La dificultad está en que no existe un procedimiento único: cada país aplica sus propias reglas, los importes cambian varias veces al año y la lista de condiciones puede ser extensa. Por eso, lo que funciona en un mercado puede no servir en el siguiente.
Hasta doscientos euros por cada mil litros
Según cálculos de especialistas de Eurowag, el potencial de ahorro es relevante. En función del país, las empresas pueden recuperar en torno a ciento ocho a doscientos euros por cada mil litros de combustible.
En muchos países de la Unión Europea, los tipos del impuesto especial pueden cambiar varias veces al año y las diferencias entre mercados son importantes. En un repostaje de mil litros, el ahorro puede superar los doscientos euros”, explica Karolina Styrcz, responsable del equipo de devoluciones fiscales (TAX Refund Team Leader) en Eurowag Group.
Entre los países donde se esperan devoluciones más elevadas figuran, entre otros, Bélgica, Francia y Eslovenia. Aun así, como recuerdan los expertos, la cifra final depende de varios elementos: desde el tipo vigente en el momento de la solicitud hasta que el expediente esté impecable.
El gran freno: documentación y requisitos locales
La idea es simple; lo complicado es ejecutarla bien. La mayoría de incidencias aparece al reunir la documentación y al interpretar lo que pide cada administración nacional.
Un fallo mínimo puede bloquear o ralentizar todo el proceso de devolución”, subraya Katarzyna Hondowicz, coordinadora sénior de impuestos (Senior Tax Coordinator) en Eurowag Group.
En el día a día, los problemas suelen venir de:
- contratos de leasing sin datos esenciales (por ejemplo, sin número de bastidor),
- firmas o sellos incompletos,
- documentación del combustible con errores,
- exigencias distintas según el país.
Los expertos citan un caso ilustrativo: la ausencia del sello del arrendador en un contrato bastó para retrasar la devolución varios meses, pese a que el vehículo se utilizaba correctamente.
Procedimientos distintos según el país
A esto se suma que cada Estado gestiona su propia tramitación. La devolución del impuesto especial está disponible, entre otros, en Bélgica, Francia, España, Italia, Eslovenia, Croacia y Hungría, pero con criterios muy diferentes.
Dependiendo del mercado, la administración puede pedir además:
- un número de identificación fiscal (por ejemplo, NIF en España y Bélgica),
- traducciones juradas de documentos,
- vincular las tarjetas de combustible a vehículos concretos.
También influye la periodicidad de la liquidación (mensual, trimestral o anual), porque marca directamente cuánto tiempo se tarda en ver el dinero.
La devolución puede tardar hasta dos años
El plazo de resolución puede ir desde unos meses hasta un máximo de dos años. En general, depende de:
- si el expediente está completo,
- los criterios de la autoridad local,
- la carga de trabajo administrativa,
- el tipo de leasing y si se exigen traducciones.
“La clave para un resultado favorable es preparar desde el principio un paquete documental completo y cumplimentarlo correctamente. Conviene revisar todas las firmas requeridas, asignar las tarjetas de combustible a camiones concretos y, cuando hay leasing, asegurarse de que los contratos estén redactados como exige cada país”, señala Karolina Styrcz.
Qué hacen las empresas para cobrar antes
Como los plazos pueden ser largos, algunos transportistas recurren a fórmulas de financiación o eligen modelos de liquidación más frecuentes cuando el país lo permite.
Una forma eficaz de agilizar el proceso es optar por ciclos de liquidación mensuales, disponibles en Bélgica, Croacia y España. Así, las devoluciones llegan antes que en países donde solo se admite liquidación trimestral, como Francia, Italia y Hungría, o anual, como Eslovenia”, apunta Katarzyna Hondowicz.
Ahorro real, pero solo si se llega preparado
La devolución del impuesto especial sobre los combustibles puede ser una palanca importante para optimizar costes en el transporte internacional. Sin embargo, el principal riesgo no suele estar en la norma, sino en los errores formales y en desconocer los procedimientos locales.
Para muchas empresas, sigue siendo una vía de ahorro infrautilizada. En flotas grandes, el importe puede sumar decenas de miles de euros al año, siempre que la parte administrativa se gestione con eficiencia.
En la práctica, además de la fiscalidad, conviene seguir de cerca las obligaciones de control y registro asociadas a los tacógrafos para evitar incidencias administrativas.
En paralelo, revisar cómo se repercute el coste del gasóleo en la facturación puede ayudar a completar la estrategia de optimización de costes.
