Minden cég számos dokumentumot gyárt az üzleti ügyeinek megvalósítása közben. Ezek tárolása, az adatbevitel és -feldolgozás manuális kivitelezésének szükségessége, valamint az ebből fakadó hibák kockázata miatt érdemes az Elektronikus Adatcsere (EDI, Electronic Data Interchange) útján a kommunikálni a partnerekkel. Az EDI az egyik olyan technológia a digitalizáció területén, amely nélkül a szállítmányozás és logisztika területén már hamarosan lehetetlenné válik a hatékony működés.
A digitalizáció ugyanis uralja a logisztika és szállítmányozási ágazatot. A vállalkozások üzleti kapcsolatai a folyamatos információcserén alapulnak. Habár a működés átszervezése – amibe az IT területére alapuló megoldások is beletartoznak – nem mindig egyszerű dolog, azonban ismert tény, hogy pont a technológiák ellátási láncba való bevezetésének sebessége fogja meghatározni, hogy mely cégek fognak fejlődni és melyek nem.
Az EDI jelentősen megnövelheti a cég helyzetét az üzleti partnerekkel szemben valamint jelentősen csökkentheti a levelezés szükségességéből fakadó költségeket.
Egy ideje az EDI rendszert bevezették a digitális ellátási láncba. Ezek a számítógépek közötti információcsere-hálózatok kihasználják a szabványosított elektronikus formátumokat a célból, hogy csökkentség az irodai munka mennyiségét, miközben a megrendelések, számlák és a többi dokumentumokat megalkotásra, elküldésre, vagy aláírásra kerülnek az üzleti partnerek által. A következő lépésnek az elektronikus műveletek elemzésének kéne lennie, amelyeket új adatgyűjtési módszerek használatával tárolhatunk, és az IT ágazatban használt integrált megoldások, valamint az ún. Big Data segítségével. Az ilyen jellegű elemzések nagy segítséget jelenthetnek az üzleti döntések meghozatalának folyamatában, az ellátási lánc irányítása során valamint más cégekkel való együttműködés esetén – mondja Jidkov Artur, az AsstrA-Associated Traffik üzleti alkalmazási osztályának igazgatója.
Megbízhatóság és költségcsökkentés
Az EDI nem más, mint strukturált üzleti adatok és dokumentumok elektronikus úton küldése az egyik szervezet számítógépes segédprogramjából vagy adatbázisából egy másik szervezet segédprogramjába vagy adatbázisába. Működése az e-mail működésének szabályain alapul, ami független a használt készüléktől és szoftvertől. A kiemelt objektumok küldése ez esetben olyan formátumban történik, amelyet az általánosan elfogadott szabvány határoz meg (egyforma minden országban, minden területen).
Az Elektronikus Adatcsere alapvető elemei a következők: elektronikus számla, a számviteli dokumentumok útjának ellenőrzése, az ellátási hálózat irányítása, internetes portál. A módszerek között fontos például az elektronikus aláírás. Az EDI egyre népszerűbbé válik jelentős előnyei miatt, többek között: nagyon rövid idő alatti adatcsere, a kézi adatbevitelből származó hibák kiküszöbölése, a fogadó szervezeten belül történő információfeldolgozás késésének kiküszöbölése, a megrendelések leadásának és a számlázás automatizálása. A következmény a (irodai tevékenység és a működési) költségek csökkenése, ugyanakkor a dokumentumok és a folyamatok jobb ellenőrizhetősége.
Mi kell ahhoz, hogy az EDI (jól) működjön?
A lehetőségek megléte egy dolog, azonban elsősorban akarni kell, hogy az a csere megfelelően történjen. Milyen feltételeknek kell teljesülnie, hogy az újonnan bevezetett EDI rendszer problémamentesen működjön az addig működő más IT alkalmazásokkal egy logisztikai cégben? Olszewski Jarosław, Rendszerépítész, Sente Informatikai Rendszerek (Sente Systemy Informatyczne) hangsúlyozza, hogy a mai világban az eletronikus dokumentumcsere már nem szabvány, hanem követelmény a logisztikai cégek szolgálati rendszerei felé.
Az ERP rendszerei és a logisztikai cégek rendszerei közti adatcsere mikroszervizeken alapul. Az ilyen megoldásoknak köszönhetően a levélírás, a címkék, a dokumentumok előkészítésének terhe a futár részére teljességgel az ERP rendszerre hárul át. Az ilyen megoldások lehetővé teszik, hogy felszabaduljanak a cég legértékesebb készletei közül a logisztikai dolgozók, akik más feladatokra koncentrálhatnak – mondja Olszewski Jarosław.
Az EDI alkalmazása megfelelő számítógépes szoftver előkészítését igényel az együttműködő felek részéről, aminek köszönhetően lehetővé válik az együttműködés a vállalkozásban használt adminisztrációs jellegű alkalmazásokkal (pl. táblázatkezelők vagy a gyártási folyamatot irányító rendszerek, beszerzés).
A küldött és fogadott adatok konverziójának lehetőségéről van szó, ami egyrészt a birtokolt üzenetek standardizált EDI formátumra való konvertálását jelenti, másrészt a kapott információk a átalakítását a felhasználói szoftverek igényeinek megfelelően, kommunikációs támogatás; a dokumentációk körforgásának irányítása, amely köre függ a szoftver típusától és tartalmazza pl. a dokumentumok archiválását, az adatok tömörítését, az üzenetek kombinálását és szétválasztását…
Az EDI kiküszöböli a kézi adatfeldolgozást a megrendelések felvételénél, majd később a számlázásnál vagy az áruk küldésénél.
Mi a haszna?
Becslések szerint az egyes műveletek ellátásának költségei akár 90%-kal csökkenhetnek. Csökkennek a tartalékok tárolásának költségei is. Egyértelmű bónusz a sokszoros adatbevitel szükségének minimalizálása, ami időspórolást tesz lehetővé és kiküszöböli a hibákat. Az EDI rendszerek megfelelő konfigurációja, beállítása esetén a megrendelés leadásától a számla fogadásáig tartó folyamat akár 20 másodperc alatti idő alatt is végbe mehet, ami lehetővé teszi az piaci szükségletekre való azonnali reagálást.
Vannak előnyök, vannak hátrányok is. Az egyik jelentős veszély a küldött adatok biztonságának kérdése, mivel a küldött bizalmas adatok nem kívánt, alkalmatlan kezekbe kerülhetnek. A felhasználók rámutatnak a bevezetéssel járó költségekre is, a nagyobb anyagi befektetés szükségességére a bevezetés kezdeteinél.
Fotó: Pixabay