La normativa no afecta únicamente a grandes operadores o empresas con estructuras administrativas complejas. También alcanzará a pequeños autónomos que todavía gestionan facturas mediante hojas de cálculo o aplicaciones genéricas sin certificación oficial.
Fin de Excel y de los programas sin certificar
La obligación está recogida en el Real Decreto ley 15/2025 y forma parte de la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, que establece los requisitos técnicos que deberán cumplir los sistemas de facturación en España. Desde el 1 de julio de 2027, los autónomos del sector transporte no podrán seguir utilizando Excel ni programas que no cuenten con certificación específica y con la correspondiente declaración responsable del fabricante.
El nuevo marco exige que cada registro de facturación sea íntegro, legible y trazable para la Agencia Tributaria. En la práctica, cualquier modificación, rectificación o eliminación de una factura deberá quedar registrada dentro del sistema. La normativa también obliga a mantener registros estandarizados y garantiza la trazabilidad completa de todas las operaciones económicas. Esto limita significativamente los ajustes manuales habituales en herramientas no especializadas.
Veri*factu enviará datos a Hacienda en tiempo real
El Real Decreto 1007/2023 introdujo los sistemas Veri*factu, diseñados para remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. El objetivo es reforzar el control fiscal y evitar mecanismos orientados a ocultar ingresos o mantener contabilidades paralelas.
Para los autónomos del transporte, la adaptación no consistirá únicamente en adquirir un nuevo software. También deberán comprobar que el proveedor entregue la documentación que acredite el cumplimiento legal y técnico del programa.
Empresas y autónomos tendrán calendarios distintos
La normativa establece diferentes plazos de adaptación según el tipo de actividad. Las sociedades mercantiles deberán implementar los nuevos sistemas antes del 1 de enero de 2027. Los trabajadores autónomos dispondrán de seis meses adicionales y tendrán hasta el 1 de julio de 2027 para cumplir con la obligación.
Sanciones de hasta 150.000 euros para fabricantes
El régimen sancionador previsto en la normativa añade presión tanto para usuarios como para proveedores de software. Los autónomos que utilicen sistemas no certificados podrán enfrentarse a multas de hasta 50.000 euros. En el caso de fabricantes y distribuidores de programas que incumplan los requisitos legales, las sanciones podrán alcanzar 150.000 euros por ejercicio y por tipo de software.
La obligación será igual para todos los perfiles del transporte, independientemente del volumen de actividad o del número de facturas emitidas al mes.
