La federación asegura haber analizado distintas ofertas de Documento Electrónico de Control Administrativo (DECA) y haber detectado una gran disparidad entre ellas. Según sus conclusiones, algunas propuestas llegan a superar en más de un 1.000% el precio de las alternativas más económicas.
FENADISMER subraya, además, que el coste no es necesariamente un indicador de calidad o de cumplimiento normativo. De acuerdo con la organización, entre las opciones más baratas existen soluciones plenamente válidas, mientras que otras ofertas disponibles en el mercado presentan carencias que podrían generar problemas al propio transportista.
La federación ha advertido de que algunas herramientas no incorporan todos los elementos exigidos legalmente o presentan formatos incompletos. Esto es especialmente relevante porque la utilización de un sistema que no cumpla los requisitos podría derivar en responsabilidades para la empresa transportista.
Por este motivo, FENADISMER recomienda analizar con detalle las condiciones y prestaciones de cada solución antes de contratarla. La organización insiste en que “las opciones más caras no son necesariamente las mejores”.
No basta con digitalizar un documento en papel
A partir del 5 de octubre, el documento de control deberá emitirse electrónicamente. Un archivo generado simplemente mediante el escaneo de un documento en papel no será suficiente.
El sistema utilizado deberá garantizar la trazabilidad y la autenticidad del documento. Entre otros elementos, el PDF tendrá que incluir un código QR vinculado a una dirección web única, de forma que los agentes puedan comprobar en tiempo real la validez del documento durante una inspección en carretera.
El documento electrónico podrá ponerse a disposición del conductor por diferentes vías, por ejemplo mediante correo electrónico o WhatsApp. También podrá entregarse una copia en papel, siempre que esta incluya el código QR que permita acceder al documento electrónico original.
Diferencias de precio muy amplias
Según el análisis realizado por FENADISMER, las tarifas de las soluciones disponibles varían considerablemente. La federación señala que existen opciones desde alrededor de 5 euros, mientras que otras alcanzan precios muy superiores.
Precisamente por esta diferencia, la organización aconseja no contratar el primer servicio disponible ni asumir que un precio más elevado implica necesariamente mayores garantías.
Hay soluciones que no cumplen con todos los requisitos legales”, advierte la federación, que también señala que algunos formatos no incluyen todo el contenido obligatorio exigido para el documento de control.
Un año de conservación
Además de emitir correctamente el documento, tanto el cargador como el transportista deberán conservar los archivos electrónicos durante un año desde su fecha de emisión.
La normativa no obliga a utilizar un sistema concreto de almacenamiento. Los documentos podrán guardarse, por ejemplo, en un ordenador local o en un servicio externo en la nube, siempre que permanezcan accesibles y puedan presentarse en caso de control.
Con la proximidad de la fecha de entrada en vigor, FENADISMER pide por tanto a las empresas de transporte que extremen la precaución a la hora de elegir proveedor y que comprueben no solo el precio, sino también el cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales.
