La resolución define cómo deberán generarse, almacenarse, modificarse y ponerse a disposición de las autoridades estos documentos electrónicos, además de aclarar en qué casos será necesaria la firma electrónica y qué requisitos deberán cumplir las plataformas digitales utilizadas por el sector.
Aplicación obligatoria en transporte nacional y cabotaje
Uno de los aspectos más relevantes de la nueva regulación es su ámbito de aplicación.
El DeCA digital será obligatorio únicamente para los transportes interiores realizados dentro del Estado español y para las operaciones de cabotaje.
Por el contrario, los transportes internacionales quedan excluidos de esta obligación, incluso cuando transiten parcialmente por territorio español, ya que seguirán rigiéndose por los convenios internacionales suscritos por España, como el e-CMR. Esto significa que las empresas extranjeras no tendrán que emitir un DeCA para cruzar la frontera, aunque sí deberán cumplir este requisito cuando realicen operaciones de cabotaje en España.
La nueva resolución sustituye la normativa aprobada en 2023 y amplía las especificaciones técnicas con el objetivo de facilitar su implantación por parte de cargadores, transportistas y desarrolladores de software.
PDF nativo, código QR y conservación durante un año
Cada DeCA deberá generarse en formato PDF y su tamaño no podrá superar los 5 MB. El archivo incorporará como metadatos la fecha y hora de creación, así como cualquier modificación posterior.
Además, deberá incluir un código QR integrado que permitirá acceder, mediante una URL única y específica, al documento correspondiente.
La resolución deja claro que no serán válidos los archivos obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o de imágenes digitalizadas. El DeCA deberá generarse de forma nativa a partir de los datos estructurados de la aplicación informática utilizada.
Los cargadores contractuales y los transportistas efectivos estarán obligados a conservar los archivos electrónicos durante un mínimo de un año. Ambos podrán utilizar repositorios independientes y, si el documento ha sido generado por una de las partes, bastará con que la otra pueda descargarlo durante ese mismo periodo.
Se elimina el registro previo del dominio
La nueva normativa simplifica el sistema de almacenamiento de los documentos electrónicos. Los DeCA deberán alojarse en un repositorio accesible mediante una URL segura (HTTPS con estándar TLS 1.2 o superior), pero ya no será necesario registrar previamente el dominio donde se almacenen.
La dirección web podrá incorporar medidas de seguridad, como cifrado o tokens, siempre que no impidan la descarga directa del archivo PDF por parte de los inspectores o de las autoridades de control durante el servicio de transporte.
La descarga deberá realizarse de forma directa, sin necesidad de credenciales, autenticaciones adicionales ni interacción manual. El enlace podrá desactivarse siete días naturales después de la finalización del servicio.
La firma electrónica solo será obligatoria en determinados supuestos
La resolución aclara uno de los aspectos que más dudas había generado entre los operadores.
La firma electrónica no constituye un requisito obligatorio para la validez del DeCA. Solo será necesaria cuando el documento tenga también una finalidad contractual o cuando así lo exija la operativa del servicio o la normativa aplicable.
En esos casos deberá utilizarse, como mínimo, una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS, aunque también serán válidas las firmas electrónicas cualificadas.
Cómo modificar un DeCA durante el transporte
La normativa contempla la posibilidad de modificar la información del documento una vez iniciado el servicio.
Los operadores podrán optar por dos procedimientos:
- Modificar el PDF existente, incorporando los nuevos datos, el motivo del cambio y manteniendo visible la información anterior como histórico. En este caso, la URL y el código QR permanecerán inalterados.
- Generar un nuevo documento, con una nueva URL y un nuevo código QR, conservando el archivo original para garantizar la trazabilidad de las modificaciones.
En ambos casos, el conductor deberá disponer siempre de la versión actualizada del documento.
Un único documento podrá incluir varios servicios
La resolución también permite agrupar varios envíos en un mismo DeCA. En el transporte de mercancías, esta posibilidad estará limitada a los casos en los que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos para todos los servicios incluidos.
Cada envío deberá identificarse claramente con su origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía, además de cualquier otro dato específico que resulte diferente.
El conductor podrá presentar el DeCA en formato digital o en papel
Antes del inicio efectivo del transporte, el conductor deberá recibir una copia del DeCA, que podrá presentarse tanto en un dispositivo móvil como en formato impreso, siempre con el correspondiente código QR.
Durante una inspección, será suficiente mostrar el documento completo o únicamente el código QR, lo que permitirá a las autoridades descargar directamente el archivo original.
La resolución también aclara que cualquier anotación manuscrita realizada sobre una copia en papel carecerá de validez jurídica, ya que las modificaciones solo podrán efectuarse mediante los procedimientos electrónicos previstos en la norma.
Compatibilidad con otros documentos y con el reglamento eFTI
La normativa permite utilizar otros formatos habituales del transporte como soporte del DeCA. Entre ellos figuran la carta de porte, la documentación ADR para mercancías peligrosas, el Documento de Identificación para residuos (DI) o la documentación relativa al transporte de subproductos animales (SANDACH), siempre que incorporen toda la información exigida por la normativa e identifiquen expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo.
Asimismo, cuando la información del transporte se gestione conforme al Reglamento europeo eFTI sobre intercambio electrónico de información de transporte de mercancías, no será necesario presentar el DeCA en el formato establecido por esta resolución.
Con esta regulación, España establece un marco técnico común para la gestión del Documento Electrónico de Control Administrativo y da un paso más en la digitalización de la documentación del transporte por carretera, fijando criterios homogéneos para operadores, cargadores y autoridades de control.
