Zanim wdrożysz TMS: Co warunkuje efektywne wykorzystanie TMS-a w firmie – operacyjne zaplecze TMS-a – cz. 1

Niektóre firmy w ramach dobrych praktyk i mając „na pokładzie” TMS’a, oferują swoim Klientom przewóz ich własnych towarów/produktów na bazie oddzielnej umowy. Jest to stosunkowe proste zadanie, gdyż ładunki Klientów można włączać w proces planowania tras wykorzystując zewnętrzną infrastrukturę transportową firmy. Staje się ona wtedy quasi-operatorem logistycznym Klienta, co przekłada się na wiele zalet i korzyści: dodatkowo redukujemy własne koszty transportu i koszty transportu Klientów, przywiązujemy do firmy Klientów (retention activity), a także outsourcingowych przewoźników, oferując im lepsze niż na rynku stawki transportowe.

Z punktu widzenia Klienta dobra realizacja dostaw (zamówień) to właściwie spełnienie 5-ciu wymagań – są to dostawy: bez błędów rodzajowych (dostałem towar, który zamawiałem), bez błędów ilościowych (dostałem tyle ile zamawiałem), bez uszkodzeń (dotyczy samego produktu jak i jego opakowania), z dokumentami wymaganymi przez przepisy i bez opóźnień. Zwłaszcza to ostatnie wymaganie jest wymieniane przez Klientów jako najważniejsze w kryteriach oceny jakości dostaw i ogólnie, obsługi Klienta – wiele badań satysfakcji Klienta to potwierdza.

Oczywiście TMS wspomaga i umożliwia spełnienie warunku „dostawa na czas”, ale pamiętajmy, że dystrybucja jest ostatnim elementem łańcucha logistycznego w firmie. Chcąc więc optymalnie korzystać ze wszystkich zalet i funkcji TMS’a, powinniśmy być pewni, że jego zaplecze operacyjne działa efektywnie. Praktycznie oznacza to nic innego, jak dostarczenie na „wejście TMS’a” właściwych zleceń transportowych we właściwym czasie.

W każdej firmie komercyjnej mamy wiele aktywności, które decydują w sposób pośredni lub bezpośredni o procesach przetwarzania zamówień, a tym samym o jakość dostaw ocenianych według ww. kryteriów. Z punktu widzenia efektywności wykorzystania TMS-a kluczowe znaczenie ma maksymalna redukcja opóźnień, które powstają w działaniach firmy poprzedzających robocze wykorzystanie TMS-a.

Praktyka pokazuje, że najwięcej opóźnień powstaje w procesach przetwarzania zamówień (zleceń), a największy wpływ na te opóźnienia mają: występowania braków magazynowych, czyli Dostępność Produktów (towaru) do Sprzedaży (konsumpcji) i 2) kompletacja zamówień. Dostępność Produktów do Sprzedaży (DP Dostępność Produktów, ang. – product availability) to ocena jakości planowania i zarządzania zapasami magazynowymi w danym okresie rozliczeniowym. Wskaźnik ten możemy mierzyć na dwa sposoby ( patrz Rys. 1.)

Wskaźnik DP1 mierzymy w stosunku do ilości linii SKU sprzedanych (LiZam_Sprzed.), a DP2 mierzymy w stosunku do ilości linii SKU, które zamierzaliśmy sprzedać (LiZam_Sprzed. + LiZam_Braki).

Należy zauważyć, że w przypadku metody DP1 możemy uzyskać wynik ujemny, gdy ilość linii z brakami magazynowymi (LiZam_Braki) jest większa od ilości linii sprzedanych (LiZam_Sprzed) – może to być sygnał do natychmiastowego uzupełnienia zapasów produktów z ujemnym DP – patrz przykłady 1 i 2. Wskaźnik DP zależy także od ilościowej spójności między stanem widocznym w systemie IT a jego stanem fizycznym na półce/regale w magazynie. Najczęściej różnice inwentaryzacyjne – na plus lub minus – są wykrywane są w momencie realizacji/kompletacji zamówień. Poglądowa interpretacja np. DP 97% jest prosta: na 100 zamówień zarejestrowanych do realizacji, tylko 3 zostały dostarczone do Klientów z brakami magazynowymi.

W praktyce dążymy do utrzymania wskaźnika DP na trzech poziomach: 97% dla produktów zyskownych i szybko rotujących, 95% dla produktów mniej zyskownych i wolno rotujących, a poniżej 95%, dla produktów często nazywanych muzealnymi, czyli bardzo wolno rotujących i często nierentownych. Takie podejście pozwala znaleźć optymalną równowagę między Dostępnością Produktów do sprzedaży a wartością zapasu magazynowego, znaczącego składnika kapitału obrotowego firmy.

Każdy brak magazynowy powoduje uruchomienie procedur ich obsługi, które w większości są skomplikowane, czasochłonne i kosztowne, bo angażują dodatkowe zasoby firmy (na pewno ze Sprzedaży, Finansów i Logistyki). Obserwacja wskaźników DP na poziomie SKU i tendencji ich zmian w czasie pozwala uruchamiać odpowiednie akcje, umożliwiające minimalizację skutków występowania braków magazynowych.

Możemy działać dwutorowo:

1. Zapobiegawczo tzn. wdrażając Systemy Zarządzania Zapasami (Inventory Control Systems), które optymalizują zakupy produktów na magazyn (odnawiają zapasy) między innymi na bazie przyjętych wskaźników DP; wprowadzając Raporty Wczesnego Ostrzegania, które sygnalizują wystąpienie braków w najbliższej przyszłości np. po okresie tzw. lead time, tj. po okresie realizacji zamówienia zakupu na magazyn, czyli np. za 3 tygodnie (czas lead time dla lokalnych dostawców nie powinien przekroczyć 3-ech tygodni); redukując/eliminując Różnice Inwentaryzacyjne poprzez organizowanie inwentaryzacji cyklicznych oraz wprowadzając procedury redukujące/eliminujące błędy w procesach przychodów i rozchodów;

2. Programowo – kiedy braki występują mimo działań zapobiegawczych. Uruchamiamy wtedy działania automatyczne, według algorytmów wbudowanych w system realizacji zamówień – nie generujemy w tym przypadku opóźnień, tak jak to ma miejsce w przypadku uruchomienia obsługi braków według procedur, które zawierają czynności zarządzania ręcznego.

W praktyce najczęściej korzysta się z dwóch rozwiązań: program wymienienia zamówiony produkt na jego najbliższy zamiennik (oczywiście jeśli Klient „odhaczy” w zamówieniu pole wyboru „Zgoda na substytuty”) lub zapamiętujemy w systemie braki w zamówieniu Klienta, ich ilość i cenę, generujemy komunikat na jednym z dokumentów wysyłkowych, że braki zostaną dołączone do kolejnego zamówienia, jeśli tylko pojawią się w magazynie i korygujemy wartość faktury o wartość braków. Wszystko to dzieje się w trakcie bilingu zamówienia. Zapamiętane braki są automatycznie usuwane z systemu po określonym czasie. Również Klient może zrezygnować z ich dosyłki w każdym momencie.

Część druga artykułu za tydzień 17.12.2018

 Fot: pixabay.com