Korzystaj ze sprawdzonych metod i dobrych praktyk sporządzania raportu XYZ. Klasyfikacja grup XYZ w zbiorze SKU jako przykład praktyczny

Bazę SKU można podzielić na grupy produktów charakteryzujących się podobnym charakterem ilościowego zużycia (konsumpcji, sprzedaży, zbytu) w określonym okresie. Przy wyborze tej metody podziału przyjmuje się, że:

– Grupa X to indeksy (produkty) wydawane w dużych ilościach o masowym charakterze
– Grupa Y to indeksy o średniej wielkości zużycia ilościowego
– Grupa Z to indeksy wydawane sporadyczne, jednostkowo

Na bazę SKU można spojrzeć także jako na rozkład wartości sprzedaży (dla każdego SKU) i oceniać stopień zmienności tego rozkładu dla wybranego okresu. Profil stopnia zmienności, czyli podział bazy na grupy XYZ, pozwoli ocenić bazę z punktu widzenia regularności zużycia (zapotrzebowania, konsumpcji, zbytu) i efektywności prognozowania – popytu, zakupów, sprzedaży, produkcji itp.

Przy wyborze tej metody podziału, korzystamy z metod statystycznych. Zakładany, że:

– Grupa X to produkty o regularnym zużyciu i niewielkich jego wahaniach oraz wysokiej dokładności prognozowania
– Grupa Y to produkty z wyraźnym trendzie zużycia, o sezonowych jego wahaniach i średniej dokładności prognozowania
– Grupa Z to produkty o nieregularnym zużyciu i niskiej dokładności prognozowania

Metoda ilościowego zużycia produktów w swych założeniach wykonawczych nie różni się od analizy ABC Pareto – jedyną różnicą są kryteria podziału dla wyznaczania grup XYZ – tak jak to opisano powyżej.

Ilościową kwalifikację XYZ ma raczej ograniczone zastosowanie – wykorzystuje się ją np. w procesach kompletacji dla optymalnego rozmieszczenia towarów w lokalizacjach magazynowych. Rzadziej stosujemy ją w procesach zaopatrzenia.

Druga metoda oparta na statystycznym rozkładzie zmienności danych (cechy) w wybranym okresie, ma szersze zastosowanie i dlatego właśnie na niej skupimy się w dalszej części artykułu.

Warunkiem wykonania klasyfikacji XYZ jest raport sprzedaży (zużycia, konsumpcji) za przyjęty okres rozliczeniowy (zwykle jest to okres 12 miesięcy) – w pliku Raporty_Odniesienie przyjęto okres 9 miesięcy. Wskaźnikiem, na postawie którego określamy poszczególne grupy jest tzw. Współczynnik Zmienności (V/WZ) rozkładu danych sprzedaży (zmiennej) i tak:

– Grupa X to produkty o WZ ≤ 10%
– Grupa Y to produkty o WZ ≤25%
– Grupa Z to produkty o WZ > 25%

Współczynnik zmienności wyliczamy w następujących krokach: (dla przejrzystości działań kliknij przycisk „Rozwiń”)

1. Wyliczamy średnią arytmetyczną sprzedaży za okres raportowania (9 miesięcy) pamiętając, by z kalkulacji wykluczyć wartości zerowe, czyli miesiące bez sprzedaży. Używamy do tego funkcji Excela „=ŚREDNIA.JEŻELI(B3:J3;”<>0″)”, która liczy średnią arytmetyczną zbioru komórek zawierających niezerowe dane. Średnie arytmetyczne są pokazana w kolumna Śred.

2. Następnie wyliczamy odchylenie standardowe dla rozkładu danych sprzedaży (zmiennej) – korzystamy z zagnieżdżonych funkcji:

=JEŻELI(CZY.BŁĄD(ODCH.STANDARDOWE(B3:J3));”SprzJedn”;ODCH.STANDARDOWE(B3:J3)). Zastosowanie takiej składni powoduje to, że funkcja zwraca wartość „SprzJedn” po wykryciu błędu, który generuje funkcja „ODCH.STANDARDOWE”, kiedy odchylenie standardowe jest wyliczane dla jednaj wartości (sprzedaż w jednym miesiącu w okresie 9 miesięcy). Trzeba też pamiętać, że ww. funkcja zwraca wartość zero, jeśli w okresie sprzedaży występują takie same wartości sprzedaży w dwóch lub w więcej niż dwóch miesiącach.

Odchylenie standardowe jest pierwiastkiem kwadratowym z wariancji i pokazuje bezwzględne odchylenie od średniej wartości sprzedaży; innymi słowy odchylenie standardowe określa, o jaką średnią wartość sprzedaży – kolumna OdchStnd – odchylamy się średniej arytmetycznej tej sprzedaży w badanym okresie (9 miesięcy) na każdym poziomie SKU.

3. Wyliczamy Współczynnik Zmienności V – jest to iloraz odchylenia standardowego i średniej arytmetycznej wyliczonej w kroku 1. Jest to miara względna często wyrażana procentowo i określa poziom zróżnicowania danych (cechy) w rozkładzie – im wyższy procent, tym większe względne zróżnicowanie danych (cechy) w rozkładzie. Do wyliczenia V stosujemy funkcję „=JEŻELI(TYP(M3)=2;M3;M3/L3)” – funkcja TYP(M3)=2 wykrywa łańcuch tekstowy „SprzJed” w kolumnie OdchStnd i powiela go w kolumnie WspZmien

Wzory na, postawie których działają ww. funkcje Excela, są pokazane poniżej.

4. W następnym kroku wydzielamy następujące grupy: XYZ, SprzJedn – sprzedaż jednokrotna i Xp – sprzedaż powtarzalna o takiej samej wartości. Do klasyfikacji ww. grup stosujemy następującą formułę:

„=JEŻELI(TYP(N3)=2;N3;JEŻELI(N3=0;”Xp”;JEŻELI(N3<=0,1;”X”;JEŻELI(N3<=0,25;”Y”;”Z”))))” . Warunek „JEŻELI(N3=0;”Xp” wykrywa przypadek, w którym funkcja „ODCH.STANDARDOWE” zwraca wartość zero (powtarzalna sprzedaż). Podział na grupy znajduje się w kolumnie XYZ.

5. Mając do dyspozycji rozkład sprzedaży w wybranym okresie, możemy także zmierzyć częstość występowania sprzedaży w tym okresie; wykorzystujemy do tego następującą funkcję Excela:

„=SUMY.CZĘŚCIOWE(3;B3:J3)” – funkcja liczy niepuste komórki w okresie 9 miesięcy na każdym poziomie SKU. Wyniki liczenia pokaźne są w kolumnie CzęstSprz. Jest to uzupełninie klasyfikacji XYZ, często wykorzystywane w zarzadzaniu zbiorem SKU.

Jak to już wspomniano powyżej, rzeczywiste zbiory danych pozyskiwane do analiz zawierają również dane, których wartości uniemożliwiają przydzielenie ich do standardowych grup XYZ. W takich przypadkach powinniśmy wydzielić dodatkowe, niestandardowe grupy, które uzupełnią obraz podziału XYZ. W praktyce możemy spotkać trzy takie grupy:

1. Sprz_0 – należą do niej indeksy z zerową sprzedażą w raportowanym okresie – w naszym przykładzie takich indeksów nie ma, ale wydzielenie takiej grupy należy uwzględnić w przypadku, gdy analizujemy zbiór o niezmiennej liczebności SKU w w badanym okresie.

2. SprzJedn – są to indeksy, które w raportowanym okresie były aktywne sprzedażowo tylko w jednym miesiącu – dla tej grupy nie można wyliczyć współczynnika zmienności.

3. Xp – grupa indeksów formalnie należąca do X, wyróżniająca się jednak współczynnikiem zmienności wynoszącym zero – warto ją jednak wydzielić, gdyż skupia w sobie indeksy z powtarzalną miesięczną sprzedażą (sprzedaż w 2 i więcej miesiącach) o takiej samej wartości w raportowanym okresie.

Klasyfikacja XYZ wyznacza grupy produktów według przyjętych stopni zmienności danych sprzedaży w określonym ramach czasowych. Znajomość profilu zmienności pozwala na efektywniejsze zarządzanie zapotrzebowaniem na produkty (w krótkiej perspektywie) i na bardziej dokładne prognozowania – np. sprzedaży, zakupów itp. – co bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie różnymi obszarami w firmie.

Dla niektórych zadań wykorzystujemy klasyfikację ABC/XYZ – połączenia segmentów i grup dokonujemy przy pomocy tzw. konkatenacji (łączenia łańcuchów/wyrażeń tekstowych) „JEŻELI(DŁ(O3)=1;T3&O3;O3)” – wynik łączenia pokazuje kolumna ABC&XYZ. Klasyfikacja ABC/XYZ różnicuje podejście do zarządzania produktami (zbiorem SKU) np. z punktu widzenia profilu sprzedaży, od produktów zapewniających najbardziej wartościową sprzedaż ze stosunkowo małym poziomem zróżnicowania danych w ich rozkładzie (AX) do mało wartościowych z dużym odchyłkami od średniej sprzedaży (CZ). Klasyfikację ABC/XYZ pokazują: Tabela 3 – ilości SKU w poszczególnych grupach klasyfikacyjnych i Tabela 4 – procentowe udziały ww. grupach.

Fot. rawpixel/Pixabay