Ewidencja czasu pracy kierowcy to podstawowy element funkcjonowania większości przedsiębiorstw transportowych. Jak pokazuje doświadczenie ekspertów, jest to również jedna z najczęściej zaniedbywanych kwestii przez właścicieli firm. Powód? Brak wiedzy lub wszechobecna nieświadomość. Nieświadomość istnienia niektórych przepisów oraz nieświadomość ich mylnej interpretacji. Przedstawiamy pięć podstawowych błędów, a tym samym mitów, jakie popełniane są nie tylko przez osoby wyznaczone do prowadzenia ewidencji, ale i księgowych oraz – co najgorsze – niektóre biura zajmujące się usługowym rozliczaniem kierowców.
Powodów tak sprzecznych interpretacji i rosnącej liczby mitów jest wiele. Głównym jest jednak brak wiedzy i chęci jej pogłębiania. W konsekwencji wiele osób opiera się na wcześniejszej interpretacji obowiązujących przepisów. Popularne „słyszałem, że” przybiera formę prawdy w zastraszająco szybkim tempie. Tracą na tym wszyscy – kierowcy, właściciele przedsiębiorstw i sama branża.
Mit 1: Diety, noclegi, delegacje – Polski to przecież nie dotyczy
Czasem można usłyszeć z ust przedstawicieli branży takie oto słowa: „delegacje dotyczą tylko wyjazdów zagranicznych”. Niektórzy bowiem uważają, że przewożenie towarów po naszym kraju nie rodzi dodatkowych obowiązków w postaci prowadzenia ewidencji czasu pracy, rozliczania diet i noclegów. Jest to bardzo duża nadinterpretacja przepisów o prawie pracy. Jeżeli siedziba firmy X mieści się w Warszawie, a kierowca wyrusza po towar do Szczecina, to jak najbardziej podlega przepisom nakładającym obowiązek wyliczenia m.in. diet w sytuacji, gdy przebywa on poza firmą dłużej niż 8 godzin.
Mit 2: Naruszenia? Po co mi o nich wiedzieć?
Co z oczu, to z serca – to dewiza niejednego przedsiębiorstwa. Wiele firm, z zupełnie niewiadomych przyczyn, nie analizuje naruszeń popełnianych przez zatrudnionych kierowców. To działanie jest niezwykle krótkowzroczne i mało opłacalne w ogólnym rozrachunku. Co więcej, brak nadzoru nad kierowcami powoduje, że i oni nie zwracają uwagi na swoje błędy i przestaje im zależeć na ich unikaniu.
Należy wykorzystywać narzędzia, które umożliwiają podgląd nieprawidłowości. Bardzo często zdarza się, że błędy, które popełniają pracownicy są wynikiem braku odpowiedniej wiedzy lub wydają się błahe i przez to ignorowane. Narastające w ten sposób problemy w końcu zostaną ujawnione w najmniej oczekiwanym momencie. A wystarczy zainteresowanie i systematyczność w weryfikacji pracy kierowców. Jeśli nie mamy sami doświadczenia i wystarczającej wiedzy, należy tego wymagać od firm, które zajmują się usługowym rozliczaniem czasu pracy. Powinny one wskazywać naruszenia i je dokładnie opisywać.
Mit 3: Przekraczanie granic – przecież kilka kilometrów nie zrobi różnicy
Skrupulatność takich zapisów ma wbrew pozorom bardzo duże znaczenie. Wyobraźmy sobie taką sytuację: pracownik firmy X przekracza granicę w Zgorzelcu dokładnie o godzinie 10:21. Chce opisać to zdarzenie, jednak nie ma możliwości zorganizowania bezpiecznego postoju przez najbliższych 50 km. Docierając do parkingu i odbierając tym samym odpoczynek, zapomina o zanotowaniu faktu przekroczenia granicy. Przypomina sobie o tym dopiero przed ponownym wyruszeniem i jako moment przekroczenia granicy omyłkowo wyznacza godzinę 10:01. Jakie są tego konsekwencje?
Kierowca deklaruje znacznie dłuższy pobyt na terytorium Niemiec niż w rzeczywistości i w konsekwencji naraża firmę na większe koszty z tytułu wyliczania diet oraz płacy minimalnej. Wyobraźmy sobie, że takie pomyłki zdarzają się kilka razy w ciągu miesiąca – problem narasta a wraz z nim koszty przedsiębiorstwa.
Rozwiązaniem są systemy GPS. Obecnie wiele firm korzysta z tego typu urządzeń. Jednak jak pokazuje praktyka, pojawiają się czasem i takie podmioty, które GPS-ów używają jedynie do lokalizacji swoich pojazdów lub mają kilka różnych systemów w swoich pojazdach i nie wykorzystują w pełni ich możliwości do tworzenia ewidencji czasu pracy kierowców. A jak się okazuje, może to przynieść wymierne korzyści w postaci dużych oszczędności dla firmy. Aby obliczenia były możliwie jak najbardziej dokładne, warto wyposażyć się w odpowiedni program do ewidencji, który bez problemu zaczyta zdarzenia z różnych systemów GPS.
Mit 4: Archiwizowanie dokumentów – na co to komu?
Wydawanie dokumentów kierowcom (m.in. zaświadczenia, wypisy czy też zezwolenia), oraz odbieranie od nich danych (wykresówki, protokoły kontroli) wymaga odpowiedniego potwierdzenia od każdej ze stron. Należy pamiętać o każdorazowym kwitowaniu wydawanych i odbieranych dokumentów, z oznaczeniem liczby odbieranych wykresówek czy wydruków z tachografu cyfrowego. Należy pamiętać, iż w przypadku ich zagubienia, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek posiadania i przedstawienia kompletu niezbędnych dokumentów.
Wyobraźmy sobie przypadek, gdy kierowca powinien oddać 20 wykresówek, a z różnych powodów oddał jedynie 15. W sytuacji, w której firma rozstaje się ze swoim pracownikiem, nie ma już możliwości odtworzenia ani dociekania faktu, kto jest w ich posiadaniu. Na takie ewentualności należy się przygotować z wyprzedzeniem i mieć potwierdzenia wydanych lub odebranych dokumentów.
Mit 5: Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego. Delegowanie dotyczy wszystkich?
Pojawienie się rozporządzeń dotyczących płacy minimalnej wprowadziło wiele niewiadomych. I jak zawsze w tego typu przypadkach, działa zasada tłumu – wszyscy robią, robię i ja. Delegowanie kierowców za granicę rzeczywiście nakłada obowiązek rejestracji tego faktu w odpowiednich systemach. Należy jednak zwrócić uwagę na słowo delegowanie. W przypadku jednoosobowej działalności i wykonywaniu przewozów na własnej licencji, nie ma potrzeby zgłaszania siebie samego do zagranicznych systemów. Zgodnie z prawem, obowiązki te ciążą na nas w przypadku delegowanych pracowników, a w tym przypadku taka zależność nie występuje.
Jak widać, przez lata obowiązywania przepisów prawa transportowego, stosowanie ich w praktyce wygląda czasem nieco inaczej. Sytuacje te rodzi wiele pojawiających się interpretacji oraz spekulacji, które w konsekwencji wprowadzają w zakłopotanie nie tylko kierowców, ale i przedsiębiorstwa transportowe. Aby uniknąć popełniania błędów, warto zagłębić się w temat i zweryfikować stan swojej wiedzy na podstawie dokładnych zapisów w ustawie lub opinii ekspertów działających w branży.