- Sürgető helyzetekben is be kell iktatni legalább egy újabb ellenőrzési lépést a fuvarozó vizsgálatához.
- A későbbre ígért dokumentumok, a kizárólagos telefonos egyeztetés és az ellenőrzött csatornák megkerülése egyaránt figyelmeztető jel.
- Ha változik a sofőr, a jármű, az alvállalkozó vagy a lerakóhely címe, az új információt ismételten meg kell erősíteni.
- A hosszú, a gyakorlatban nem használt eljárások helyett rövid, a mindennapokban is alkalmazható ellenőrzőlistára van szükség.
- A Rock Trans Spedition a fuvarozókat az ellenőrzött platformprofiljukon feltüntetett elérhetőségeken keresi.
- A Trans.eu által képviselt „kiadás előtt ellenőrizni” elv azt jelenti, hogy a platform vizsgálatai nem helyettesítik a saját ellenőrzést a fuvar kiadása előtt.
Az Európai Közúti Fuvarozási Intézet (EITD) és a Trans.eu közös, „Rakománybiztonság és fuvarozási csalások a negyedik negyedév csúcsszezonjában” című webináriumán a szakértők arra hívták fel a figyelmet, hogy a megnövekedett forgalom ideális terepet teremt a kapkodásból fakadó hibákhoz.
Az XBS Logistics szakértője, Agnieszka Wojnowska szerint gyakori hiba, hogy a vállalatok ellenőrzés nélkül fogadnak el módosításokat, és nem vizsgálják meg, ki hagyta jóvá azokat. Ha másik sofőr, jármű, alvállalkozó vagy lerakócím jelenik meg a folyamatban, meg kell állni, és újra ellenőrizni kell az adatokat.
Bármilyen változás történik – legyen szó a sofőrről, a járműről, az alvállalkozóról vagy a lerakóhelyről –, mindent ismét meg kell erősíteni. Ez az apró lépés akár egy teljes rakomány elvesztésétől is megóvhatja a vállalatot – hangsúlyozta Wojnowska.
Nagy megrendelési volumen mellett egy ilyen eltérés könnyen hétköznapi operatív módosításnak tűnhet. Éppen ezért ilyenkor a legkisebb változásokat sem szabad automatikusan elfogadni.
„A dokumentumokat később küldöm” – ez az első figyelmeztető jel
Małgorzata Łazowska, a Senior Security Consulting Poland munkatársa ismertette a leggyakoribb kockázati jeleket. Az első ilyen jel a kapkodás. Példaként egy olyan fuvarozót említett, aki telefonon jelentkezik, azonnal elérhető kamiont ígér, azt mondja, hogy 30 percen belül a helyszínre ér, a szükséges dokumentumokat pedig csak később küldi meg.
Ha valaki azt mondja, hogy van egy szabad kamionja, fél órán belül ott lesz, a dokumentumokat pedig később küldi, azonnal gyanakodni kell. Először a dokumentumokat kell ellenőrizni, és csak utána szabad kiadni a fuvarmegbízást – tanácsolta Łazowska.
Vagyis a sürgősség soha nem írhatja felül az ellenőrzési folyamatot.
Mindent telefonon intéznének? Ez újabb figyelmeztető jel
Kockázatos lehet az is, ha a partner a fuvar teljes egyeztetését telefonon akarja lebonyolítani. Łazowska egy olyan esetet említett, amikor valaki azért telefonált, mert látta a fuvarajánlatot a platformon, több kamionnal is rendelkezik, és azonnal várja a megbízást. A telefon természetesen továbbra is nélkülözhetetlen eszköz a fuvarozásban, a fontos adatokat és dokumentumokat azonban másik csatornán is meg kell erősíteni.
A telefonos egyeztetés mindennapi munkánk része, de kizárólag telefonon semmit sem szabad véglegesíteni. Előbb a dokumentumokat és a szerződő partnert kell ellenőrizni – mondta Łazowska.
További gyanús körülmény, ha valaki a platform elhagyására próbálja rávenni a partnert, vagy nyilvános e-mail-szolgáltatóhoz tartozó címről jelentkezik.
A szakértő szerint a Gmail- vagy Yahoo-cím önmagában még nem bizonyít csalást, hiszen sok kisebb vállalkozás használ ilyen elérhetőséget. Az ilyen esetekben azonban további ellenőrzésre van szükség, nem pedig automatikus bizalomra.
Ne gépelje be újra az elérhetőséget – használja az ellenőrzött profilt
Elena Ladariu, a romániai Rock Trans Spedition munkatársa bemutatta, milyen belső szabályokkal csökkentik a kockázatokat. Ha egy fuvarozó ellenőrzött profilján konkrét e-mail-cím szerepel, a munkatársak ezt az elérhetőséget másolják ki, és erre küldik a megbízást. Ugyanez vonatkozik a telefonhívásokra is: mindig a hitelesített felhasználóhoz tartozó, a platformon feltüntetett számot használják.
Ladariu elmondta, hogy ha a platformon egy meghatározott e-mail-cím szerepel, kizárólag azt használják. Telefonon is csak a platformon rögzített számot hívják. Aki másik számról telefonál, és azt állítja, hogy ugyanazt a vállalatot képviseli, nem tekinthető automatikusan hivatalos kapcsolattartónak.
A Rock Trans Spedition további saját szűrőket is alkalmaz. Ladariu elmondása szerint csak olyan fuvarozókkal dolgoznak, amelyek jelen vannak az általuk használt platformokon, és legalább egyéves platformtörténettel rendelkeznek. Azt is megnézik, hogy a fuvarozó teljesített-e már korábban fuvarokat más partnereknek. Ezek a Rock Trans Spedition belső szabályai, nem általános piaci előírások.
A szigorúbb megközelítést egy korábbi eset indokolta. Egy olyan fuvarozó, amely körülbelül öt hónapja volt aktív a platformon, felrakott egy raklap bort, amely később nem érkezett meg a rendeltetési helyére. A vállalat ezt követően elérhetetlenné vált.
Megváltozott a lerakócím? A sofőr előbb telefonáljon
A Rock Trans Spedition a lerakási cím módosítását is szigorú szabályhoz köti. Ladariu szerint új utasítást kizárólag a fuvarozó cég adhat a sofőrnek. Nem engedik, hogy az ügyfél közvetlenül a gépkocsivezetővel egyeztessen az új lerakóhelyről.
Ha másik címet kap, először hívjon fel minket. Megerősítés nélkül ne hajtson egy másik lerakóhelyre – mondta Ladariu.
Ezzel azt akarják megakadályozni, hogy csalók az ügyfél vagy a fuvarszervező nevében járjanak el, és egy másik helyszínre irányítsák át a kamiont.
A rövid ellenőrzőlista többet ér a gyakorlatban nem használt szabályzatnál
Łazowska szerint az egyik legnagyobb gyenge pont, ha nincs világosan meghatározva, hogyan kell ellenőrizni a fuvarozókat. Egy többoldalas, ritkán elővett eljárásrend helyett olyan egyszerű ellenőrzőlistát javasol, amelyet a szállítmányozók a napi munkában is ténylegesen alkalmaznak.
Nincs szükség több tucat oldalnyi szabályzatra. Egy rövid, egyértelmű ellenőrzőlista kell, amelyet minden szállítmányozó alkalmazni tud a fuvarozó ellenőrzésekor – fogalmazott Łazowska.
A webinárium többi résztvevője is hasonlóan vélekedett.
Wojnowska olyan listát tartana hasznosnak, amely kitér az üzleti partnerre, a sofőrre és a járműre, továbbá előírja a szokatlan módosítások megerősítését egy második kommunikációs csatornán.
Ladariu emellett a fokozatos bevezetést javasolta.
Szánjanak öt percet a fuvarozó ellenőrzésére, majd lépésről lépésre vezessék be a védelmi intézkedéseket. Nem kell egyszerre száz dolgot megvalósítani – tanácsolta a Rock Trans Spedition képviselője.
A kérdés tehát nem pusztán az, hogy létezik-e szabályzat. Legalább ilyen fontos a különbség a leírt eljárás és aközött, amit a munkatársak a gyakorlatban valóban elvégeznek.
A platform a vállalatot ellenőrzi, a későbbi szándékait azonban nem
Piotr Sobala, a Trans.eu termékbiztonságért felelős területi vezetője a „kiadás előtt ellenőrizni” elvben foglalta össze a legfontosabb ajánlásokat.
Nem feltételezhetjük, hogy valaki más már mindent elvégzett helyettünk. A vállalatokat a platformhoz való csatlakozás előtt ellenőrzik, de azt senki sem tudja előre garantálni, hogy később milyen szándékkal járnak el – mondta Sobala.
A platform többek között dokumentumokat, engedélyeket és biztosításokat vizsgálhat. Arra azonban nem tud garanciát adni, hogy egy valódi vállalat fiókját később nem veszik át illetéktelenek. Ezért egy korábban elvégzett partnerellenőrzés nem teszi feleslegessé az újabb vizsgálatokat.
A hagyományos dokumentumellenőrzés továbbra is alapvető, de a csapatoknak akkor is reagálniuk kell, ha egy ismert partner hirtelen megváltoztatja a viselkedését. Ilyen lehet például, ha másik csatornára akarja átterelni a kommunikációt, vagy egyéb módon eltér a megszokott együttműködési rendtől.
Nagy értékű rakományoknál az alapszabály legyen az, hogy ismert partnerekkel dolgozunk, és minden jelentős vagy szokatlan változást újra ellenőrzünk – mondta Sobala.
Néhány perc ellenőrzés megakadályozhatja a rakomány elvesztését
A beszélgetés végső tanulsága egyértelmű volt: a sürgős operatív feladatok nem járhatnak a biztonsági követelmények feladásával. A csúcsszezonban különösen csábító lehet elfogadni egy olyan fuvarozó ajánlatát, aki azonnal elérhető kamiont ígér. A csalók számára azonban éppen ez a kapkodó helyzet kínálja a legjobb lehetőséget.
Ha tehát valaki azt mondja, hogy 30 percen belül kamiont küld, a következő lépés ne az legyen, hogy még gyorsabban kiküldik a megbízást. Előbb végig kell menni az ellenőrzőlistán: meg kell vizsgálni a dokumentumokat, az elérhetőségeket, a partner előzményeit és minden szokatlan módosítást.
A webinárium résztvevői szerint a biztonság javítása nem feltétlenül igényel drága rendszert. Kezdődhet néhány egyszerű szabállyal is, amelyeket a vállalat minden nap következetesen alkalmaz.
