DeCA obbligatorio in Spagna dal 5 ottobre: cosa devono sapere i trasportatori

Sulla base delle indicazioni ufficiali e delle FAQ pubblicate dal ministero spagnolo dei Trasporti, questa guida chiarisce quali operazioni rientreranno nell’obbligo, a chi spetteranno gli adempimenti e come dovranno prepararsi i vettori prima dell’entrata in vigore delle nuove regole.

La digitalizzazione non modificherà la ripartizione delle responsabilità tra le parti. Il cambiamento riguarderà soprattutto il formato: dalla data stabilita il documento dovrà essere elettronico, rispettare i requisiti tecnici previsti e risultare disponibile in caso di controllo su strada.

Che cos’è il DeCA?

Il DeCA è il documento elettronico utilizzato per il controllo amministrativo di determinate operazioni di trasporto pubblico di merci effettuate sulle strade spagnole.

L’obbligo deriva dall’articolo 222 del regio decreto n. 1211/1990 e dall’ordinanza FOM/2861/2012. La legge 9/2025 sulla mobilità sostenibile ha fissato la scadenza per la digitalizzazione obbligatoria, mentre i requisiti tecnici sono stati definiti nella risoluzione del 5 giugno 2026. Dal 5 ottobre 2026 il documento dovrà essere emesso in formato digitale.

Quali trasporti saranno interessati?

Il DeCA sarà necessario per:

• i trasporti nazionali effettuati all’interno del territorio spagnolo;
• le operazioni di cabotaggio svolte in Spagna.

Il documento non sarà invece richiesto per:

• i trasporti internazionali che attraversano soltanto parte del territorio spagnolo;
• i trasporti privati accessori svolti per esigenze proprie dell’impresa.

Per i trasporti internazionali continueranno ad applicarsi i documenti previsti dalle convenzioni pertinenti.

I vettori polacchi dovranno utilizzare il DeCA?

Sì, quando effettuano operazioni di cabotaggio in Spagna.

Un’impresa polacca che trasporta merci verso la Spagna nell’ambito di un servizio internazionale non dovrà predisporre il DeCA per quella tratta. Se, dopo lo scarico, effettua un trasporto tra due località spagnole, quest’ultima operazione sarà però considerata cabotaggio.

Per questo trasporto sarà quindi necessario un documento DeCA elettronico.

Dal 5 ottobre diventerà obbligatoria anche l’eCMR?

No.

Il ministero spagnolo considera distinti i due documenti. Il DeCA si applica ai trasporti nazionali e al cabotaggio, mentre l’eCMR è la versione elettronica della lettera di vettura internazionale.

L’obbligo di utilizzare il DeCA non comporta dunque l’obbligo di adottare l’eCMR.

È previsto un periodo transitorio senza sanzioni?

Non è stato annunciato alcun ulteriore periodo di tolleranza.

La legge sulla mobilità sostenibile ha già previsto una fase transitoria e ha fissato al 5 ottobre 2026 il termine per la digitalizzazione obbligatoria.

Dopo questa data non ci sarà una fase aggiuntiva durante la quale l’assenza del documento digitale sarà esente da sanzioni.

Sarà necessario utilizzare un’applicazione del ministero?

No.

Il DeCA non sarà né un’applicazione né una piattaforma sviluppata dal ministero spagnolo dei Trasporti.

Ogni impresa dovrà:

• utilizzare il proprio sistema;
• affidare la gestione del documento a un fornitore esterno;
• generare un file PDF leggibile;
• rendere il file disponibile in un archivio dal quale possa essere scaricato durante un controllo.

Non sarà quindi necessario caricare ogni documento su un’unica piattaforma governativa.

Il dominio dovrà essere registrato in anticipo?

No.

La risoluzione del 5 giugno 2026 ha eliminato l’obbligo di registrare preventivamente il dominio nel quale saranno conservati i documenti DeCA.

Il sistema DeCA dovrà essere certificato?

No.

Le applicazioni utilizzate per creare e gestire i documenti DeCA non dovranno essere certificate.

Il ministero precisa che queste applicazioni non devono essere confuse con le piattaforme eFTI, soggette a requisiti di certificazione separati.

Chi deve generare il documento?

Le norme non stabiliscono quale soggetto debba creare materialmente il documento.

La responsabilità formale spetta tuttavia ai seguenti soggetti:

• il committente contrattuale;
• il vettore effettivo.

Entrambe le parti devono inoltre assicurarsi che il documento si trovi a bordo del veicolo o sia accessibile al conducente. Il committente contrattuale può evitare la responsabilità per l’assenza del documento se dimostra di averlo emesso.

Come funziona la responsabilità nella subvezione?

In caso di subvezione, la responsabilità per il DeCA ricade su:

• il vettore effettivo che esegue materialmente il trasporto;
• il committente contrattuale che ha affidato direttamente il trasporto al vettore effettivo.

Se il vettore A affida il trasporto al vettore B:

• il vettore B è il vettore effettivo;
• il vettore A assume il ruolo di committente contrattuale.

Ai fini del DeCA rilevano quindi l’ultimo vettore della catena e l’impresa che gli ha affidato direttamente il trasporto.

Quali dati deve contenere il documento?

Come minimo, il DeCA dovrà riportare:

• il nome o la ragione sociale, il codice fiscale e l’indirizzo del committente contrattuale;
• il nome o la ragione sociale e il codice fiscale del vettore effettivo;
• il luogo di partenza e la destinazione della spedizione;
• la tipologia e il peso delle merci;
• gli estremi dell’eventuale autorizzazione necessaria per un trasporto speciale;
• la data del trasporto;
• le targhe della motrice e del rimorchio o del semirimorchio;
• eventuali osservazioni o riserve richieste da una delle parti.

Il committente contrattuale è responsabile dei dati relativi alle parti, ai luoghi di carico e di consegna e alle merci.

Al vettore effettivo spettano invece le informazioni sull’eventuale autorizzazione speciale, sulla data del trasporto e sulle targhe dei veicoli.

Cosa succede se il veicolo cambia durante il viaggio?

La sostituzione deve essere registrata nel DeCA.

Sono possibili due modalità:

• aggiornare il PDF esistente con i nuovi dati, indicare il motivo della modifica, mantenere le informazioni precedenti e contrassegnarle chiaramente come non più valide;
• creare un nuovo PDF con l’intero set di dati aggiornato.

Se si modifica il documento esistente, il relativo indirizzo web e il codice QR resteranno invariati.

Se viene creato un nuovo file, cambieranno sia l’indirizzo sia il codice QR. In questo caso sarà necessario conservare la versione precedente, così da mantenere la cronologia completa delle modifiche.

Il conducente dovrà ricevere il documento modificato o il nuovo file.

Un solo DeCA può comprendere più spedizioni?

Sì.

Lo stesso documento può coprire più operazioni di carico o scarico, purché per tutte siano coinvolte le medesime parti:

• il committente contrattuale;
• il vettore effettivo.

I dati di ogni singola spedizione devono essere identificati senza ambiguità.

L’ordine con cui le spedizioni vengono inserite nel documento non deve necessariamente corrispondere alla sequenza effettiva delle operazioni.

Il DeCA deve essere firmato?

No.

Il documento sarà valido anche senza firma.

Le parti potranno comunque scegliere di utilizzare una firma elettronica. Sono ammesse:

• la firma elettronica avanzata;
• la firma elettronica qualificata.

Una firma avanzata può basarsi, tra gli altri strumenti, su una password monouso o su dati biometrici collegati sia alla persona sia al documento.

È possibile utilizzare un modello CMR per il DeCA?

Sì, il documento può avere un’impostazione grafica simile a quella di una CMR, ma ciò non modifica la natura giuridica del trasporto.

Le norme consentono di utilizzare modelli basati su altri documenti di trasporto, purché contengano tutte le informazioni richieste per il DeCA.

Il documento deve distinguere chiaramente tra committente contrattuale e vettore effettivo.

L’utilizzo di un modulo in stile CMR per un trasporto nazionale non significa che il viaggio sia effettuato ai sensi della Convenzione CMR.

Come gestire il trasporto di merci pericolose?

Per il trasporto di merci pericolose sono previsti due documenti distinti:

• il documento di trasporto richiesto dall’ADR;
• il documento DeCA.

I due documenti possono essere emessi separatamente oppure riuniti in un unico file.

In caso di documento unificato, il file dovrà:

• contenere tutte le informazioni richieste per il DeCA;
• rispettare i requisiti tecnici stabiliti dalla risoluzione del 5 giugno 2026;
• identificare chiaramente il committente contrattuale e il vettore effettivo;
• essere emesso in formato elettronico.

La firma non sarà obbligatoria.

Cosa deve avere a disposizione il conducente?

Il conducente deve poter accedere al documento elettronico aggiornato relativo al trasporto in corso.

Il file deve essere disponibile in un formato che consenta alle autorità di controllo di visualizzarlo o scaricarlo durante un’ispezione.

Se i dati cambiano durante il viaggio, il conducente deve ricevere la versione aggiornata.

Checklist per i vettori polacchi

Prima di effettuare un trasporto nazionale o un’operazione di cabotaggio in Spagna, i vettori dovrebbero verificare:

• se l’operazione rientra nell’obbligo DeCA;
• quale soggetto assume il ruolo di committente contrattuale;
• quale impresa è il vettore effettivo;
• chi sarà incaricato di generare il documento;
• se il file contiene tutte le informazioni obbligatorie;
• se le targhe della motrice e del rimorchio sono corrette;
• se il conducente può accedere al documento durante il viaggio;
• se l’impresa dispone di una procedura per aggiornare i dati;
• se viene conservata la cronologia completa delle modifiche;
• se il documento può essere scaricato o visualizzato durante un controllo.

Creare un PDF, da solo, non è sufficiente. Il documento deve essere aggiornato, accessibile per tutta la durata del viaggio e indicare con precisione i soggetti responsabili dell’esecuzione del trasporto.