Kiekviena įmonė, vykdydama savo verslo veiklą, sukuria nemažai dokumentų. Nepatogumai su jų archyvavimu, rankinis duomenų įrašymas ir rizika, susijusi su klaidomis – tai priežastys, dėl kurių verta bendrauti su partneriais per Elektroninį Duomenų Apsikeitimą (EDI, Electronic Data Interchange). EDI yra vienas iš skaitmeninių technologijų, be kurios veiksmingas veikimas transporte ir logistikoje netrukus gali būti neįmanomas.
Skaitmeninė technologija dominuoja transporto ir logistikos sektoriuje. Įmonių verslo kontaktai grindžiami nuolatine informacijos kaita. Nors veiklos reorganizavimas, remiantis IT sprendimais ne visada yra paprastas dalykas, tačiau yra žinoma, kad technologijų įgyvendinimo tempas į tiekimo grandį nuspręs, kurios įmonės klestės o kurios ne.
Pagerinta bendrovės padėtis
EDI gali žymiai pagerinti bendrovės padėtį verslo partnerių atžvilgiu ir žymiai sumažinti išlaidas, patirtas dėl korespondencijos.
– Prieš kurį laiką EDI sistema buvo įvesta į skaitmeninę tiekimo grandį. Šie tarpkompiuteriniai informacijos mainų tinklai naudoja įprastus elektroninius formatus siekiant sumažinti biurų tarnybų išlaidas, kai užsakymai, sąskaitos faktūros ir kiti dokumentai yra kuriami, siunčiami arba pasirašomi verslo partnerių – sako Artūras Jidkovas, taikomųjų programų AsstrA AssociatedTraffic direktorius.
Kitas žingsnis turėtų būti elektroninių sandorių analizė, kurie gali būti saugomi naudojant naujus duomenų rinkimo metodus ir kompleksinius sprendimus iš IT srities bei taip vadinamosios Big Data.
– Šio tipo analizė gali būti labai naudinga verslo sprendimams priimti, tiekimo grandinei valdyti ir bendradarbiaujant su kitomis įmonėmis – teigia Artūras Jidkovas.
Duomenų ir duomenų bazių perdavimas
EDI tai nieko kito, kaip vienos organizacijos elektroninis struktūrizuotų duomenų ar kitų dokumentų iš kompiuterio programos ar duomenų bazės perdavimas į kitos organizacijos duomenų bazę.
Veikia elektroniniu paštu, nepriklausomai nuo naudojamos aparatūros ir programinės įrangos veikimo principo. Tai daroma tokia forma, kuri atitinka duomenų perdavimo standartus (vienoda visose pramonės šakose, visose šalyse).
Pagrindiniai Elektroninių duomenų apsikeitimo elementai: elektroninė sąskaita-faktūra, apskaitos apyvartos dokumentų kontrolė, tiekimo tinklų valdymas, interneto portalas.
Logistinių įmonių aptarnavimo sistemų reikalavimas
Tarp metodų labai svarbus dalykas pvz. elektroninis parašas. EDI tampa vis populiaresnis dėl jo svarbių privalumų, įskaitant labai trumpą duomenų keitimosi laiką, klaidų panaikinimą įvedant duomenis rankiniu būdu, informacijos duomenų tvarkymo metų paskirties organizacijoje vėlavimo panaikinimą, užsakymų ir sąskaitų faktūrų išrašymo automatizavimą. Tokiu būdu yra mažesnės biuro sąnaudos, be to, geresnė perduodamų dokumentų ir gabenimo procesų kontrolė.
Turėti galimybę tai yra vienas dalykas, kad apsikeitimas būtų tinkamas reikia visų pirma noro. Kokios sąlygos turi būti atliktos tam, kad naujai įdiegta EDI sistema logistikos įmonėje veiktų sklandžiai su esamomis IT aplikacijomis?
Jaroslavas Olševskis, Sente Informacinės Sistemos architektas pabrėžia, kad šiais laikais elektroninių dokumentų mainai ne naujovė, bet logistinių firmų aptarnavimo sistemų reikalavimas.
– Duomenų mainai tarp ERP ir logistikos įmonių remiasi mikroservisais. Dėl tokių sprendimų laiškų spausdinimas, etikečių ir dokumentų kurjeriui paruošimas visiškai atitinka ERP sistemą. Šie sprendimai leidžia sutaupyti vertingiausių įmonės darbuotojų t. y. logistikos darbuotojų laiką, kurie galės sutelkti dėmesį į kitus uždavinius – sako J. Olševskis.
Galimybė konvertuoti išsiųstus ir gautus duomenis
Norint įdiegti EDI reikalaujama iš partnerių parengti atitinkamą kompiuterių programinę įrangą, per kurią yra galimybė bendradarbiauti taikomomis versle administravimo programomis (pvz., skaičiuoklėmis arba gamybos proceso aptarnavimo sistema, tiekimu).
Kalbama apie galimybę konvertuoti išsiųstus ir gautus duomenis, kuri iš vienos pusės remiasi pranešimų paruošimu EDI standartiniam formatui, o iš kitos pusės patikslinimu ar gauti pranešimai atitinka programinės įrangos poreikius, ryšio linijų aptarnavimas; dokumentų apyvartos tvarkymas, kurio taikymo sritis priklauso nuo programinės įrangos ir apima pvz. dokumentų archyvavimą, duomenų suspaudimą, pranešimų sujungimą ir dalijimą.
EDI nereikalauja rankinio duomenų tvarkymo aptarnaujant užsakymus, o vėliau sąskaitų išrašymo arba prekių išsiuntimo.
Sąnaudos sumažintos net 90 proc.
Atskirų sandorių paslaugų sąnaudos gali sumažėti net apie 90 proc. Sumažėja taip pat techninės priežiūros išlaidos. Akivaizdus privalumas yra pakartotinio duomenų įvedimo būtinumo mažinimas, kuris leidžia sutaupyti laiko ir pašalinti klaidų atsiradimą.
Tinkamai konfigūruota EDI sistema leidžia procesui nuo užsakymo pateikimo iki sąskaitos-faktūros gavimo trukti iki keliasdešimt sekundžių, kas suteikia galimybę tiesiogiai reaguoti į rinkos poreikius.
Yra privalumų, tačiau yra ir trūkumų. Viena iš svarbių grėsmių yra perduodamų duomenų saugumas, kadangi perduodama slapta informacija gali patekti į blogas rankas. Vartotojai taip pat atkreipia dėmesį į pradines išlaidas, pradiniam etapo įgyvendinimui reikalingų didesnių piniginių sąnaudų.