Le maggiori sfide nel trasporto internazionale non dipendono solo dalla logistica, ma dalla moltitudine di normative e dalla complessa documentazione richiesta per svolgere le operazioni di trasporto. L’elenco delle normative che un vettore dovrebbe conoscere è spesso molto più lungo di quello che si applica a un imprenditore che fornisce servizi in settori come l’edilizia o il commercio.
I vettori sono soggetti non solo alla Convenzione CMR, ma anche alle leggi nazionali sui trasporti, ai regolamenti UE e a rigide norme doganali e fiscali, oltre a quelle relative al cabotaggio. A ciò si aggiungono requisiti legati all’orario di lavoro dei conducenti e al loro impiego, nonché la documentazione necessaria durante i controlli.
Le normative complesse sono solo una faccia della medaglia. Altrettanto importanti sono le clausole incluse nell’ordine di trasporto, che costituiscono la base del rapporto con il committente.
Ordine di trasporto – a cosa prestare attenzione?
Nel trasporto, il tempo è una risorsa scarsa, che si scontra brutalmente con il crescente volume dei contratti. Un ordine di una sola pagina spesso è solo una trappola – firmarlo significa accettare incondizionatamente ampie condizioni generali nascoste sul sito web del committente.
L’ordine più articolato con cui mi sia capitato di lavorare aveva oltre 100 punti distribuiti su sette pagine A4 e somigliava più a un contratto di mutuo che a un documento di trasporto. Le difficoltà sono aggravate dalla barriera linguistica e dal complicato “burocratese” legale.
Comprendere contratti esteri è reso ancora più difficile dal fatto che l’inglese non è ampiamente utilizzato in tutti i mercati. Un esempio perfetto è la Francia, dove non conoscere la lingua locale può diventare un reale rischio legale.
Documentazione e recupero crediti
Per le attività di recupero crediti non conta soltanto che il trasporto sia stato eseguito correttamente. Calcolare correttamente il termine di pagamento richiede la consegna di un set completo di documenti in linea con le indicazioni dell’ordine. Non conoscere questi dettagli è la causa più comune dei ritardi nei bonifici.
Prima della scadenza del pagamento, le azioni si concentrano sulla verifica dell’ordine, nonché sull’individuazione e l’integrazione della documentazione mancante necessaria per eseguire il contratto. Il termine per saldare le obbligazioni finanziarie decorre dal momento in cui viene consegnato il set completo di documenti. La loro assenza blocca formalmente la possibilità di perseguire i crediti e applicare sanzioni.
Documenti richiesti più frequentemente
La maggior parte degli ordini di trasporto richiede al vettore di fornire un set completo di documenti originali – la fattura, la CMR e l’ordine di trasporto – con particolare attenzione alla leggibilità di date, firme e alla corretta compilazione dei campi chiave. A seconda del mercato servito, è inoltre necessario allegare la documentazione locale.
In Germania si tratta del Lieferschein (prova di consegna) e del Palettenschein (ricevuta pallet, richiesta indipendentemente da eventuali clausole sullo scambio pallet); in Francia, dell’Attestation de paiement (certificato di pagamento); e nei Paesi dell’ex blocco orientale, del certificato di residenza fiscale CFR-1. Nel caso di trasporti al di fuori dell’UE, è inoltre necessario fornire la documentazione doganale completa, inclusi i documenti EX, T1 o e-dec.
Come evitare il problema?
La chiave per pagamenti puntuali è la consegna della documentazione. La nostra esperienza mostra che il committente raramente ti informa di eventuali mancanze, perché qualsiasi ritardo nelle formalità posticipa la data del bonifico.
Una buona pratica è verificare con la controparte la completezza dei documenti qualche giorno dopo averli inviati. Questo ti aiuterà a evitare spiacevoli sorprese, come una richiesta improvvisa di una fattura in doppia valuta e un’ulteriore proroga di 60 giorni del termine di pagamento.
È inoltre molto importante che, grazie a una normativa adeguata, i costi di recupero crediti possano essere addebitati al debitore, garantendo alle aziende sicurezza finanziaria senza oneri aggiuntivi.
