Jak przygotować dane do poprawnego wykonania raportów: ABC Pareto, XYZ i ABC/M – cz. 1

Zanim zaczniesz czytać artykuł pobierz pliki:

1. Wskazówki korzystania z pliku Raporty_Odniesienie

2. Plik Raporty_Odniesienie

Jak przygotować dane do poprawnego wykonania raportów: ABC Pareto, XYZ i ABC/M

W dostępnych źródłach internetowych możesz łatwo znaleźć, mniej lub bardziej dokładne opisy i prezentacje tworzenia ww. raportów. Jednak niełatwo znajdziesz odpowiedzi na inne ważne pytania: jakie i jakiego rodzaju dane źródłowe „wyciągnąć” z dostępnego systemu informatycznego, w jakim formacie i za jaki okres rozliczeniowy/raportowania. Odpowiedzi są stosunkowo proste:

– na początek powinieneś ustalić, co chcesz analizować – Klientów, Handlowców, indeksy magazynowe (SKU), dostawców, usługodawców itp.
– następnie trzeba wybrać okres (ramy czasowe) raportowania i wyciągnąć z systemu odpowiednie dane zarówno wartościowe jak i ilościowe.

Okres raportowania możesz wybierać dowolnie, ale w praktyce, zwłaszcza komercyjnej, dobrze sprawdzają się raporty generowane co miesiąc za okres ostatnich 3 miesięcy (tzw. rolowanie miesięczne) i według tej zasady tworzymy raporty ABC Pareto i XYZ. Raport ABCM_RKDz jest generowany z kompilacji danych pochodzących z Rachunku Zysków i Strat (RZiSt) i danych źródłowych, które mamy analizować (np. zyskowność poszczególnych SKU), więc oba zbiory danych muszą odnosić się do tego samego okresu. Praktyka pokazuje, że ten okres nie powinien być krótszy niż 6 miesięcy i rolowany miesięcznie.

Zwróć uwagę, że tworzenie raportów na bazie danych wartościowych nie powinno sprawiać problemów – wykorzystujemy bowiem jedną Jednostkę Miar (JM) o nazwie PLZ (lub PLN, czyli złoty) wspólną dla wszystkich SKU w zbiorze danych źródłowych

Nie ma więc żadnych ograniczeń, by analizie poddać cały ten cały zbiór. Sytuacja komplikuje się nieco, gdy chcemy dokonać analizy ilościowej, gdyż poszczególne SKU mają różne JM i różne ich rodzaje – np. jednostki PAL, KPL, OPK, SZT mają charakter skokowy – co przedstawia rysunek „Standardy pakowania ……” – inne jak np. KG, KM, L, M, MB, M2 są jednostkami ciągłymi. Jak zatem analizować dane ilościowe z różnymi rodzajami JM? Nie jest to zadanie szczególnie skomplikowane – można zastosować dwa rozwiązania:

1. Najprostszym i najpopularniejszym sposobem jest wejście z analizami ilościowymi na poziom linii SKU aktywnych/będących w obrocie w wyznaczonym okresie – patrz dane źródłowe w pliku Excela. Liczymy więc ilości linii SKU „użytych” w danym okresie, natomiast nie uczestniczą w analizie wolumeny (wartości ilościowe) JM.

2. W operacjach kompletacji (rozchodów) w magazynie często stosowaną praktyką jest wprowadzenie tzw. Jednostki Pobrań (JP), którą przypisuje się do nazwy JM. W przypadku jednostek skokowych, Jednostką Pobrań (JP) może być każda z Jednostek Miar ze standardu pakowania używanego w firmie. Odwołując się do Przykładu 2 – JP może być np. PUD (PUDełko) – wtedy na liście pobrań zamiast 24 szt. batonów wyświetlają się „2 PUD”. W przypadku jednostek ciągłych wykorzystujemy fakt, że większość dostawców (producentów) dostarcza swoje towary (produkty) w formie „kwantów” tych jednostek np. producent farb dostarcza towar w puszkach o różnej pojemności mierzonej w litrach (np. od 0,25 L do 5 L; JM jest więc SZT – puszka).

Podobnie działają producenci np. blach – dostarczają produkty w arkuszach o standardowych wymiarach (np. arkusz blachy 1,0 x 2,0 m; JM – ARK). Przy tak zdefiniowanych kwantach jednostek skokowych, Jednostką Pobrań może być każda JM, która zapewni efektywną realizację procesu kompletacji – np. dla farby JP może być KAR (karton), ale waga i rozmiar kartonu może być na tyle niewygodny, że tylko opakowanie jednostkowe, czyli puszka z JM – SZT będzie najbardziej odpowiednią JP. W przypadku pozostałych artykułów z Przykładu 2, JP są JM z poziomu opakowane jednostkowego. Praktyka pokazuje, że takie właśnie rozwiązanie jest dość często stosowane.

Dla prawidłowości rozliczeń definiujemy także Podstawową Jednostkę Miar (PJM), przypisując do niej JM i ilość – dla JM skokowych może to być każda JM ze standardu pakowania, – dla jednostek ciągłych, będzie to kwant JM, który de facto określa producent/dostawca. – np. w Przykładzie 2 SKU_3 Farba jest dostarczana w puszkach (kwantach) o pojemności 1,5 litra, SKU_4 Blacha – w arkuszach o ciężarze 7,68 kg, SKU_5 Listwa w 2 metrowych odcinkach, SKU_6 Rura w odcinkach 1,5 m a SKU_7 Płyta w arkuszach po 3,721 m2.

Do danej PJM przypisujemy też różne wartości (np. koszt COGS, cenę sprzedaży, itp. – (w przykładzie 2 nie ukazane), według których będziemy rozliczać różne transakcje – np. koszty bezpośrednie, wartość sprzedaży itp. Zwróć uwagę, że przypisanie do PJM jednostki wyższej niż opakowanie jednostkowe, powoduje, że sprzedaż jednostkowa jest zabroniona lub generuje błąd – np. przypisanie JM ZGRZ (Zgrzewka) do PJM zabrania pobrań i zamawiania w BUT.

Wprowadzenie JP umożliwia wykonywanie analiz na policzalnych danych liczbowych niezależnie od tego jakie JM są przypisane do poszczególnych SKU. (Nota bene wprowadzenie JP zmniejsza ilość błędów pobrań i zwiększa wydajność kompletacji).

Trzeba jednak pamiętać, że produkty ciężkie, o dużych gabarytach, wymagające ważenia, odmierzania i cięcia w procesie kompletacji itp. powinny być grupowane w oddzielnych lokalizacjach przystosowanych do ich niestandardowych właściwości/gabarytów – tworzą one oddzielny obiekt logistyczny np. towarów niestandardowych. Kompletacja takich towarów odbywa się wg. specjalnych standardów/procedur i zwykle składa się z dwóch kroków – dowiezienie/dostarczenie niestandardowego towaru (SKU) do miejsca jego obróbki/przygotowania, a następnie dostarczenie go do doku wysyłkowego. Np. kabel energetyczny, którego JM jest KM – kilometr – odwijamy z dużego bębna do długości określonej w zamówieniu, tniemy go, pakujemy i przesyłamy do doku wysyłkowego – bęben wraca do lokalizacji towarów niestandardowych.

Tego typu kompletację stosujemy do towarów z ciągłymi JM, do których nie można przypisać JP, ze względu na to, że producent nie dostarcza towaru w kwantach Jednostek Miar, ale jako towar „masowy”.

Natomiast towary, dla których można stworzyć JP, a ich właściwości fizyczne – gabaryty (np. nie przekraczają wymiarów 31,5 x 26,7 x 9,7 cm) i ciężar (np. nie cięższe niż 7 kg) – pozwalają na kompletownie ręczne lub/i automatyczne, tworzą obiekty towarów o standardowych gabarytach, które „wyposażamy” w wybrany zbiór indeksów zgodny z ww. właściwościami. W sytuacjach, w których mamy do czynienia z kilkoma obiektami operacyjnymi, wybrane raporty mogą być generowane dla każdego z tych obiektów, na bazie ograniczonego zbioru danych związanych z tymi obiektami.

Opisane powyżej wskazówki mają charakter przykładowy i mają na celu przekonanie czytelnika, że dobrze przygotowane dane zapewnią efektywne wykonanie i wykorzystanie raportów do oceny sytuacji i do adekwatnego podejmowania decyzji. Trzeba jednak dodać, że opisane powyżej manipulacje JM są możliwe, jeśli system informatyczny firmy ma wbudowane funkcje parametryzacji/zarządzania Jednostkami Miar. Powinniśmy być także pewni, że relacje między poszczególnymi poziomami JM i ich wartościami są logicznie spójne.

Pytania merytoryczne kierować do autora logart@onet.pl

Fot: pixabay.com