У каждого из нас есть в распоряжении сутки, состоящие из 24 часов. Для одних это время, наполненное продуктивными действиями, другие живут в постоянном цейтноте и ощущении, что они ничего не успевают, и заканчивают день с тягостным чувством невыполненного дела. Во многих случаях даже удлинение суток до 48 часов не решило бы проблему, так как в данном случае всё упирается в мелочь, называемую самоорганизацией. Как эффективно выполнять обязанности и в одновременно иметь время для короткого перерыва или так называемую эффективную перезагрузку, которая позволит собраться с силами и возродить желание продолжать работу?
Неоспоримым фактом является то, что темпы жизни всё ускоряются, время течёт сквозь пальцы, и его слишком мало, чтобы сделать всё задуманное. Но можно запланировать день так, чтобы в первую очередь заняться самым важным – так называемыми приоритетами, и не забывать о том, чтобы первую же свободную минуту посвятить задачам менее приоритетным.
Во-первых – планирование
Это не что иное, как размышление о будущем, взгляд на всё восьмичасовое рабочее время, а затем детальное планирование отдельных его частей с учётом задач, которые мы должны реализовать. Исследования показывают, что планирование задач занимает всего 1% времени, затрачиваемого на их реализацию, и позволяет сэкономить один час в день.
Во-вторых – список задач
Список действий, которые необходимо предпринять для реализации намеченного, поможет Вам детально спланировать каждый день и сосредоточить внимание на наиболее важных действиях, и в то же время обеспечит Вам отличное чувство комфорта, когда Вы будете вычёркивать из списка то, что уже сделано. Это также позволит Вам контролировать свою эффективность и будет мотивировать на дальнейшие шаги. Видя, как много уже сделано, легче решиться на следующие шаги и продолжить движение вперёд.
В-третьих – время
После того, как определены отдельные этапы, определите, сколько времени Вы потратите на каждый из них. Благодаря этому Вы будете знать, что с 11.00 до 12.00 ч. Вы сосредоточиваетесь на этом конкретном вопросе, а перерыв на кофе можно будет сделать лишь после того, когда Вы всё закончите.
Это лучший способ, чтобы не отвлекаться и сосредоточиться на самых важных обязанностях. Определение чёткого временного горизонта заставит Вас задать себе нужный темп и ритм работы, и это постепенно станет для Вас привычкой. Через некоторое время Вы сами увидите, что хорошая организация и эффективное выполнение задач станут одним из Ваших преимуществ. Разумеется, при условии, что Вы установите довольно сжатые сроки, а не такие, что позволят Вам думать: «У меня ещё полно времени».
Вы не киборг!
Обязанности важны, и пренебрежение ими не сулит никому ничего хорошего, но нужно помнить и о человеческой физиологии, а также о различных непредвиденных случайностях, которые часто любят сыграть с нами злую шутку.
Именно поэтому существует правило 60:40, которое гласит, что мы должны планировать лишь 60% нашего времени, а остальные 40% оставить для спонтанных событий – с одной стороны, это может быть временный нервный срыв после встречи с проблемным клиентом, а с другой стороны, глобальный сбой в электросети, не позволяющий Вам продолжать работу. Сохранение меры и трезвости ума будет возможно, если в свой ежедневный план Вы включите:
* час отдыха перед сном
* час на занятие своими увлечениями, улучшение состояния здоровья
* несколько часов в неделю на физическую активность
* время на здоровое питание.
Понятие планирования рабочего времени знакомо людям со времён Декарта; именно он первым объявил, что эффективная и рациональная работа должна быть запланирована и расписана, что приносит следующие преимущества:
* целенаправленные задачи
* уменьшенная нагрузка на память
* самомотивация
* сосредоточенность на задаче
* контроль задач
* создание резерва времени на непредвиденные действия
Правильное управление временем – это ключ к успеху многих предпринимателей. Люди, которые способны хорошо управлять своим рабочим временем, более эффективны. Они способны реализовать больше проектов, потому что не тратят время на несущественные дела. Следовательно, им не нужно тратить личное время на выполнение профессиональных планов, поэтому они больше отдыхают, более расслаблены и менее раздражены своими обязанностями.