Masz newsa? Powiedz nam o tym!

Nowy Rok zwiastuje zmiany – pojawiają się nowe przepisy i rozporządzenia, wywołujące pewnego rodzaju niepewność. To również dobry moment, aby zweryfikować wewnętrzne procedury i procesy w przedsiębiorstwie. Transport to dynamiczna branża, w której warto optymalizować pewne działania. Dotyczy to głównie sposobu rozliczania i zatrudniania kierowców.

Każdy przedsiębiorca, szczególnie w branży transportowej, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest monitorowanie przychodów oraz kosztów w firmie. Jak się okazuje, wielu właścicieli większych jak i mniejszych podmiotów, nadal pozwala na działania, które w ogólnym rozrachunku wpływają negatywnie na kondycję przedsiębiorstwa. Dzięki radom ekspertów i dokładnej analizie prawa, pomożemy zweryfikować ewidencję czasu pracy. Dobre praktyki pozwolą na oszczędności bez wpływu na komfort pracowników.

Wysokość stawki zasadniczej (minimalnej)

Stawka minimalna to nie to samo, co stawka zasadnicza. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu w Polsce wymaga, aby dla pracowników zatrudnionych na umowie o pracę zagwarantowane zostało wynagrodzenie złożone z różnych składników na poziomie nie niższym niż  2100 zł brutto w 2018 roku. Na tę kwotę składa się stawka zasadnicza (etat), która może być na poziomie np. 1200 zł brutto (i wcale nie ma potrzeby, aby ją podnosić) oraz inne dodatkowe składniki wliczane do wynagrodzenia minimalnego zgodnie z polską ustawą. Może to być wynagrodzenie za dyżury, premie, nagrody, dodatki funkcyjne lub choćby wyrównanie płacy minimalnej związane z oddelegowaniem kierowców do pracy w innych krajach (Francja, Niemcy, Austria, itd.).

Pamiętajmy jednak, że nie wolno do minimalnego wynagrodzenia wliczyć nadgodzin i dodatków za pracę w porze nocnej. Jak zatem uzyskać nową wyższą sumę wynagrodzenia? Można to zrobić poprzez zwiększenie wynagrodzenia za dyżur, ewentualną nagrodę lub kwotę wypłacaną tytułem płac minimalnych UE.

W tym miejscu może pojawić się pytanie: dlaczego nie zalecamy zwiększana stawki zasadniczej? Bo ma ona automatycznie wpływ na wysokość wszystkich składników wynagrodzenia, co powoduje, że zwiększenie kwoty zasadniczej o 100 zł, wpływa liniowo na wszystkie stawki (dyżury, nadgodziny, praca w dni wolne) – zatem ogólny wzrost kosztów zatrudnienia będzie o wiele wyższy niż ustawowe 100 zł brutto.

Weryfikując również swoje zasady pracy i wynagradzania warto wrócić do podstaw: przypomnieć sobie jakie aktywności związane z pracą kierowcy mają największy wpływ na wysokość składników dodatkowych wynagrodzenia.

Aktywności kierowcy

Zgodnie z wszelkimi zasadami rejestrowania aktywności kierowcy, oprócz standardowej „jazdy” wykonuje on jeszcze inne czynności pracy, np. załadunki, obsługę pojazdu, prace administracyjne.

Te zdarzenia są zaliczane jako czas pracy kierowcy i wprost wpływają na liczbę nadgodzin, dodatków za pracę w porze nocnej i przekroczenia średniotygodniowe. Warto zatem weryfikować czy aktywność typu „inna praca” nie jest rejestrowana nadmiarowo, np. podczas postojów czy oczekiwania. Na takie sytuacje (oczekiwania, dyspozycji) przepisy przewidują osobny tryb aktywności – a mianowicie „dyspozycja”, rejestrowana na tachografie czy w pracy aut poniżej 3,5 t. jako „koperta/kwadracik” (ikona).

Takie aktywności nie są czasem pracy i nie wywołują dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, porze nocnej czy dni wolne.

Na szkoleniach prowadzonych w firmach tłumacząc te zasady spotykamy się nie tyle z niechęcią kierowców do takiego rejestrowania swoich aktywności, ile ze zdziwieniem, że tak można.

Brak takiej podstawowej wiedzy skutkuje zbyt wysoką liczbą godzin nadliczbowych, niewspółmiernymi dopłatami do płac minimalnych w UE za godziny, które w rzeczywistości nie były godzinami pracy.

Rozliczaj diety i ryczałty noclegowe

Kolejny etap to weryfikacja wysokości naliczanych diet oraz ryczałtów noclegowych. Jako składniki zagranicznych świadczeń (według zagranicznych przepisów te świadczenia są częścią płacy minimalnej) ich wysokość wpływa na ostateczne wartości dopłat do tzw. Miloga czy Loi Macron. Korzystając z nowego roku rozliczeniowego i ostatnich uchwał Sadu Najwyższego – ustalmy diety i ryczałty noclegowe na poziomie pozwalającym spełnić wymagania przepisów UE oraz zoptymalizować obciążenia podatkowe i ZUS-owskie w Polsce.

Diety i ryczałty za nocleg w kabinie można dość elastycznie dopasować do indywidualnych potrzeb i albo zrobić je na tym samym poziomie dla wszystkich krajów, albo zróżnicować odpowiednio dla każdego kraju osobno.

Program do rozliczania czasu pracy kierowcy

Aby zadośćuczynić wymogom zapewnienia pracownikom minimum socjalnego związanego z wyżywieniem z odpowiednio wysokiej diety warto odliczyć minimum 8-10 euro na dobę na faktyczne podwyższone koszty wyżywienia. Dzięki takiemu zabiegowi reszta diet oraz ryczałty noclegowe są zaliczone do wymaganych stawek minimalnych.

Staranność w liczeniu to podstawa

Niedokładne ustalanie godzin faktycznej pracy, złe ustawienie programów do rozliczania czasu pracy kierowców (brak wiedzy o wpływie poszczególnych opcji na końcowe rozliczenie), a w końcu niedokładne rejestrowanie momentów przekraczania granic, potrafią generować dodatkowe koszty (lub może jednak oszczędności!) na poziomie nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Skąd taka suma? Nawet 20-minutowa rozbieżność w godzinie przekroczenia granicy, powoduje nadwyżkę w należności ok. 3 euro dziennie, co w tygodniu daje ok. 15 euro, a w miesiącu dla jednego kierowcy to ok. 60 euro. Jeśli taki znikomy błąd popełnimy przy grupie 20 kierowców, daje to kilka tysięcy złotych miesięcznie. A gdy uwzględnimy kolejne 12 miesięcy?

Odczyt z tachografu

Warto rozliczać czas pracy kierowców dokładniej, staranniej, z uwzględnieniem wszystkich zalet posiadanych systemów GPS (weryfikujmy zapisy kierowców z rzeczywistymi rejestrami systemów GPS).

Wykorzystuj narzędzia, które masz!

W dokonywaniu starannych rozliczeń, oprócz wiedzy i pomocy ze strony ekspertów, pomogą odpowiednie narzędzia. Warto korzystać z takich, które są przyjazne dla użytkowników – cechują się szybkością działania, mają przyjazny i intuicyjny interfejs oraz, co najważniejsze, pozwalają w pełni wykorzystać potencjał posiadanych już rozwiązań.

Tak jest właśnie z systemami GPS. Wiele firm go posiada, jednak nie wykorzystują w pełni jego możliwości. GPS można wykorzystać podczas rozliczania czasu pracy kierowców realizujących zagraniczne zlecenia. To właśnie od wskazania momentu przekroczenia granic zależy jaka kwota rozliczenia płacy minimalnej pojawi się pod koniec miesiąca. Kierowcy zazwyczaj zapisują te dane ręcznie, wskazując mniej więcej godzinę zmiany terytorium kraju. Dopuszczając się kilkuminutowego błędu, ostateczne wyliczenia okazują się być błędne i niekorzystne dla firmy. Dlatego też podczas wykonywania comiesięcznych rozliczeń dla naszych klientów, korzystamy z programu SuperTacho, który nie tylko działa szybko (wczytanie danych i rozliczenie kierowcy zajmuje poniżej minuty), ale i pozwala na zaczerpnięcie danych z systemów GPS. Czy to jest opłacalne? Oczywiście! Tym sposobem oszczędzamy dla firm setki tysięcy złotych!

Tak zaoszczędzone (czyli zarobione) pieniądze mogą być zagospodarowane na premie i nagrody dla kierowców lub inwestycje, a nie jako składniki „nadmiarowe”, które w żaden sposób nie są doceniane przez pracowników i nie motywują ich do lepszej pracy.

Komentarze

comments1 komentarz
thumbnail
Aby ustawić powiadomienia o komentarzach - przejdź do swojego profilu