Ekspeditoriaus vaidmuo organizuojant krovinių vežimą įgyja naują vertę. Dėl dinamiškai plėtojamų naujoviškų technologijų pakito ne tik jo darbo pobūdis, bet ir įrankiai, kuriais naudojasi ekspeditorius, valdydamas visą logistikos procesą. Skaičiuotuvas, faksas, „Excel“ lentelės – iki šiol turėti pagrindiniai darbo įrankiai dabar remiami inovaciniais telematikos sprendimais. Ekspeditorius su telefonu rankoje ir nešiojamuoju kompiuteriu, padėtu šalia stacionaraus kompiuterio – vis rečiau matomas vaizdas.
Specialistai, kuriantys programinę įrangą transporto ir logistikos sektoriui, stengiasi atsižvelgti į realias problemas, su kuriomis susiduria dispečeriai. Rinkai pateikiamos taikomosios programos, programos, išplėtotos telematikos sistemos. Kiekviena iš jų pirmiausia turi būti naudinga ir pravarti kasdieniame darbe.
Technologija, reikalinga valdant įmonę
Dar prieš kelerius metus ekspeditoriaus darbas buvo paremtas tiesioginiais kontaktais su klientais ir bendradarbiais (reikėjo telefonu derinti su vežėjais, nešti buhalteriui aplanką sąskaitomis faktūromis, kurias reikia pateikti apmokėjimui). Atliekant daug veiksmų ekspeditoriui reikėjo dalyvauti „fiziškai“ (pvz., ranka rašyti pastabas kalendoriuje, pildyti dokumentus).
Dabar už ekspeditorių veikia technologija. Naudojantis telematika galima:
– optimizuoti transporto sąnaudas (pvz., išvengti transporto priemonių grįžimo be krovinio, apskaičiuoti esamą degalų vartojimą);
– planuoti krovinio vežimą naudojantis išmaniaisiais ir tiksliais kelių žemėlapiais;
– susisiekti su vairuotoju bet kuriuo metu;
– sekti transporto priemonės buvimo vietą maršrute;
– stebėti užsakymo vykdymo būseną;
– pateikti PVM sąskaitas faktūras (ir eksportuoti jas į buhalterinės apskaitos programą), vežimo dokumentus, CMR spaudinius ir pan.
Šias galimybes pirmiausia suteikia transporto biržos – įrankiai, atitinkantys transporto ir logistikos sektoriaus poreikius. Platforma Trans.eu, TimoCom, Teleroute yra pagrindiniai šios rūšies paslaugų tiekėjai rinkoje. Šiandien prieiga prie jų yra tiesiog ekspeditorių ir vežėjų darbo standartas. Birža – tai tik vienas iš daugelio įrankių, kuriais jie naudojasi.
Siekiant optimizuoti transporto sąnaudas, norint tiksliai analizuoti išlaidas ar patobulinti dokumentų srauto valdymą įmonėje, taip pat atsisakyti savo biuruose nereikalingo (ir reikalaujančio daug laiko) „popierizmo“ reikia eiti dar toliau – integruotis su telematikomis ir ieškoti inovacinių sprendimų.
Kad būtų galima efektyviai naudotis transporto priemonių parku ir išmaniai jį valdyti, atsirado WEBFLEET – įrankis, kurį sukūrė įmonė „TomTom Telematics“. Olandai pateikė technologiją, nuosekliai derinančią telekomunikacijos, informatikos ir informacijos sprendimus. WEBFLEET sparčiai perduoda informaciją apie transporto priemonių parko būklę ir vairuotojų darbą. Transporto priemonių parko operatorius patikrina, pvz., vairuotojo važiavimo stilių. Darbuotojo, sugebančio važinėti ekonomiškai, automobilis suvartoja mažiau degalų. Tas, kuris rūpinasi saugumu, sukelia mažiau eismo įvykių, vadinasi, transporto priemonės gali būti naudojamos ilgiau. Šios rūšies informacija yra neįkainojama. Sistema skaidriu būdu atlieka ir vairuotojų darbo laiko apskaitą.
Savo ruožtu parinktis GPS, be kurios šiandien sunku įsivaizduoti tinkamą įmonės funkcionavimą, suteikia galimybę sekti ir stebėti transporto spūsčių intensyvumą maršrute. TomTom LINK taip pat gali analizuoti tokius parametrus kaip transporto priemonės greitėjimas ir staigūs veiksmai su transporto priemone (smarkus stabdymas ar posūkis stačiu kampu). Be to, matuoja esamą greitį ir variklio veikimo tuščiąja eiga laiką.
Tad galima matyti, kaip vairuotojas vairuoja transporto priemonę, ir kokiu laipsniu tai turi įtakos degalų vartojimui. Jeigu įtaka nepalanki, dispečeris per sistemą „Active Driver Feedback“ bet kuriuo momentu gali susisiekti su vairuotoju ir atkreipti jo dėmesį. Komunikavimas tikruoju laiku padeda ir pačiam vairuotojui, nes atsiradus kokiems nors keblumams maršrute jis gali greitai susisiekti su baze.
Telematikos sistemas pritaiko ir įmonės, gaminančios krovinines transporto priemones. „Scania Polska“ naudojasi įrankiu „Scania Fleet Management“. Su juo lengvai analizuoja konkrečius transporto priemonės parametrus ir jos eksploatavimo būdą. Be kita ko, galima stebėti vartojamų degalų kiekį, remonto ir atliktų apžiūrų sąnaudas – sistema atitinkamu laiku net atsiųs priminimą, kad transporto priemonei reikia atlikti kompleksinę diagnostiką.
Vairuotojų darbo stebėsena – tai dar viena galimybė, kurią suteikia FireTMS – programa, skirta transporto ir ekspedicijos valdymui. Įrankiai turi daug funkcijų, praverčiančių ekspeditoriaus darbe. Naudojantis šiais įrankiais galima, be kita ko, kontroliuoti sąnaudas dėl išplėtotos ataskaitų teikimo parinkties (analizuojamas užsakymo pelningumas, skyrių dienos apyvarta ir pelnas – tai tik kelios iš daugelio galimybių).
Sąskaitos faktūros pateikiamos intuityviai, vienu spragtelėjimu, be problemų apskaičiuojami vairuotojų dienpinigiai ir komandiruotpinigiai (duomenys įkeliami remiantis kelionės lapais ir GPS), greitai randami dokumentai archyve (pvz., nuskaityti dokumentai, sąskaitos faktūros) – tai tolesni sprendimai, kurie gerokai padidina FireTMS naudotojo darbo efektyvumą.
Administracines sąnaudas ir laiką, kurį reikia skirti biuro darbo organizavimui, padeda sumažinti „Comarch EDI Network“. Tai sistema, siūlanti klientams „greitą ir saugų duomenų siuntimą tarp partnerių visame pasaulyje“. Be to, „garantuoja procesų automatizavimą visoje pristatymo grandinėje, nuo užsakymo, krovinių paėmimo ir pristatymo iki sąskaitų faktūrų pateikimo ir apmokėjimo“.
Naudojantis EDI (t. y. electronic data interchange) galima, pvz., labai paprastai eksportuoti sąskaitas faktūras. Nereikia jų pildyti ranka ir laikyti segtuvuose. Dokumentus galima siųsti partneriui elektroniniu būdu, visiškai nesinaudojant pašto paslaugomis. Rūpesčiai dėl ilgų eilių pašto skyriuose išnyksta automatiškai.