Jak zoptymalizować koszty pracownicze za pomocą ewidencji czasu pracy kierowców?

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników wskazuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. § 6 tego rozporządzenia określa, że:

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”.

Ewidencja ta informuje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy wszystkich pracowników, niezależnie od tego, na jakiej podstawie są zatrudnieni. A zatem oznacza to, że stosowny rejestr prowadzi się dla osób wykonujących swoje obowiązki nie tylko w ramach umowy o pracę, ale również powołania, mianowania, czy wyboru. Ewidencji podlega także czas pracy kierowców z umowami cywilnoprawnymi, co wynika bezpośrednio z art. 26d ustawy o czasie pracy kierowców.

Ewidencja czasu pracy kierowców – rejestr czasu pracy

Odnosząc obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy do kierowców zawodowych, którzy wykonują przejazdy samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, musimy sięgnąć natomiast do ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Art. 25 ust. 1 tej ustawy określa, w jakiej formie pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji. Przepisy wskazują na:

1. Zapisy na wykresówkach

2. Wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego

3. Pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego

4. Inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności

5. Rejestr opracowany na podstawie dokumentów, o których mowa w punktach 1-4.

Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1 pracodawca przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Na wniosek kierowcy musi on również udostępnić mu tę dokumentację.

Ważne: w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ewidencji podlega jednak czas pracy. 

Czas pracy kierowców

Czasem pracy kierowców, zgodnie z art. 6 tej ustawy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:

– prowadzenie pojazdu,

– załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,

– nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,

– czynności spedycyjne,

– obsługę codzienną pojazdów i przyczep,

– inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,

– niezbędne formalności administracyjne,

– utrzymanie pojazdu w czystości.

Do czasu pracy kierowców wlicza się także czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy i jest gotowy do wykonywania swoich obowiązków. Sytuacja taka zachodzi podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.

Za czas pracy kierowców przepisy uznają ponadto przerwę w pracy trwającą 15 minut. Pracodawca jest zobowiązany do jej wprowadzenia, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin.

Prowadzenie rejestru czasu pracy

Wspomniany powyżej art. 25 daje w tym miejscu pracodawcy dowolność. Za najwygodniejszą, a przy tym najmniej czasochłonną metodę ewidencjonowania można uznać dane gromadzone z wykresówek oraz wydruki i pliki pobierane z kart czasu pracy kierowców i tachografów (tzw. dane źródłowe). Jest to oczywiście sposób poprawny, jednak nie do końca rekomendowany przez osoby specjalizujące się w prowadzeniu rejestru czasu pracy. Uzyskane tą drogą dane są bowiem niepełne, a ponadto nie zawierają wszystkich informacji o dodatkowych aktywnościach kierowcy.

W szerszej perspektywie większe korzyści daje w tym miejscu pełna ewidencja czasu pracy. Możemy zaliczyć do nich m.in.:

– wiedzę o wszystkich dodatkowych składnikach wynagrodzenia (np. godzinach pracy w porze nocnej, czy godzinach nadliczbowych),

– obowiązek przechowywania danych źródłowych jedynie przez rok (a nie przez 3 lata),

– brak konieczności przechowywania zaświadczeń o dniach wolnych od pracy.

Pracodawca jest w ten sposób w stanie wykazać należne wynagrodzenie wraz ze wszystkimi dodatkowymi składnikami, co może zabezpieczyć go w przypadku powstania roszczeń ze strony pracowników.

Fot. ITD