvs trebuie să respecte anumite reguli, printre care și cele legate de timp.
Da, se ține cont de un lead time [timpul necesar pentru trimiterea bunurilor de la furnizor la adresa finală a cumpărătorului – nota redacției], marjele de timp care sunt confirmate cu transportatorii care, la rândul lor, le trimit mai departe șoferilor, astfel încât aceștia să știe la ce oră ar trebui să ajungă cu bunurile în depozitul nostru.
Sloturile sunt setate pe ore întregi. Pentru fiecare oră în parte există un anumit număr de sloturi, care se schimbă în funcție de diverși factori, printre care tipul de produse care se îndreaptă spre noi. Deoarece, așa cum am menționat, gestionăm o parte din fluxul de tranzit, care presupune faptul că descărcăm bunurile de la furnizori, iar acestea ajung direct în magazine în 24 de ore, fără a mai staționa pe rafturile depozitului.
Care sunt celelalte reguli pe care le utilizează IKEA în relația cu transportatorii?
Pentru noi, cel mai important lucru este ca vehiculele să ajungă la noi la timp și să primim avizul cu suficient timp în avans. Dacă nu ajung la noi la timp, acesta este primul semnal de alarmă că lucrurile nu vor decurge conform planului. În plus, ne dorim ca transportatorii să-și aloce în mod echilibrat și realist timpul necesar încărcării și descărcării.
Ce înseamnă „timpul necesar”?
Trei ore, ținând cont de faptul că lucrăm din greu pentru a ne asigura că vehiculele sunt încărcate sau descărcate – atât cele ale furnizorilor, cât și cele care pleacă din depozitul nostru. Ne dorim să optimizăm la maximum numărul de vehicule necesare, datorită politicii noastre de protecție a mediului.
De notat și că nu folosim o singură dimensiune de paleți, din cauza articolelor pe care le vindem. Dimensiunile sunt foarte diferite, astfel încât mai târziu acești paleți trebuie să fie aranjați corespunzător în camion, astfel încât să nu existe o suprasarcină pe osie iar mărfurile să fie amplasate corespunzător, pentru a nu suferi deteriorări. Așa se explică numărul de ore necesare.
Nu cu mult timp în urmă, IKEA a trecut la cutiile paper box și cere asta și partenerilor săi. Ce impact a avut acest lucru asupra întregului proces?
Cu siguranță l-a făcut mai ușor. Cutiile paper box au deja dimensiuni standardizate – o lățime de 28 cm și lungimi diferite, în funcție de produsele pe care le expediem. Datorită acestui fapt, ele pot fi stivuite în mod convenabil și rapid în timpul încărcării.
Pentru moment, această soluție a fost implementată în distribuția directă către clienți. Cu toate acestea, intenționăm să o folosim și în distribuția către magazine, deși în acest caz nu va exista un impact atât de mare asupra activității, deoarece cutiile paper box sunt folosite numai cu paleți micști, care reprezintă doar aproximativ 10% din distribuția către magazine. În distribuția către client ele constituie însă aproape 100%, excepțiile fiind articolele foarte mari sau aparatele de uz casnic.
Un alt lucru cu care va puteți lăuda este sistemul de stocare automată SILO, pe care l-am menționat deja, și care se află în depozitul din Jarosty. Ce beneficii aduce aceasta?
Există mai multe beneficii. În primul rând, sistemul ne permite să stocăm un număr mult mai mare de paleți. Depozitul este mult mai înalt decât cel standard, are 34 de metri înălțime, deci, dacă îl comparăm cu standardul de 12 metri, puteți vedea diferența imediat.
În al doilea rând, este foarte eficient și, în cele din urmă, fiabil. Deoarece, desigur, au existat unele probleme acum câteva luni, așa cum am menționat deja, dar pe de altă parte, amintiți-vă că este vorba de un sistem automat care funcționează non-stop, 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, gestionând o încărcătură uriașă. Atât la recepția cât și la livrarea de paleți, deoarece aceste procese se desfășoară simultan, ceea ce face să ne fie mai ușor să planificăm producția și expedierea bunurilor către magazine.
Înțeleg, astfel, că vă adaptați în mod continuu la cererea din piață, chiar dacă aceasta crește dramatic?
Da. Desigur, există o limită superioară a performanței sistemului automat, adică volumul pe care îl poate prelua, dar nu am ajuns niciodată la această limită.
Despre ce volum este vorba?
În acest moment, un procent de aproximativ 60% din cifra de afaceri a centrului din Jarosty este reprezentat de livrările din depozitul automatizat. Cu toate acestea, să ne amintim că această valoare procentuală este strâns legată de modul în care întregul centru este gestionat.
Ce alte avantaje mai are acest sistem?
Un alt avantaj foarte important a fost independența față de forța de muncă umană. Pentru a trimite către magazine exact același volum de bunuri ca înainte de implementarea sistemului SILO, aveam nevoie de mult mai puțini angajați. Având în vedere situația de pe piața muncii, este clar un avantaj major.