Ki fuvarozza valójában az árut? A fuvarozási alvállalkozás legfontosabb tanulságai
- A fuvarozó ellenőrzése önmagában keveset ér, ha a vállalat nem látja át, kinek adja tovább a megbízást.
- A biztonsági előírásoknak – a nyomon követéstől és a biztonságos parkolástól az incidenskezelésig – a szállítmány minden résztvevőjére vonatkozniuk kell, nem csak a szerződésben szereplő cégre.
- Az engedélyezett fuvarozók listája csak akkor védi az árut, ha az alvállalkozásra is egyértelmű szabályokat állapít meg, és korlátozza a további közvetítői szintek számát.
- A felrakodás előtti adategyeztetés, valamint a sofőr és a jármű ellenőrzése az utolsó lehetőség arra, hogy megakadályozzuk az áru illetéktelen személynek történő átadását.
Az alvállalkozók bevonása az európai fuvarozási piac megszokott része. Rugalmasságot biztosít a fuvarozóknak, segít kezelni a szezonális csúcsokat, és akkor is lehetővé teszi a megbízások teljesítését, amikor a saját flotta nem áll rendelkezésre. Önmagában tehát nem jelent problémát. A kockázat akkor jelenik meg, amikor minden egyes továbbadás után nehezebb megállapítani, ki felel ténylegesen az áruért.
Ismeri a szerződéses partnert. De a tényleges fuvarozót is?
Vegyünk egy egyszerű példát. Egy gyártó olyan logisztikai szolgáltatót vagy fuvarozót választ, amely alapos minősítési folyamaton ment keresztül. A cég megfelel az ügyfél elvárásainak, dokumentált folyamatokkal dolgozik, és meghatározott biztonsági szintet ígér.
Ezután érkezik egy olyan fuvarfeladat, amelyet saját járművel nem tud teljesíteni. Ilyenkor a megbízást valamilyen okból továbbadja egy alvállalkozónak.
Azonnal felmerül a kérdés: az alvállalkozót ugyanazon szempontok alapján vizsgálták meg, mint az elsődleges partnert? És mi történik akkor, ha ez a cég is továbbadja a fuvart?
Két-három továbbadás után a rakomány tulajdonosa pontosan ismerheti a szerződött vállalatot, miközben szinte semmit sem tud arról a cégről, amelynek sofőrje éppen megérkezik a rakodóhelyre. Biztonsági szempontból ez komoly ellenőrzési hiányosság.
A biztonsági előírásoknak a rakománnyal együtt kell haladniuk
A közvetlen fuvarozóval egyeztetett biztonsági feltételeknek akkor is érvényben kell maradniuk, amikor a szállítmány egy alvállalkozóhoz kerül. Ha a fuvarhoz meghatározott nyomkövetési megoldás tartozik, azt az alvállalkozónak is használnia kell. Ha előírás, hogy a sofőr csak kijelölt parkolóhelyeken állhat meg, ez a szabály nem szűnhet meg pusztán azért, mert egy másik cég járműve végzi a fuvarozást.
Ugyanez vonatkozik az incidensek kezelésére is. Minden, a fuvarban részt vevő félnek tudnia kell, mi a teendő probléma esetén, és hogyan kell elindítani a szükséges eljárást. Ellenkező esetben a szerződés papíron biztonságosnak tűnhet, miközben a tényleges szállítás jóval kevésbé védett.
Ez különösen fontos a nagy értékű áruknál, a szervezett bűnözői csoportok számára vonzó termékeknél, valamint a nagyobb kockázatú területeken áthaladó szállítmányoknál.
A biztonságot nem csupán a szerződésben szereplő cégnévhez kell kötni, hanem magához a szállítmányhoz is.
Az engedélyezett fuvarozó nem feltétlenül az, aki ténylegesen vezet
Az engedélyezett fuvarozók listája fontos kockázatkezelési eszköz. Önmagában azonban nem elegendő, ha a vállalat nem látja át a további alvállalkozói láncot.
A fuvarozó minősítésekor ezért nem elég azt megkérdezni, milyen biztonsági előírásokat alkalmaz. Arra is választ kell kapni, hogyan kell ezeket a követelményeket alkalmazni, amikor a cég alvállalkozónak adja át a fuvart. Érdemes többek között az alábbiakat tisztázni:
- Jóvá kell-e hagynia az ügyfélnek az alvállalkozó bevonását?
- Létezik-e zárt, előzetesen engedélyezett alvállalkozói lista?
- Milyen gyakran vizsgálják felül ezeket az alvállalkozókat?
- Továbbadhatják-e ők is a szállítmányt egy másik cégnek?
- Tudja-e a megbízó a rakodás előtt, melyik jármű és melyik sofőr érkezik ténylegesen az áruért?
A leggyengébb láncszem akár két szerződéssel odébb is lehet
Az ellátási lánc csak annyira biztonságos, amennyire a leggyengébb pontja. A gond az, hogy ez a pont sokszor láthatatlan a rakomány tulajdonosa számára.
A közvetlen partner rendelkezhet kiforrott biztonsági rendszerrel, rendszeres képzéseket tarthat, és megfelelő technológiát használhat. Ha azonban egy olyan cégnek adja át a fuvart, amely más szabályok szerint dolgozik, az egész művelet biztonsági szintje megváltozhat. Ezért az alvállalkozók biztonságának a beszállítói menedzsment részét kell képeznie, nem csupán a fuvarozási osztály feladatának.
Nemcsak azt fontos tudni, ki a szerződéses partner, hanem azt is, melyik vállalat és mely személyek férnek hozzá fizikailag az áruhoz.
Minél hosszabb a lánc, annál nehezebb átlátni
Minden újabb résztvevő további kommunikációs pontokat, rendszereket, munkatársakat és átadásokat jelent. Bármelyik lépésnél félreérthetővé válhat egy információ, vagy kimaradhat egy fontos eljárás.
Ez nem jelenti azt, hogy az alvállalkozást teljesen meg kellene szüntetni. A modern logisztikában ez sok esetben nem lenne reális. A vállalatoknak inkább azt kell ellenőrzésük alatt tartaniuk, hogyan működik ez a folyamat.
Tisztázniuk kell, engedélyezett-e a további alvállalkozás, milyen feltételek vonatkoznak rá, és ki felel a következő fuvarozó ellenőrzéséért. Arra is képesnek kell lenniük, hogy az áru felvétele előtt megállapítsák, melyik cég, melyik jármű és melyik sofőr végzi majd a szállítást.
Nagyobb kockázatú fuvaroknál indokolt lehet korlátozni az alvállalkozói szintek számát, vagy előzetes jóváhagyáshoz kötni a tényleges fuvarozó bevonását.
A raktár az utolsó pont, ahol még lehet nemet mondani
Még a legszigorúbb fuvarozói minősítési folyamat is hibázhat, ezért legalább ilyen fontos a rakodás helyszínén végzett ellenőrzés.
A raktárnak tudnia kell, ki érkezik az áruért. A fuvarozó vállalat adatai, a sofőr személyazonossága és a jármű adatai egyezzenek az előzetesen megadott adatokkal. Minden előzetesen be nem jelentett változásnak további ellenőrzést kell kiváltania, nem pedig egyszerű operatív kellemetlenségként elsikkadnia.
A „sofőr megváltozott”, „másik kamion érkezik” vagy „egy másik cég vette át a fuvart” típusú változásoknak lehet szabályos magyarázatuk a gyorsan működő logisztikai folyamatokban. A kockázat akkor keletkezik, ha az időnyomás miatt senki nem ellenőrzi, valóban jogos-e a módosítás.
Az ellenőrzéshez szükséges néhány perc sokkal kevesebbe kerülhet, mint ha az értékes árut illetéktelen személynek adják át.
Az átláthatóságnak a címzettig kell érnie
A vállalatok egyre gyakrabban beszélnek teljes körű szállítmánykövetésről, ami általában az áru helyzetét, várható érkezését vagy kézbesítési állapotát jelenti. Ennek azonban a biztonságra is ki kell terjednie.
Nem elég tudni, hol jár az áru. Azt is ismerni kell, hogy az egyes szakaszokban ki felel érte. Az alábbi kérdésekre minden vállalatnak választ kell tudnia adni:
- Ki kapta meg a fuvarmegbízást?
- Ki végzi ténylegesen a szállítást?
- Bekapcsolódott-e alvállalkozó a folyamatba?
- Megváltozott-e a sofőr vagy a jármű?
- Minden érintett fél megkapta-e a biztonsági előírásokat?
Ha ezekre a kérdésekre nincs egyértelmű válasz, akkor a térképen mozgó nyomkövetési pont csak részleges képet ad a szállítmány helyzetéről.
Nem az alvállalkozás a veszély, hanem az ellenőrzés elvesztése
A valódi veszélyt a felügyelet nélkül működő alvállalkozói lánc jelenti. A rakománytulajdonosoknak, a logisztikai szolgáltatóknak, a szállítmányozóknak és a fuvarozóknak ezért a partnerek ellenőrzését és kezelését biztonsági stratégiájuk egyik alapvető elemének kell tekinteniük.
Az áru védelmére vonatkozó követelményeknek akkor is érvényesülniük kell, ha a szállítást nem a közvetlen szerződéses partner, hanem az általa jóváhagyott alvállalkozó végzi.
Minden vállalatnak, amely másra bízza az áruját, fel kell tennie magának egy egyszerű kérdést:
Tudom-e, hogy ma ki fuvarozza ténylegesen az árumat?
Ha erre nem adható egyértelmű válasz, akkor olyan hiányosság van a folyamatban, amelyet sürgősen meg kell szüntetni.
Ez a cikk egy nyilvános sorozat része, amely a lopások egyre súlyosbodó problémáját és a fuvarozási ágazat biztonságát vizsgálja. A sorozat bemutatja, hogyan működnek a bűnözői csoportok, és mit tehetnek a vállalatok áruik és sofőrjeik védelmében. A sorozat valamennyi cikke megtalálható a #TransportSecurityInsights címke alatt.
