Kiedy jest dobry moment, żeby zamówić audyt logistyczny w przedsiębiorstwie? Analiza przypadku – cz. 1

W dzisiejszych czasach wiele polskich firm rodzinnych rozwinęło skrzydła biznesowe, prowadząc sprzedaż na terenie całej Polski a nierzadko również Europy. Osiągają one sukcesy na wielu dużych, konkurencyjnych i wymagających rynkach. Co za tym idzie przedsiębiorstwa te stanęły przed problemami związanymi ze skalowalnością swojego biznesu u którego podstaw leży analiza kosztów i wydatków zmierzająca do reorganizacji procesów logistycznych.

W związku z tym, na rynku usług istnieje duże zapotrzebowanie na procesy usprawniające takie działania. Konkludując, istotą skalowalności jest zdolność do takiej rozbudowy systemu aby pracował z akceptowalną (pożądaną) wydajnością. Rozbudowę można przeprowadzić przez dołączanie kolejnych zasobów (Łopieński S. : System rejestrujący zmiany stron WWW. 2002-09 (data pobrania: 2015-04-04).

W przypadku systemu rozproszonego dodawanym zasobem są zwykle kolejne węzły (np. komputery, serwery). Wydajność dobrze skalowalnego systemu rozproszonego rośnie (co najmniej) liniowo wraz z liczbą dołączanych węzłów (Mazur D., Skalowalność w systemach informatycznych zarządzania, [w:] Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej, Politechnika Śląska, nr 3, 1999, s. 78).

Wobec powyższego artykuł jest analizą przypadku realnego audytu logistycznego przeprowadzonego w 2018 roku w firmie ABC Sp. j (nazwa zmieniona) który to audyt miał na celu udzielenie odpowiedzi na szereg pytań postawionych przez Zarząd spółki. W szczególności: ocena stanu logistyki w obecnej formie, analizę możliwości wykorzystania własnych powierzchni magazynowych, ocena opłacalności magazynów w przypadku pozostania w obecnych lokalizacjach lub wynajmu powierzchni, analiza efektywności inwestycyjnej projektu budowy własnego, nowego magazynu a także pełny outsourcing logistyki.

Zadania audytowe

Tak sformułowane cele zostały przełożone na następujące zadania badawcze:

– przedstawienie istoty audytu logistycznego w przedsiębiorstwie,
– omówienie charakterystyki podmiotu badawczego w kontekście oceny dotychczasowego sposobu prowadzenia logistyki,
– identyfikację poszczególnych zagrożeń oraz ograniczeń w logistyce badanego przedsiębiorstwa,
– porównanie możliwości dalszego rozwoju przedsiębiorstwa w zależności od wybranych przez przedsiębiorstwo rozwiązań.

We wstępie niniejszego artykułu określono przesłanki, którymi przedsiębiorstwo kierowało się w trakcie podejmowania decyzji o przeprowadzeniu audytu . Następnie omówiono istotę audytu logistycznego w przedsiębiorstwie oraz celowość jego przeprowadzenia. W kolejnych częściach, zostanie nakreślony profil badanego przedsiębiorstwa oraz jego charakterystyka. Kluczowe w czasie trwania audytu są analizy. Zarówno obecnej sytuacji w przedsiębiorstwie a także porównanie możliwych do zastosowania rozwiązania na przyszłość. Podsumowanie zawiera opis rozwiązań wybranych przez przedsiębiorstwo, wypracowanych w czasie audytu oraz popartych badaniami i analizami w czasie jego trwania.

Audyt logistyczny w przedsiębiorstwie – cel

Audyt logistyczny przeprowadzany jest zazwyczaj na zasadzie dobrowolności. Może być przeprowadzona na zlecenie kierownictwa firmy. Podstawowym celem audytu zleconego przez kierownictwo firmy jest przede wszystkim sprawdzenie zgodności istniejących informacji o wynikach operacji logistycznych z rzeczywistością. Drugorzędnymi celami są: ocena zgodności procesu wdrażania rozporządzeń, rozporządzeń i procedur w celu określenia sposobów doskonalenia działań prowadzonych w obszarze logistyki, oceny celów i oceny stosowanej w celu kontroli działalności gospodarczej (Andersson, Aronsson i Storhagen, 1989 str. 253 – 262).

Audyt logistyczny powinien przede wszystkim odpowiedzieć na pytania przedsiębiorstwa ( https://mfiles.pl/pl/index.php/Audyt_logistyczny [dostęp: 12.06.2017]).

– W jakim miejscu jesteśmy?
– Co robimy dobrze a co należałoby jeszcze poprawić?
– Czy nasz magazyn jest odpowiednio zaprojektowany?
– Jak pracują nasi pracownicy?
– Jakie są szanse i zagrożenia dla naszego biznesu w chwili obecnej?
– W którym kierunku powinniśmy się rozwijać?

Audyt powinien być przeprowadzony przez niezależnych ekspertów, w odróżnieniu od audytu klienckiego lub audytu ze strony dostawców rozwiązań. Wyniki audytu przedstawione w czasie prezentacji, nie powinny pozostawiać wątpliwości co do bezstronności audytorów (np. dotyczących lobbowania na korzyść któregoś z możliwych rozwiązań). W audycie musi również aktywnie uczestniczyć klient, wyznaczając osobę (kierownika projektu strony) który wspomaga pracę audytorów, dostarcza zweryfikowane dane, umożliwia i ułatwia proces pomiarów, aktywnie współpracuje z audytorami. Każdy audyt opiera się na zebraniu, analizie i ocenie danych. Zarówno dostarczonych przez klienta jak i zebranych przez audytorów. Od jakości tych danych w dużej mierze zależy trafność diagnozy audytu, dlatego też należy zwrócić szczególna uwagę na ich jakość. Według Thomasa C. Redmana:

Dane są wysokiej jakości jeżeli nadają się do użycia zgodnie z przeznaczeniem w zakresie działania, podejmowania decyzji i planowania. Dane nadają się do użycia zgodnie z przeznaczeniem, jeżeli nie zawierają defektów i posiadają pożądane cechy.” (Redman, 2001).

Audyt logistyczny można podzielić na dwa etapy (https://ll-services.eu/oferta/projekt-logistyczny [dostęp: 12.06.2018]), które technicznie odzwierciedlają kroki (etapy) realizowanego audytu:

1. Opis, Kontrola, Ocena (OKO) – quick check
2. Planowanie (główne i szczegółowe) – master and detail planning

Fot. Pixabay/stevepb