Automatyzacja transportu dzięki systemom TMS. 5 aspektów, o których powinien wiedzieć każdy przewoźnik

Zaawansowany system TMS porządkuje i upraszcza codzienną pracę, co finalnie przekłada się na spore oszczędności. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy TMS-a? Jaki dostosować rozwiązanie do potrzeb firmy?

Czym jest program TMS? 

TMS jest oprogramowaniem dedykowanym branży TSL, który wspomaga zarządzanie transportem krajowym i międzynarodowym. Wdrożenie systemu pozwala zautomatyzować powtarzalne zadania związane z realizowaniem przewozów, od momentu wprowadzenia zlecenia do programu, aż po automatyczne wystawienie faktury i rozliczanie płatności.

W jednym systemie znajdują się wszystkie dane dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów. Dzięki temu nie trzeba korzystać z odrębnych plików w excelu lub wypełniać ręcznie stosu dokumentów. Z kolei zaawansowana funkcjonalność minimalizuje ryzyko popełniania błędów przez pracowników.

Korzyści, jakie daje system przewoźnikom

Na rynku dostępny jest spory wybór systemów TMS, dostarczających użytkownikom kompleksowych rozwiązań do zarządzania przewozami ładunków. Program jest ogromnym wsparciem działalności każdej firmy transportowej, niezależnie od jej wielkości. Poprawia jakość pracy oraz automatyzuje powtarzające się zadania. Do najważniejszych korzyści oprogramowania należy:

– planowanie transportów,

– automatyczne tworzenie i obsługa zleceń,

– analiza kosztów floty,

– automatyczne generowanie faktur,

– kontrola terminów płatności,

– monitorowanie pojazdów z wykorzystaniem systemów GPS,

– monitorowanie realizacji zleceń,

– wykrywanie zagrożeń w trakcie realizacji zleceń, jak np. spóźnienie na załadunek.

Dodatkowo systemy zintegrowane są z zewnętrznymi aplikacjami, które umożliwiają monitorowanie statusów realizacji zleceń oraz pracy kierowców.

Wybór programu TMS – 5 aspektów na które warto zwrócić uwagę

Aby dobrze wybrać dostawcę systemu TMS warto zwrócić uwagę na ważne – choć nieoczywiste na pierwszy rzut oka – aspekty, które rzutują na opłacalność inwestycji. Tylko w ten sposób wybór oprogramowania będzie dostosowany do wymagań i rozwoju firmy.

Dlatego jeśli szukasz rozwiązania, które będzie służyć na lata, koniecznie zwróć uwagę na poniższe kwestie.

1. Stacjonarny lub w chmurze

Na rynku dostępne są dwa typy programów TMS: stacjonarny oraz w chmurze. W pierwszym przypadku program instalowany jest lokalnie i dostępny bezpośrednio z komputera użytkownika. Do niewątpliwych zalet tego rozwiązania należy:

– kontrola nad aktualizacjami programu,

– kontrola na częstotliwością tworzenia kopii zapasowych,

– wybór zakresu danych do tworzonych kopii zapasowych,

– budowa modułowa – możliwość wyboru określonego modułu lub modułów, bez konieczności zakupu całego systemu.

Warto dodać, że w systemie stacjonarnym użytkownik ma dostęp do backupowych danych osobowych, ale też na nim spoczywa odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo.

Z kolei druga opcja opiera się na dostępie do systemu przez łącze internetowe, a wszystkie dane przechowywane są w chmurze. TMS online zyskał dużą popularność i można śmiało stwierdzić, że staje się standardem wśród dostawców oprogramowania.

Nie wymaga instalacji i daje spore korzyści, które przekładają się na efektywność codziennej pracy. Do najważniejszych z nich należą:

– szybkie wdrożenie programu,

– łatwy dostęp dla użytkowników bez względu na miejsce,

– darmowa aktualizacja danych w czasie rzeczywistym,

– duża przestrzeń do przechowywania danych,

– dostępność na komputery stacjonarne, laptopy oraz urządzenia mobilne.

Oprogramowanie cloudowe jest rozwiązaniem umożliwiającym skalowalność i dostępność danych 24h/7. Doskonale sprawdzi się w firmach transportowych mających oddziały w Polsce i za granicą oraz w systemie pracy home office.

2. Z płatną licencją albo w systemie abonamentowym 

Dostawcy oprogramowania TMS oferują zakup produktu przez płatną licencję lub płatność w systemie abonamentowym. Niewątpliwą zaletą pierwszego rozwiązania jest jednorazowa opłata, która z góry pozwala oszacować wartość inwestycji. W tym momencie warto zaznaczyć, że często to nie jedyny koszt, który trzeba ponieść. Wielu dostawców wymaga pokrycia kosztów instalacji, szkolenia pracowników, obsługi technicznej, a także dodatkowej, regularnej opłaty za aktualizację systemu.

Drugie rozwiązanie jest bardziej elastyczne, ponieważ daje możliwość płatności za konkretny okres (np. miesiąc, kwartał, rok) i wypróbowania  możliwości systemu. Jeśli po jakimś czasie okaże się, że TMS nie spełnia oczekiwań, można zrezygnować nie tracąc tak sporej kwoty. Większość dostawców oferuje także darmowy okres próbny, przeznaczony na przetestowanie systemu. Przy zakładaniu konta warto zwrócić uwagę, co zawiera wersja demonstracyjna, czy obejmuje pełną funkcjonalność i na jakich danych się opiera. Najlepiej skontaktować się ze sprzedawcą programu i uzyskać dokładne informacje. 

Ważne: podczas wyboru programu TMS – niezależnie, czy jest to płatna licencja czy płatny abonament – należy zapoznać się z regulaminem dostawcy. Powinien ściśle określać zasady odpłatności za dostęp do usługi.

3. TMS online i bezpieczeństwo danych

Choć system TMS online jest coraz bardziej popularny, a liczba użytkowników aplikacji ciągle wzrasta, nasuwa się pytanie: czy dane przechowywane w chmurze są wystarczająco zabezpieczone?

Kwestia bezpieczeństwa rozwiązań cloudowych wciąż budzi wątpliwości, choć bazy danych najczęściej chronione są zewnętrznie i czuwają nad nimi doświadczeni administratorzy. Dlatego w pierwszej kolejności trzeba dowiedzieć się, jakie spełniają standardy bezpieczeństwa. Wsparcie techniczne powinno udzielić informacji dotyczących:

– opieki administratorów,

– narzędzi zabezpieczających,

– odporności na awarie,

– rodzaju i częstotliwości wykonywania kopii zapasowych,

– miejsca, w którym znajdują się serwery,

– sposobu ochrony danych podczas przechowywania, przesyłania i przetwarzania,

– norm bezpieczeństwa i certyfikatów.

Istotnym czynnikiem jest również wykorzystywanie przez dostawcę szyfrowanego protokołu SSL, który zapewnia poufność i ochronę danych przed dostępem osób niepowołanych, podczas przesyłania z firmowych komputerów na serwer TMS.

4. Integracja z zewnętrznymi systemami 

Program do zarządzania transportem nie wyklucza pracy w innych systemach. Dobrej klasy TMS powinien umożliwiać szeroką integrację, dzięki której w ramach jednego narzędzia można zautomatyzować pracę całej firmy. Szczególnie dotyczy to zintegrowania z dostawcami zaawansowanej telematyki GPS, które poza monitorowaniem floty na trasie, umożliwiają natychmiastowe przesłanie dokumentów związanych z przewozem pomiędzy terminalem kierowcy, a systemem TMS.

Integracja doskonale sprawdzi się także w przypadku programów księgowych, ponieważ pozwala automatycznie generować faktury i płatności po zakończonym zleceniu. Opcja integracji TMS-a z odrębnymi systemami sprawdzi się w każdej firmie transportowej, niezależnie od wielkości, ponieważ automatyzuje codzienne wykonywanie zadań oraz eliminuje czasochłonne wypełnianie dużej liczby dokumentacji i plików. Korzystnie wpływa na szybki przepływ informacji pomiędzy przewoźnikami, kierowcami oraz klientami, dlatego warto zorientować się, czy producent zapewnia taką opcję.

5. TMS, a wdrożenie dedykowanych funkcji

Branża TSL charakteryzuje się dużą dynamiką, dlatego program TMS powinien być dostosowany do licznych zmian. Bardzo istotnym aspektem jest możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności, związane z zmieniającymi się wymaganiami firmy. Większość dostawców TMS-ów oferuje elastyczne rozwiązania w postaci wersji podstawowej i rozszerzonej, w zależności od potrzeb firmy. Jeśli klient posiada niewielką flotę i realizuje zlecenia transportowe na mniejszą skalę, nie musi korzystać z rozszerzonej funkcjonalności i przepłacać. W razie potrzeby może przejść na wyższy pakiet, z rozbudowanym zakresem narzędzi.

W przypadku firm realizujących przewozy ładunków na dużą skalę – krajową i międzynarodową – poza wyborem rozszerzonego pakietu, najczęściej potrzebna jest opcja dedykowanych funkcji. Dlatego ważne jest, aby dostawca TMS zapewniał wdrożenie indywidualnych rozwiązań wraz z ich analizą oraz miał zespół profesjonalnych programistów. 

Ważne: dostosowanie systemu TMS do wymogów firmy najczęściej jest opcją dodatkowo płatną. Dlatego przy rozważaniu oferty dostawcy warto zorientować się, jakie generuje koszty oraz jaki czas został zastrzeżony na jego wykonanie.

Czy warto korzystać z systemu TMS?

Nowoczesna technologia programu TMS wspomaga zarządzanie transportem i jest niezbędnym narzędziem pracy dla dużych firm, realizujących przewozy ładunków na szeroką skalę. Integruje wszystkie działania wewnątrz firmy, od momentu przyjęcia zamówienia, poprzez komunikację z kierowcą i monitorowanie dostawy, aż po rozliczanie i raportowanie. Automatyzuje procesy i przekłada się na optymalizację czasu pracy.

Podstawowa funkcjonalność, którą oferują dostawcy TMS-ów z pewnością sprawdzi się także w średnich przedsiębiorstwach transportowych i spedycyjnych, dla których automatyzacja obowiązków związanych ze zleceniami przewozowymi znacznie usprawni i podniesie komfort pracy. Z kolei przypadku małych firm, które dysponują kilkoma pojazdami i realizują przewozy w mniejszym zakresie, system TMS nie jest obligatoryjnym narzędziem pracy. Warto jednak dodać, że wdrożenie programu na początku działalności jest znacznie prostsze, ponieważ system dostosowuje się do rozwoju firmy i może w pełni spełniać jej potrzeby.

Fot. Fire TMS/Adobe Stock