Zmiany digitalizacyjne dotykają różnych aspektów życia prywatnego. Jeszcze 10 lat temu nikt nie pomyślałby, że w 2020 większość programu roku szkolnego zostanie zrealizowana on-line, a Facebook stanie się centrum informacji. Cyfryzacja w biznesie toczy się jednak od dawna, a programy wspomagające i optymalizujące procesy transportowe na dobre wkroczyły do branży TSL. Firmy przewozowe wdrażają system TMS (Transportation Management System), dzięki któremu mogą zautomatyzować pracę oraz wspierać procesy decyzyjne. Zmiany w podejściu do biznesu transportowego są konieczne, czego dowodzi poniższa historia.
Zaczynałem jak wielu w tej branży…
Łukasz jest młodym, ambitnym i pracowitym człowiekiem. Dziś nazywa siebie przedsiębiorcą, ale zaczynał jak większość w branży transportowej. Jego ojciec posiadał ‘Jelcza 417’ i wykonywał przewozy krajowe, a on dorastał na siedzeniu pasażera, doglądając i wspierając go w weekendowych wyprawach. Z biegiem czasu w dalszym ciągu pokonywali trasy krajowe, jednak to Łukasz zaczął grać pierwsze skrzypce w zespole “ojciec-syn”. Przez kolejnych 10 lat działalności firma na tyle mocno się rozwinęła, że dziś posiada flotę 80 pojazdów, w tym głównie ciągniki z naczepą oraz zestawy przestrzenne. Mocno powiększyła także załogę, głównie o kierowców i spedytorów, jednak dynamika wzrostu nie odzwierciedlała się w wynikach finansowych.
Cyfryzacja transportu jest nieunikniona
Łukasz postanowił podjąć kolejny krok w kierunku rozwoju oraz polepszenia finansów firmy i zatrudnił Marka – kierownika transportu. Jego głównym zadaniem stała się optymalizacja biznesu poprzez:
- eliminację tras nieprzynoszących zysku
- analizę kosztów jak np. spalanie paliwa, rozliczanie delegacji, puste kilometry, koszty eksploatacji pojazdów
- analizę płynności finansowej zależnej od terminu płatności faktur klientów i terminu należności dostawców
Szybko okazało się, że zebranie tak dużej ilości danych od spedytorów oraz zapisywanie ich różnych plikach w Excelu jest czasochłonne i problematyczne. Nawet gdyby Marek zdobył większą część informacji, nie mógłby reagować na bieżąco. Były to dane post factum, służące analizie popełnionych błędów lub poniesionych kosztów i ewentualnemu eliminowaniu ich w przyszłości. Dostęp do aktualnych danych, a finalnie redukcja kosztów związana z lepszym dobrem tras, zmianą stacji paliwowych pierwszego wyboru czy negocjacji rabatów na paliwo z dostawcami kart paliwowych znacznie poprawiłyby świadomość finansową w firmie Łukasza. Kierownik transportu zyskałby pełną transparentność kosztów zmiennych i stałych, a także możliwość redukcji nierentownych zleceń przewozowych do minimum.
System TMS, czyli kompleksowe zarządzanie transportem i spedycją
Obecnie w branży transportowej przewagę konkurencyjną dają posiadane dane oraz umiejętność ich wykorzystania. Szybki dostęp do informacji pozwala na bieżąco reagować i korygować niepożądane sytuacje. Marek przekonał się jakie to ważne, więc dopiął swego i przekonał Łukasza do inwestycji w system TMS, który gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu i umożliwia wykorzystanie ich w czasie rzeczywistym.
Automatyzacja pracy kluczem do sukcesu
Kompleksowy system do zarządzania transportem i spedycją pozwala na maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowych, kalkulację i wyznaczanie opłacalnych tras, monitorowanie przewozu, automatyczne generowanie kart drogowych, rozliczanie delegacji kierowców, planowanie napraw i przeglądów taboru, zarządzanie zleceniami i płatnościami oraz fakturowanie. Umożliwia również sprawną komunikację wewnętrzną pomiędzy pracownikami firmy (w jednym programie może pracować wielu użytkowników) oraz komunikację zewnętrzną z klientami i partnerami biznesowymi. Dobrej klasy system TMS ma możliwość zintegrowania się z innymi programami teleinformatycznymi wykorzystywanymi w firmie, w tym m.in. z giełdą ładunków, zaawansowaną telematyką GPS i programami finansowo-księgowymi. Wdrożenie specjalistycznego oprogramowania przyczynia się do zwiększenia wydajności pracy, redukcji kosztów operacyjnych i administracyjnych oraz podniesienia jakości świadczonych usług.
Cash is king!
Wdrożenie systemu klasy TMS w firmie Łukasza miało ogromny wpływ na poprawę jakości pracy w dziale operacyjnym, ale skorzystała na nim także księgowość. Monika – główna księgowa – pracuje w firmie od 14 lat i pamięta początki swojej pracy, kiedy Ewa – koleżanka z biurka obok – przy rozliczaniu miesiąca wyszła po kubek kawy i nie zapisała pliku w Excelu. Pech sprawił, że nastąpiło zwarcie elektryczne z czajnika i wybicie bezpieczników, a Ewa utraciła wszystkie dane i musiała wykonać swoją pracę na nowo, zostając wraz z całym działem po godzinach.
Koszty firmy czarno na białym
Dziś Monika i Marek mają duży komfort pracy, ponieważ system TMS pozwala na bieżąco generować raporty floty, kontrolować koszty firmy i wystawiać dodatkowe noty obciążeniowe przy zleceniach wprowadzonych przez spedytorów. Dzięki narzędziom do automatyzacji Marek może sprawdzić i analizować faktury od klientów z przeterminowanymi płatnościami, a Monika może szybko przygotować raport z kompletem informacji dla szefa. Usprawnienia w obszarze płatności pozwalają na utrzymanie optymalnego poziomu zatrudnienia w dziale księgowości, w którym dynamika zatrudnienia rosła znacznie wolniej niż np. w dziale operacyjnym. Co ważne, możliwość wystawiania faktur wraz z automatycznym przeliczaniem kursu walut oraz integracja z zewnętrznymi programami księgowymi, zdecydowanie poprawia wydajność pracy działu finansowego. Szybki obieg informacji jest kluczowy w firmie transportowej, a kontrola nad cash flow pozwala na sprawne prowadzenie działalności. Program TMS umożliwia optymalizację kosztów, a finalnie poprawę wyników finansowych, bez podnoszenia stawek klientom.
Fot. Fire TMS/Adobe Stock
Spedytor jak złoto
Damian i Kasia pracują w firmie Łukasza od samego początku i pamiętają wiele tzw. ‘akcji weekendowych’, kiedy to kierowca zasnął na rozładunek w UK i nie odbierał telefonu. Po sowitej karze od klienta Łukasz zdecydował się na montaż GPS-a, ale przy wyborze kierował się niską ceną, przez co jego jakość pozostawiała wiele do życzenia. Sygnał często się zawieszał lub podawał nieprecyzyjne dane, więc choć zrobił krok do przodu, nie nastąpiły oczekiwane rezultaty. Kiedy do zespołu dołączył Marek – spędzając mnóstwo czasu na rozmowach z Damianem i Kasią – zwrócił uwagę na obszary, które można poprawić zarówno z punktu widzenia komunikacji z kierowcą, jak i monitorowania jego pracy.
W końcu więcej wolnego czasu
Po przeanalizowaniu sytuacji współpracowników Marek zdecydował się na korzystanie z profesjonalnego narzędzia, jakim jest system TMS. Posiada on szczegółowe dane dotyczące pojazdów wykorzystywanych w przewozach jak spalanie, koszty paliwa czy czas jazdy, ale także zlecenia oraz ich marżę. Kluczowym zadaniem stało się ułatwienie pracy spedytorom, zważywszy, że sytuacja na rynku spedycyjnym jest trudna, a dobrych fachowców ze świecą szukać. Praca w branży TSL jest dynamiczna, czasochłonna i zazwyczaj nie kończy się o godzinie 16:00. Warto jednak pamiętać, że nikt nie jest w stanie pracować przez kilka lat 24/7, wykorzystując 100% efektywności. Zmęczenie i wypalenie zawodowe jest jednym z najczęstszych powodów rezygnacji z pracy przez spedytorów, a rekrutacja i wdrożenie nowego fachowca to realny koszt oraz zakłócenie rytmu pracy firmy.
Zawsze w kontakcie – aplikacja dla kierowców
Kiedy Marek wybrał do codziennej pracy TMS, zyskał dodatkowo aplikację mobilną dla kierowców kompatybilną z systemem, która zapewnia płynną komunikację na linii kierowca – dyspozytor/spedytor. Narzędzie pozwala także błyskawicznie sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie przewozowe i ładunek oraz monitorować przebieg trasy. Damian i Kasia już nie muszą umawiać się na popołudniowe dyżury, gdyż mają pełny obraz sytuacji w swoich smartfonach. Dostęp do danych jest na wyciągnięcie ręki, więc mogą kontrolować sytuację na bieżąco. Zyskali popołudnia i weekendy wolne od sprawdzania informacji w laptopach, więc mogą w końcu cieszyć się wolnym czasem.
Powyższa historia wydarzyła się naprawdę, a przedstawione problemy i sytuacje zdarzają się w wielu firmach transportowych czy spedycyjnych. Postęp technologiczny i automatyzacja procesów jest nieunikniona. Zintegrowane systemy oraz aplikacje ułatwiają pracę i życie. Jeszcze kilka lat temu, aby zrealizować przelew, trzeba było udać do banku lub na pocztę, jednak później nastąpił rozwój bankowości elektronicznej i wszystko uległo uproszczeniu. Większość spraw można załatwić samodzielnie, wykorzystując zasoby internetu. Podobnie jest w branży transportowej.
Transport przyszłości
Polska od lat plasuje się w czołówce firm przewozowych w Europie, a realizacja transportu przy użyciu profesjonalnego systemu TMS jest jedną z najistotniejszych zmian, jakie zachodzą w branży TSL. Automatyzacja pracy oraz dostęp do szczegółowych danych i efektywne ich wykorzystywanie to must have każdego przedsiębiorstwa. Co ważne, system do zarządzania transportem i spedycją to nie tylko ogromna wartość dla firmy, ale również dla jej klientów. Kompleksowe narzędzia, które posiada, w tym m.in. integracja z telematyką GPS czy aplikacja mobilna dla kierowców, pozwalają monitorować trasę i udzielać kontrahentom pewnych informacji w czasie rzeczywistym. Dobrej klasy system TMS to teraźniejszość i przyszłość biznesu transportowego.