Rezoluția stabilește, în termeni operaționali, cum trebuie emis DeCA, unde și în ce condiții se păstrează, cum poate fi actualizat pe parcursul transportului și în ce format trebuie pus la dispoziția autorităților de control. Documentul clarifică, de asemenea, când este necesară semnătura electronică și ce cerințe minime trebuie să îndeplinească platformele digitale utilizate în industrie.
Când devine obligatoriu DeCA: curse interne și cabotaj
Un element-cheie al rezoluției este delimitarea domeniului de aplicare. Obligația DeCA în format digital se aplică transporturilor efectuate pe teritoriul Spaniei și operațiunilor de cabotaj.
Transportul internațional nu intră sub această obligație, chiar dacă o parte a traseului se desfășoară în Spania. În aceste cazuri rămân aplicabile acordurile internaționale la care Spania este parte, inclusiv e-CMR. Cu alte cuvinte, operatorii străini nu trebuie să emită DeCA pentru simplul tranzit, însă trebuie să respecte cerințele dacă efectuează cabotaj în Spania.
Noua rezoluție înlocuiește regulile adoptate în 2023 și aduce un nivel mai ridicat de detaliu tehnic, cu scopul de a facilita implementarea pentru expeditori, transportatori și dezvoltatorii de software.
PDF „nativ”, cod QR și păstrarea fișierelor timp de un an
Fiecare DeCA trebuie generat în format PDF, iar dimensiunea fișierului nu poate depăși 5 MB. Documentul trebuie să includă metadate privind data și ora creării, precum și orice modificări ulterioare.
Integrarea unui cod QR este obligatorie. Acesta trebuie să trimită, printr-un URL unic și dedicat, către documentul corespunzător.
Regulile precizează explicit că nu sunt acceptate scanări ale documentelor pe hârtie sau imagini digitalizate. DeCA trebuie generat direct din date structurate, din sistemul informatic utilizat.
Atât expeditorul contractual, cât și transportatorul care execută efectiv cursa trebuie să păstreze fișierele electronice cel puțin un an. Fiecare parte poate utiliza propriul depozit. Dacă documentul este emis de una dintre părți, este suficient ca cealaltă să îl poată descărca pe aceeași perioadă.
Găzduire simplificată: fără înregistrare prealabilă a domeniului
Rezoluția simplifică și modul de găzduire a documentelor. Fișierele DeCA trebuie stocate într-un depozit accesibil printr-un URL securizat (HTTPS cu TLS 1.2 sau mai nou), însă domeniul pe care sunt găzduite nu mai trebuie înregistrat în prealabil.
Pot fi folosite măsuri de securitate precum criptarea sau tokenurile, cu condiția ca acestea să nu împiedice inspectorii sau autoritățile de control să descarce direct PDF-ul în timpul transportului.
Accesul trebuie să permită descărcarea directă, fără autentificare, pași suplimentari de verificare sau intervenții manuale. Linkul poate fi dezactivat la șapte zile calendaristice după încheierea serviciului de transport.
Semnătura electronică: obligatorie doar în anumite situații
Rezoluția clarifică un aspect care a generat neclarități în rândul operatorilor. Semnătura electronică nu este o condiție generală pentru validitatea DeCA. Ea devine necesară doar dacă documentul are și rol contractual sau dacă modelul operațional al serviciului ori regulile aplicabile impun acest lucru.
Atunci când este cerută semnătura, aceasta trebuie să fie cel puțin o semnătură electronică avansată, conform Regulamentului eIDAS. Sunt acceptate și semnăturile electronice calificate.
Modificarea DeCA după plecarea în cursă
Regulile permit actualizarea informațiilor din document și după începerea transportului. Operatorii au două opțiuni:
- actualizarea PDF-ului existent, prin adăugarea datelor noi și a motivului modificării, cu păstrarea vizibilă a informațiilor anterioare sub formă de istoric; în acest caz, URL-ul și codul QR rămân neschimbate;
- emiterea unui document nou, cu URL și cod QR noi, cu păstrarea fișierului inițial pentru a asigura trasabilitatea modificărilor.
Indiferent de opțiune, șoferul trebuie să aibă permanent acces la cea mai recentă versiune a documentului.
Un singur DeCA poate acoperi mai multe servicii
Rezoluția permite includerea mai multor expediții într-un singur DeCA. În transportul de marfă, acest lucru este posibil doar dacă expeditorul contractual și transportatorul executant sunt aceiași pentru toate serviciile incluse.
Fiecare expediție trebuie identificată clar: punct de plecare, destinație, natura mărfii și greutatea, precum și orice alte elemente care diferă între transporturi.
Prezentarea DeCA la control: digital sau tipărit
Înainte de începerea transportului, șoferul trebuie să primească o copie a DeCA. Documentul poate fi prezentat pe un dispozitiv mobil sau în format tipărit, dar trebuie să includă întotdeauna codul QR.
La un control în trafic, este suficient să fie prezentat fie documentul complet, fie doar codul QR, astfel încât autoritățile să poată descărca direct fișierul original.
Rezoluția subliniază că mențiunile manuscrise pe o copie pe hârtie nu au efect juridic: modificările sunt valabile doar dacă sunt realizate prin procedurile electronice stabilite.
Compatibilitate cu alte documente și cu cadrul eFTI
Regulile permit ca alte documente uzuale din transport să țină loc de DeCA, dacă includ toate informațiile cerute și îi identifică fără echivoc pe expeditorul contractual și pe transportatorul executant. Printre exemple se numără scrisoarea de trăsură, documentația ADR pentru mărfuri periculoase, Documentul de identificare pentru deșeuri (DI) și documentele pentru transportul subproduselor de origine animală (SANDACH).
În plus, dacă informațiile de transport sunt gestionate conform Regulamentului european eFTI privind schimbul electronic de date pentru transportul de marfă, nu mai este necesară prezentarea DeCA în formatul definit de această rezoluție.
Prin această actualizare, Spania introduce un cadru tehnic comun pentru administrarea DeCA și continuă digitalizarea documentelor din transportul rutier, cu reguli unitare pentru operatori, expeditori și autoritățile de control.
