Za trzy miesiące papierowe zaświadczenia lekarskie przejdą do historii. W myśl nowych przepisów, 1 lipca zastąpią je wydawane przez lekarzy tzw. e-ZLA, czyli elektroniczne zwolnienia, które od razu trafią do rąk pracodawców.
Do 30 czerwca 2018 r. lekarz lub lekarz dentysta może wystawiać zaświadczenia lekarskie zarówno w formie dokumentu elektronicznego, jak i na wydanych przez ZUS drukach. W związku z tym, każdy przedsiębiorca rozliczający składki za więcej niż pięć osób powinien mieć profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE) obsługującej tzw. e-ZLA, czyli elektroniczne zwolnienia lekarskie.
Tym, którzy jeszcze nie mają profilu w PUE przypominamy, że od 1 lipca 2018 roku nastąpią zmiany, w myśl których każde zwolnienie lekarskie będzie wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Dlatego też przedsiębiorstwa powinny zadbać o założenie takiego konta. W innym wypadku wypisanie elektronicznego zwolnienia lekarskiego nie będzie możliwe.
Przepisy nie zobowiązują do założenia takiego profilu przedsiębiorców, którzy odpowiadają za rozliczanie mniej niż pięciu osób.
Jak założyć profil
By móc pobierać elektroniczne zaświadczenia lekarskie należy zarejestrować się na stronie PUE, gdzie trzeba podać m.in. numer PESEL, imię i nazwisko czy datę urodzenia. Drugim etapem zakładania profilu jest potwierdzenie tożsamości:
– osobiście w oddziale ZUS – wystarczy pokazać dokument potwierdzający tożsamość, np. dowód osobisty,
– elektronicznie, podczas rejestracji na stronie internetowej ZUS – jeśli dana osoba ma podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub bezpłatny profil zaufany ePUAP, czyli elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej).
Wystawianie e-ZLA
Za wystawienie elektronicznego zwolnienia odpowiada lekarz, który wpisuje zaświadczenie e-ZLA do systemu ZUS. Wystarczy, że wprowadzi numer PESEL pacjenta, a pozostałe dane identyfikacyjne zapiszą się w e-ZLA automatycznie. W przypadku, gdy lekarz nie ma dostępu do internetu np. w trakcie wizyty domowej, zobowiązany jest do uzupełnienia informacji w systemie w ciągu 3 dni.
Potem informacja o zwolnieniu zostaje przekazana na profil PUE pracodawcy. W dalszej kolejności wiadomość pojawi się na profilu ubezpieczonego. W ten sposób e-ZLA trafia od razu na elektroniczną skrzynkę obu zainteresowanych stron.
Dodatkowo, pracodawca informacje o wystawionym zwolnieniu może dostać za pośrednictwem smsa lub e-maila. Dokument e-ZLA, opatrzony przez lekarza podpisem elektronicznym, musi być przechowywany w oryginalnej postaci. Dlatego dokumentu elektronicznego nie należy drukować.
Korzyści
Wprowadzenie elektronicznego systemu wystawiania zwolnień lekarskich ma przynieść pracodawcom i pracownikom wiele korzyści.
Dla pracodawców:
– natychmiastowa wiedza o zwolnieniu lekarskim pracownika,
– uniknięcie korekt dokumentów rozliczeniowych,
– nie trzeba dostarczać zwolnienia lekarskiego do ZUS,
– łatwa archiwizacja wszystkich zwolnień,
– otrzymywanie powiadomień sms-em lub e-mailem,
– szybsza kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika,
– kontrola zasadności wystawienia zwolnienia.
Dla pracowników:
– zwolnienie trafia bezpośrednio do pracodawcy i do ZUS,
– wykluczenie możliwości zgubienia zaświadczenia wystawionego przez lekarza,
– gwarancja dotrzymania terminów wyznaczonych na oddanie zaświadczenia,
– możliwość samodzielnego monitorowania zaświadczeń lekarskich.
Fot. Bartosz Wawryszuk