7 wskazówek, jak przeprowadzić wdrożenie systemu TMS – krótki przewodnik dla firm

Zacznijmy od zdefiniowania pojęcia „wdrożenie systemu”. W ogólnym znaczeniu, wdrożenie oprogramowania klasy Transportation Management System przez producenta polega na instalacji i konfiguracji programu w firmie transportowej, spedycyjnej czy logistycznej oraz na przeszkoleniu przyszłych użytkowników.

We wzorcowo przeprowadzanym wdrożeniu faza konfiguracji zapewnia przygotowanie systemu do pracy pod kątem konkretnych wymagań, a szkolenia przyspieszają pełne korzystanie z jego możliwości.

Przychodzi klient do dostawcy systemu TMS…

Wszyscy szukamy rozwiązań, które obniżą koszty naszej działalności oraz zmniejszą zapotrzebowanie na pracę ludzką. Takie zadanie stoi także przed oprogramowaniem do zarządzania transportem w firmach branży TSL. To oczywiste. Kiedy jednak naprawdę konfrontujemy się z potrzebą wdrożenia rozwiązania informatycznego?

Gdy widzimy, iż bez narzędzia, które usprawni naszą pracę, nie zrealizujemy założonych celów biznesowych, nie będziemy dalej się rozwijać oraz nie będziemy w stanie świadczyć usług na oczekiwanych przez klientów poziomie.

Jeśli w przedsiębiorstwie nie korzystaliśmy do tej pory z żadnych systemów IT, czas na wdrożenie programu TMS, to moment, gdy liczba danych operacyjnych jest tak duża, iż koszt pracy związanej z zarządzaniem tymi danymi jest zbyt wysoki lub wykracza ponad siły załogi. Świadczyć może o tym choćby liczba popełnianych błędów czy skala zaległości. Sytuacja ta dotyczy najczęściej firm w fazie intensywnego rozwoju.

Konieczność implementacji systemu dotyczy także przedsiębiorstw, w których niezbędna jest zmiana dotychczas stosowanego rozwiązania IT. Dzieje się tak w kilku przypadkach:

1. firma zakupiła w przeszłości rozwiązanie, które nie podąża za jej rozwojem – wybrany pierwotnie system zawiera tylko podstawowe funkcje i okazuje się nieużyteczny na dalszych etapach rozwoju przedsiębiorstwa;
2. obecny dostawca nie wspiera swojego klienta, komunikacja jest utrudniona lub narasta konflikt między producentem a użytkownikami;
3. wydajność systemu jest niewystarczająca.

Pamiętajmy, że – mówiąc kolokwialnie – TMS TMSowi nie jest równy. Dlatego warto zaangażować się w proces wyboru odpowiednego dla naszego przedsiębiorstwa rozwiązania. Szczegółowe porównanie programów dostępnych na rynku to jeden z kluczowych etapów tego procesu.

Godzina zero, czyli dobry moment na wdrożenie systemu TMS

Na wdrożenie programu do zarządzania transportem… nie ma dobrego czasu, bo konieczne jest wówczas przekierowanie naszej aktywności i energii na zadania, które nie są przedmiotem podstawowej działalności firmy, a jednocześnie każdy moment jest dobry i nigdy nie jest za późno, bo w efekcie uzyskamy oczekiwane efekty. W przypadku rozwiązań o modułowej budowie, jak system interLAN SPEED, możliwe jest „złożenie” systemu na miarę potrzeb – z takich elementów, jakie na danym etapie niezbędne są do realizacji procesów w firmie oraz dostosowanie funkcjonalności oprogramowania do skali rozwoju przedsiębiorstwa. Co istotne, nie możemy zapominać o tym, że nasze potrzeby będą się zmieniać. A więc wybierając system dziś, weźmy pod uwagę, iż jutro możemy chcieć lub musieć sięgnąć po jego nowe możliwości. Warto więc zadbać o wybór rozwiązania, które nam na to pozwoli.

Decydując się na wdrożenie systemu klasy TMS pamiętajmy, aby:

1. określić swoje potrzeby i wybrać system, którego możliwości będą na nie odpowiadały,
2. (jednocześnie) wybrać system gwarantujący funkcjonalność podążającą za rozwojem firmy.

Etapy wdrożenia systemu klasy TMS w firmie transportowej

Po wyborze dostawcy oraz określeniu warunków umowy, przechodzimy do meritum, a więc implementacji oprogramowania. Ważne jest, aby – w planie codziennej pracy przedsiębiorstwa – uwzględnić, iż jest to proces. W zależności od skali wdrożenia może on trwać od jednego do kilkunastu miesięcy.

Etapy wdrożenia systemu do zarządzania transportem:

1. Analiza przedwdrożeniowa

Celem analizy przedwdrożeniowej jest identyfikacja największych wyzwań i problemów z jakimi mierzy się firma oraz wskazanie obszarów odpowiedzialnych za niską jakość usług. Ważne jest określenie, jakie procesy realizowano dotychczas poza systemem wraz z opisaniem ich specyfiki, a następnie ich implementacja, optymalizacja i automatyzacja w systemie.

 

Jakie pytania musimy sobie zdać przed przystąpieniem do analizy poprzedzającej wdrożenie rozwiązania TMS we współpracy z dostawcą oprogramowania?

Oto ich lista:

• Jak chcemy, aby firma funkcjonowała po wdrożeniu systemu?
• Jakie procesy chcemy automatyzować?
• Jakie dane i w jakiej postaci chcemy analizować?
• Jakie są inne przydatne możliwości systemu?

Na podstawie informacji uzyskanych przez dostawcę oprogramowania w fazie analizy przedwdrożeniowej, przygotowuje on podsumowanie ustaleń oraz określa i proponuje przyszłym użytkownikom właściwą konfigurację systemu.

2. Wdrożenie

Wdrożenie właściwe systemu polega na przygotowaniu programu do pracy zgodnie z ustaleniami poczynionymi w trakcie analizy. Obejmuje ono instalację, konfigurację systemu z uwzględnieniem potrzeb rozwojowych (w tym interfejsy), testowy import danych oraz zależnie od ustaleń opracowanie dokumentacji systemu, w tym instrukcji.
Po skonfigurowaniu programu w taki sposób, by działał on pod dyktando potrzeb firmy, przychodzi czas na kolejny etap procesu wdrożenia.

3. Testy wewnętrzne

Testy te realizowane są przez zespół dostawcy oprogramowania i mają na celu weryfikację poprawności działania wdrożonych modułów.

4. Szkolenie użytkowników

Szkolenie to czas intensywnej współpracy z dostawcą naszego TMS. Chodzi o obycie z systemem i nabycie praktycznych umiejętności związanych nie tylko z podstawową obsługą oprogramowania, ale i realnym korzystaniem z całego przekroju możliwości.

5. Testy zewnętrzne

Celem przetestowania działania programu TMS przez jego przyszłych użytkowników jest – mówiąc najprościej – weryfikacja czy system działa zgodnie z przyjętymi ustaleniami i oczekiwaniami. Pracownicy firmy wykonują standardową pracę z wykorzystaniem nowego rozwiązania IT, co pozwala na wyłapanie ewentualnych luk, błędów czy obszarów wymagających poprawy lub udoskonalenia. Zdarza się, że na tym etapie ujawnianie są braki w analizie przedwdrożeniowej, wymagające uzupełnienia przed produkcyjnym startem systemu.

6. Przygotowanie systemu do startu (w tym utworzenie środowiska testowego i developerskiego)

Jest to przedostatni etap procesu wdrożeniowego. Technicznie polega on na wyczyszczeniu bazy przez dostawcę z wprowadzonych tam wcześniej danych testowych w pierwszej części. W drugiej – na wgraniu danych produkcyjnych, obejmujących kontrahentów, POI, tabor, kierowców, użytkowników i przypisane im funkcje.

7. Start produkcyjny

To moment, gdy możemy odetchnąć z ulgą i powiedzieć wreszcie: „mamy to”! Proces wdrożenia właśnie dobiegł końca. Producent systemu sprawuje teraz nad nami szczególną pieczę, prowadząc tzw. nadzór powdrożeniowy.
To czas, gdy osoby po stronie dostawcy, odpowiedzialne za wdrożenie, wyjaśniają ostatnie wątpliwości dotyczące pracy programu, usuwają wykryte błędy i ewentualnie doszkalają pracowników firmy.
Po stabilizacji następuje pełny odbiór systemu i otwiera się faza utrzymaniowa, która trwa tak długo, jak firma korzysta z TMS. Producent gwarantuje na tym etapie użytkownikom systemu dostęp do aktualizacji oraz kontakt z serwisem technicznym w razie potrzeby.

Oczywiście i na tym etapie, tak, jak dzieje się to w przypadku działalności firmy interLAN, możliwy jest dalszy rozwój systemu. Jeśli potrzebne są kolejne, dodatkowe funkcje oprogramowania, wystarczy, że skontaktujemy się z kierownikiem wdrożenia i ustalimy dalszy harmonogram prac.

Podsumowując..

Dobrze przeprowadzone wdrożenie w pełni realizuje dostawca oprogramowania. Odbywa się ono w 7 wyżej wymienionych etapach i trwa od jednego do kilkunastu miesięcy. Celem tak zorganizowanego wdrożenia jest dostarczenie firmie wysokiej jakości produktu oraz wiedzy i umiejętności, jak efektywnie z niego korzystać.

 

Wdrożenie wymaga zaangażowania po obu stronach procesu. Czas na realizację, wytypowanie optymalnego zespołu projektowego, otwartość i cierpliwość oraz sprawna komunikacja to ważne elementy, które składają się na sukces całego przedsięwzięcia. Ważny jest też aspekt doradczy. Dostawca, który posiada duże doświadczenie we wdrożeniach, powinien dzielić się dobrymi praktykami ze swoimi klientami.

 

Proces wdrożenia z perspektywy użytkowników systemu TMS:

 

Justyna Tomczak, Menedżer ds. Administracji Transportu w firmie Raben Transport

„10 lat temu firma Raben podjęła współpracę z interLAN. Wcześniej korzystaliśmy z wielu programów, które obsługiwały nasze procesy w sposób rozproszony. Kluczowe było dla nas wówczas, aby znaleźć rozwiązanie, które pomoże nam usprawniać procesy i optymalizować koszty, i – co najważniejsze – będzie to realizowane w jednym miejscu. Kluczowy we wdrożeniu TMS był etap analizy wymagający przedstawienia jednoznacznie sprecyzowanych oczekiwań. Był to żmudny, ale wartościowy proces.
Plusem rozwiązań interLAN jest to, że od czasu zakończeniu wdrożenia, cały czas rozwijamy nasz system pod kątem indywidualnych i konkretnych wymagań.”

 

Marcin Kempka, Dyrektor Zarządzający w firmie KEMPKA

„Proces wdrożenia to ciąg etapów wykonywanych schematycznie jeden po drugim, które trzeba dobrze zaplanować. Cały proces wymaga cierpliwości, wytrwałości i zrozumienia.
Z naszego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem podczas wdrażania systemu jest opór mentalny pracowników. Ważne jest więc uświadomienie zespołu, jaki jest cel i korzyść wprowadzenia w firmie oprogramowania.
Dziś wiemy, że gdyby nie decyzja podjęta wiele lat temu, w kwestii wyboru programu TMS, to zapewne zdecydowanie trudniej byłoby nam znaleźć się dziś w gronie najlepszych firm transportowych na rynku.”