Jak zabezpieczyć firmę transportową przed nierzetelnymi kontrahentami?

Nierzetelni kontrahenci to problem wielu branż, w tym również i transportowej. Nie da się ukryć, że w niektórych sytuacjach, mimo zachowania należytej staranności, firmom nadal zdarza się trafić na nieuczciwych klientów.

Nie oznacza to jednak, aby zaprzestawać podejmowania określonych działań, które pozwolą dokonać jak najlepszego wyboru. O swoje bezpieczeństwo można jednak zadbać. Pomaga w tym zweryfikowanie przyszłego kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta

Rejestr przedsiębiorców

Krok pierwszy to weryfikacja kontrahenta w rejestrze CEIDG przeznaczonym dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi oraz w rejestrze KRS, w którym widnieją spółki prawa handlowego.

To właśnie tam znajdują się podstawowe informacje o tym, czy firma w ogóle istnieje, czy też przypadkiem nie zawiesiła działalności lub nie wchodzi w fazę restrukturyzacji bądź likwidacji, w odniesieniu do spółek. W rejestrach umieszcza się także dane właścicieli i osób zasiadających w zarządzie wraz ze wskazaniem daty utworzenia firmy oraz adresu jej siedziby.

Przed nawiązaniem współpracę z taką spółką, warto zapoznać się z jej sprawozdaniami finansowymi, wysokością kapitału zakładowego, jak i informacjami o wszelkich transformacjach, jakie nastąpiły w ostatnim czasie.

Analogicznie należy się zachować przy wchodzeniu w relację z kontrahentami zagranicznymi. Każdy z krajów ma swój własny rejestr, na przykład Unternehmensregister (Rejestr Przedsiębiorców) w Niemczech.

Kolejną kwestią pozostaje skontrolowanie podatników wpisanych do rejestru VAT. Unijnym portalem pozwalającym na taką weryfikację jest portal VIES. U nas informacje te uzyskamy w białej księdze podatników VAT, prowadzonej od 2019 r.

Rejestr dłużników

W następnej kolejności rekomendujemy uzyskać informacje z BIG oraz Krajowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Firmy transportowe mogą poprosić również swoich kontrahentów o przedstawienie oświadczenia z US o niezaleganiu z podatkami.

Referencje i opinie

Wiele istotnych informacji o przyszłym kontrahencie znajduje się dzisiaj także w internecie. Warto zatem sprawdzać, jakie opinie widnieją na jego firmowej wizytówce Google lub w innego rodzaju miejscach w sieci.

Wskazówek mogą dostarczyć ponadto giełdy transportowe i facebookowe grupy zrzeszające przewoźników i kierowców, gdzie użytkownicy często przestrzegają przed nieuczciwymi lub sprawiającymi problemy klientami.

Wywiad gospodarczy

Jednym ze sposobów na weryfikację kontrahentów jest specjalna usługa wywiadu gospodarczego, realizowana przez wywiadownie gospodarcze oraz wybrane biura detektywistyczne i firmy windykacyjne.

Zadbanie o umowę i dokumentację przewozową

Podstawowym i najważniejszym dokumentem regulującym prawa i obowiązki każdej ze stron jest umowa. To przede wszystkim od jej konstrukcji oraz zapisów zależeć będą uprawnienia firmy do dochodzenia należnych roszczeń oraz sposób postępowania na wypadek wystąpienia problemów i sporów.

Z tego względu zawsze rekomendujemy, aby czynności takie jak sporządzenie i sprawdzenie umowy pozostawiali w rękach ekspertów.

Przygotowanie i weryfikacja umów – list przewozowy oraz list CMR

Przygotowywanie i weryfikowanie umów przewozu i umów spedycyjnych można powierzyć doświadczonym prawnikom. Jest to ważne ze względu na to, że kontrakty transportowe opiewają przeważnie na znaczne sumy. Dlatego nie warto „oszczędzać” czy też lekceważyć jakości i rzetelności tego dokumentu.

Istotnym dowodem w transporcie, przydatnym na etapie dochodzenia roszczeń, jest także list przewozowy lub list przewozowy CMR, stanowiący potwierdzenie zawarcia umowy przewozu. W dokumencie tym umieszcza się podstawowe informacje o przewożonym towarze, nadawcy przesyłki oraz jej odbiorcy, jak również inne wskazania i oświadczenia stron.

Z tego względu należy zadbać o jego prawidłowe wypełnienie, co ułatwi udowodnienie ewentualnych błędów. Podczas całej współpracy pamiętajmy ponadto o skompletowaniu wszystkich dokumentów sprzedażowych, czyli związanych z przewożonym ładunkiem faktur i paragonów. Zalecamy również, aby każde późniejsze ustalenie z kontrahentem, odbiegające od postanowień umownych, w celach dowodowych było dokonywane zawsze w formie pisemnej.

Zabezpieczenie płatności

Poza dokumentami potwierdzającymi wykonanie określonej w umowie usługi, przedsiębiorcy powinni zadbać również o dodatkowe zabezpieczenia płatności. Ustanawia się je w celu skrócenia czynności windykacyjnych i większej skuteczności w zaspokojeniu roszczeń.

Sposobów na zabezpieczenie płatności jest wiele, a do niektórych spośród nich należy m.in.: nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym, weksel in blanco, ugoda sporządzona w formie aktu notarialnego z uznaniem długu, czy podpis dłużnika na wystawianych fakturach równoznaczny z ich akceptacją.