Wkrótce celnicy korzystać będą z nowego systemu ICS2. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Głównym celem Unii Europejskiej jest zapewnienie bezpieczeństwa obywatelom oraz jednolitemu rynkowi wewnętrznemu. Według Komisji Europejskiej obrót towarami w UE stanowi obecnie 15 proc. światowego handlu. W każdym roku wartość importowanych towarów do UE sięga bilionów euro. Wzmocnienie zarządzania ryzykiem celnym w ramach wspólnego unijnego systemu (CRMF) ma być wsparte programem ICS2, który zastępując działający dotąd ICS ma się przyczynić do zintegrowanego podejścia UE do obrotu towarami.

ICS2 ma pomagać w skutecznych kontrolach celnych opartych na analizie ryzyka. Jednocześnie ma ułatwiać swobodny i legalny przepływ towarów przez zewnętrzne granice UE.

Program ten stanowić ma pierwszą linię obrony rynku wewnętrznego Wspólnoty i jej obywateli.

Przebuduje on działający obecnie proces kontroli celnych na poziomie IT, prawa, zarządzania i kontroli ryzyka celnego oraz handlowych rokowań operacyjnych.

Nowa wersja ICS2

Nowa wersja unijnego systemu informacji o towarach ICS2 będzie zbierać dane o wszystkich towarach, które mają być wprowadzone do UE, jeszcze przed ich przybyciem. Przedsiębiorcy (sami, przez pośrednika bądź przedstawiciela) będą zobowiązani zadeklarować do systemu ICS2 dane dotyczące bezpieczeństwa i ochrony, za pomocą skróconej deklaracji przywozowej (ENS/PDS).

Obowiązek rozpoczęcia składania takich deklaracji nie będzie taki sam dla wszystkich przedsiębiorców.

Będzie zależeć od rodzaju usług, które są świadczone w międzynarodowym łańcuchu dostaw i jest powiązany z trzema datami wprowadzenia ICS2 (15 marca 2021 r., 1 marca 2023 r. i 1 marca 2024 r., o czym więcej w dalszej części artykułu).

Program ICS2 umożliwia organom celnym UE lepszą identyfikację towaru wysokiego ryzyka i interwencję w najbardziej odpowiednim miejscu podczas realizacji transportu. Ponadto ułatwi odprawy transgraniczne i uprości wymianę informacji między przedsiębiorcami a organami celnymi na zewnętrznych granicach Wspólnoty.

Kto będzie korzystał z ICS2

Unijny kodeks celny wyznacza grupy przedsiębiorców w łańcuchu dostaw, które są odpowiedzialne za obsługę wymiany informacji w ramach zapewniania bezpieczeństwa unijnego rynku.

Zaliczamy tu kurierów, operatorów pocztowych i przedsiębiorców działających w branży TSL, czyli firmy zajmujące się frachtem, spedycją i obsługą logistyczną przesyłek (przewoźników lotniczych, morskich, drogowych i kolejowych) oraz finalnych odbiorców ładunku w UE i ich przedstawicieli, reprezentujących przedsiębiorstwo przed organami celnymi UE.

Jakie korzyści wynikają z ICS2?

Wprowadzenie ICS2 zwiększy ochronę obywateli UE i rynku wewnętrznego, jednocześnie umożliwiając organom celnym lepszą identyfikację towarów wysokiego ryzyka i skuteczną interwencję.

ICS2 wesprze ukierunkowane cła na określone towary oraz wspólnotowe środki handlowe stosowane na granicach zewnętrznych poprzez realizację planów reakcji kryzysowych na nieprawidłowe zdarzenia.

System ułatwi również odprawy transgraniczne i uprości wymianę informacji pomiędzy przedsiębiorcami a organami celnymi UE.

Budowa systemu ICS2

W skład ICS2 wchodzą dwa rodzaje komponentów: centralny i lokalne. Pierwszy, zbudowany przez Komisję Europejską, to tzw. Interfejs dla Podmiotów i Wspólne Repozytorium.

Z kolei komponenty lokalne, to krajowe systemy wprowadzania towarów, w skład których wchodzą: automatyczna analiza ryzyka i zestaw powiadomień – o przybyciu towarów, przedstawieniu towarów organom celnym oraz o samej kontroli.

Terminy wprowadzania ICS2

ICS2 będzie działał w trzech wersjach i wprowadzany będzie w różnych terminach. Każda wersja programu dotyczy różnych podmiotów gospodarczych i różnych rodzajów transportu. Przedsiębiorcy do ICS2 zaczną zgłaszać swoje towary do wybranej wersji i w wyznaczonym terminie, w zależności od rodzaju świadczonych usług.

Etap pierwszy był wdrażany od 15 marca 2021 r. Wówczas zaczął funkcjonować system KEICS2UE. W Polsce wdrożenie miało miejsce 1 października 2021 r. i w naszym kraju system odnosi się wyłącznie do działalności Poczty Polskiej oraz do transportu lotniczego przesyłek pocztowych i ekspresowych.

Za pomocą KEICS2UE operator pocztowy podaje minimalny zakres danych przed załadunkiem, a następnie, przed przybyciem środka transportu, pełen zestaw danych oraz powiadomienie o przedstawieniu towaru urzędowi celno-skarbowemu.

Etap drugi zostanie wdrożony 1 marca 2023 r. Tzw. ICS2UE dotyczyć będzie przewoźników lotniczych i spedytorów zajmujących się frachtem lotniczym. Zgodnie z nowymi wymogami, w transporcie lotniczym obowiązkowe będzie przedłożenie minimalnego zestawu przywozowej deklaracji skróconej przed załadunkiem oraz przedstawienie pełnego zestawu danych jeszcze przed przybyciem towaru do UE.

W stosunku do przesyłek realizowanych transportem morskim, drogowym i kolejowym, w dalszym ciągu obowiązywać będzie system AIS/ICS.

Etap trzeci zostanie wdrożony 1 marca 2024 r. Od tej daty poprzez ICS2 obsługiwane będą wszystkie przesyłki, niezależnie od rodzaju transportu.

Jak się przygotować na wprowadzenie ICS2

Aby prawidłowo przygotować się do wprowadzenia ICS2, potrzebna jest wiedza i zrozumienie nowych wymagań. Systemy do obsługi zgłoszeń celnych, z których korzystają najczęściej pośrednicy lub przedstawiciele przedsiębiorstwa, zapewne będą gotowe na czas.

W przypadku niezdecydowania się na korzystanie z podobnych programów, przedsiębiorca sam będzie musiał dowiedzieć się, w jaki sposób może skontaktować się z organem celnym w wymagany sposób.

Należy założyć, że Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych (PUESC) będzie umożliwiała skomunikowanie się z systemem ICS2. Trzeba jednak będzie pamiętać o aktualizacji Platformy lub dokupieniu modułu do obsługi ICS2 w systemach zewnętrznych służących do komunikacji z organami celnymi.

Niezbędną wiedzę przedsiębiorcy mogą uzyskać również podczas specjalistycznych szkoleń dotyczących obsługi ICS2.

Co, jeśli przedsiębiorca nie będzie gotowy do komunikacji z ICS2

Jeżeli przedsiębiorca nie zdąży na czas przygotować się do wymiany informacji z organami celno skarbowymi, to przesyłki i transport towaru zostaną zatrzymane na granicy celnej UE.

Źle przygotowane deklaracje zostaną odrzucone przez system lub funkcjonariusza celno-skarbowego albo będą podlegać postępowaniu administracyjnemu, z przewidzianymi w przepisach prawa sankcjami.

Różnice funkcjonalności pomiędzy ICS2 a ICS

Nowy system w porównaniu z aktualnie działającym ICS ma nowe funkcjonalności. Należą do nich m.in.:

• możliwość przedstawienia danych przed załadunkiem towaru za pomocą transportu lotniczego, a z czasem – każdego innego,
• możliwość składania częściowych danych dot. przywozowej deklaracji skróconej, która obsługiwana będzie przez różne podmioty zaangażowane w proces logistyczny.

Wdrożenie w Polsce AIS/IMPORT PLUS

W związku z tym, że Komisja Europejska oczekuje dostosowania krajowych systemów importowych do rozszerzonego zakresu danych od początku 2023 roku, organy celne w Polsce zdecydowały się na dwuetapowe wdrożenie nowych zasad obsługi importu.

Od 1 stycznia 2023 r. nastąpi odblokowanie w obecnej specyfikacji systemu AIS/IMPORT (którego modułem dziś jest ICS) komponentów, których wypełnianie jest obecnie zablokowane regułami walidacyjnymi.

Nowy AIS/IMPORT PLUS, czyli nowy model danych i nowa struktura komunikatu XML, zostanie wdrożony 1 grudnia 2023 r., przy czym:

• jego wykorzystanie będzie fakultatywne w procedurze standardowej (zgłoszenia typu A i D), gdyż do końca 2024 r. będzie równolegle wykorzystywany dotychczasowy AIS/IMPORT w wersji z odblokowanymi dodatkowymi elementami i atrybutami,
• opcjonalność nie będzie dotyczyła zgłoszeń celnych składanych w ramach realizacji uproszczeń, tj. m.in. wpis do rejestru zgłaszającego, zgłoszenie uproszczone oraz krajowa odprawa scentralizowana. W przypadku tych zgłoszeń wykorzystanie nowego systemu AIS/IMPORT PLUS będzie od początku obligatoryjne,
• specyfikacja XML AIS/IMPORT PLUS uwzględniająca także aspekt odprawy scentralizowanej zostanie otwarta w czerwcu 2023 r.

Podsumowując

Zgodnie z założeniami unijnego kodeksu celnego należy oczekiwać zmian w zakresie obsługi elektronicznej wymiany informacji z organami celnymi, gdyż przewidziane kodeksowe terminy zbliżają się nieubłaganie, a z ich nadejściem dojdzie do pełnej informatyzacji wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcą a organami celnym UE.