Podróże służbowe kierowców. Sprawdź, jak rozliczać delegacje krajowe, a jak zagraniczne

Do rozliczania podróży służbowych kierowców konieczne jest posługiwanie się trzema aktami prawnymi. Są to:

• Kodeks pracy,
• Ustawa o czasie pracy kierowców,
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Delegacje służbowe – kiedy kierowca odbywa podróż służbową?

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą za podróż służbową uznaje się każde zadanie służbowe, polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub

b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.

Punkt 4 lit. a zawiera definicję stanowiska pracy. Jest nią w omawianym przypadku „siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały”.

Aby móc mówić o podróży służbowej, kierowca na polecenie pracodawcy musi zatem udać się w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, filia, przedstawicielstwo, czy oddział pracodawcy. Kwestie takie jak długość planowanej podróży czy czas jej trwania nie są brane pod uwagę przy kwalifikacji zleconego zadania jako podróży służbowej.

Dieta krajowa i dieta zagraniczna

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, pracownikowi przysługują:

• diety,
• oraz zwrot kosztów delegacji: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca może zlecić kierowcy podróż krajową (delegacja krajowa), mającą odbyć się do innego miasta w Polsce lub poza granice państwa (delegacja zagraniczna). W zależności od rodzaju takiej delegacji konieczne stanie się zastosowanie nieco innych metod jej rozliczania. Należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku delegacji krajowej diety służą pokryciu zwiększonych kosztów związanych z wyżywieniem. Podczas delegacji zagranicznej obejmują również inne, drobne wydatki, dlatego też zazwyczaj są odpowiednio wyższe.

Rozliczenie delegacji w 2021 roku

Zgodnie z art. 77⁵ §2 kodeksu pracy wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, są uregulowane w drodze rozporządzenia.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych u innego pracodawcy, niż wymieniony powyżej, warunki i wysokość przyznawanych należności określa się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie wynagradzania,
• umowie o pracę – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia.

W przypadku braku powyższych postanowień, pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Zgodnie z § 4. „postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.”

Dieta ta nie może być zatem niższa niż 30 zł, bez względu na to, czy mowa o delegacji krajowej, czy zagranicznej. Nie praktykuje się również ustalania diet w wysokościach wyższych niż te, wskazane w załączniku do rozporządzenia.

Kalkulator podróży służbowych

Sposób wyliczania należnych diet za podróże służbowe i zagraniczne reguluje rozporządzenie.

Kalkulacja delegacji – delegacja krajowa (§ 7 pkt 1 i 2)

Wysokość diety krajowej 2021 w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – 50 proc. diety,

c) ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – 50 proc. diety,

b) ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Kalkulacja delegacji – delegacja zagraniczna (§13 pkt 1, 2 i 3)

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

Należy pamiętać, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,

za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin –1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – 50 proc. diety,

c) ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej – najczęstsze wątpliwości

Podczas podróży służbowych obejmujących odcinki zagraniczne może wystąpić wiele różnych okoliczności, które przysparzają problemów w dokonywaniu późniejszych rozliczeń.

Przypadek 1: Podróż służbowa składająca się z części krajowej i zagranicznej
W takiej sytuacji każdy z etapów należy rozliczać osobno. Przy podróży samochodowej, momentem rozpoczęcia delegacji zagranicznej będzie chwila przekroczenia granicy RP. Jeśli jednak podróż odbywa się promem bądź samolotem, podróż zagraniczna rozpoczyna się wraz z minięciem ostatniego portu w Polsce lub ostatniego lotniska w kraju.

Przypadek 2: Kierowca pokonuje granice różnych państw – czy jego pobyt tam należy sumować, czy liczyć oddzielnie?
Tutaj niestety ustawodawca nie wskazał jednoznacznego sposobu postępowania. Z przepisów prawa nie wynika wprost czy liczyć taką trasę, sumując wszystkie okresy pobytu w poszczególnych krajach, czy liczyć je oddzielnie. W zależności od wybranej metody, będzie ona bardziej lub mniej korzystna dla kierowcy. Dobrym rozwiązaniem jest uregulowanie tej kwestii w umowach o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Miejsce publikacji postanowień jest uzależnione od sytuacji konkretnego pracodawcy.

Przypadek 3: Więcej niż jedno państwo docelowe
Zgodnie z przytoczonym już wcześniej § 13 rozporządzenia, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, przy podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw. Pojawiający się w tym przypadku problem odnosi się do czasu, od którego należy liczyć dietę dla nowego państwa docelowego. Czy będzie to moment przekroczenia granicy, a może jednak moment załadowania? Co do zasady wskazuje się, że kluczowy jest tu moment przekroczenia granicy nowego państwa.

Trzeba jednak wskazać, że przepisy zezwalają na liczenie całej delegacji zgodnie ze stawką jednego z państw docelowych.

Wtedy też taka dieta będzie obowiązywała dla całej podróży na etapie zagranicznym. Warto w takich przypadkach ustalić konkretny plan i schemat podróży służbowej, z uwzględnieniem miejsc rozładunków i załadunków, a także ustaleniem konkretnego kraju docelowego, zgodnie z którym pracodawca będzie liczył należne diety (np. najbardziej oddalonego).

Ryczałt za nocleg za granicą

Poza dietą, kierowcy będącemu w delegacji może przysługiwać również zwrot kosztów noclegu, określany jako ryczałt noclegowy. Przepisy dotyczące jego wysokości i przyznania reguluje rozporządzenie.

Podczas podróży krajowej, za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit dwudziestokrotności stawki diety.

Pracownikowi przysługuje także ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że nie jest on przyznawany zawsze. Ryczałt za nocleg w kraju będzie należeć się pracownikowi, jeśli:

• Nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu,
• Pracownik nie przedłożył rachunku za usługi hotelarskie,
• Nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00-7:00.

Jeśli kierowca pracuje w godzinach nocnych, a w ciągu dnia odpoczywa, zgodnie z powyższymi regulacjami, traci prawo do ryczałtu za nocleg. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują również za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Nieco inne zasady odnoszą się do ustalania ryczałtu za nocleg podczas delegacji zagranicznej. Nie znajdują w tym przypadku zastosowania przepisy o ograniczeniu godzinowym (21:00-7:00).

Zgodnie z § 16 ust. 2 „w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu”.

Ryczałt a nocleg w kabinie kierowcy

Do niedawna wiele wątpliwości budziły zagadnienia związane ze zwolnieniami podatkowymi i składkowymi ryczałtu noclegowego. Obecnie jednak kwestie te zostały już wyjaśnione.

Rekomendujemy wypłatę ryczałtu w wysokości z rozporządzenia oraz według kraju noclegu. Warto dodać, że sądy czasami akceptują możliwość obniżenia ryczałtu noclegowego, jednak wiąże się z tym pewne ryzyko.

Ustalenie ryczałtu noclegowego w niższej wysokości niż przewiduje rozporządzenie o podróżach, powoduje konieczność określenia, na jakie koszty związane z noclegiem będzie narażony pracownik w trakcie podróży oraz jaka kwota będzie odpowiednia do ich pokrycia.

Niestety, przepisy prawa nie ułatwiają tego zadania. Nie ma jasnych wytycznych w tym zakresie. Z pomocą przychodzi, ale tylko częściowo, orzecznictwo Sądu Najwyższego. Zgodnie z uchwałą SN z dnia 26 października 2017 r. III PZP 2/17, ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym może zostać określony poniżej 25 proc. limitu, o którym mowa w rozporządzeniu o podróżach. Ustalenia te powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Ryczałt ten musi jednak zostać ustalony w takiej wysokości, aby dawał rzeczywistą możliwość zrealizowania w godnych warunkach odpoczynku pozwalającego na regenerację sił. Za wzorzec w tym zakresie powinien służyć nocleg w warunkach hotelowych. Samo miejsce do spania w kabinie pojazdu nie zapewnia takiego standardu. Trzeba również wziąć pod uwagę okoliczność, że nie każdy nocleg może zostać spędzony w kabinie pojazdu. Jeśli w trakcie podróży kierowca będzie zmuszony wykonać regularny odpoczynek tygodniowy, najprawdopodobniej pociągnie to za sobą wyższe koszty.

Zatrudnienie pracownicze wiąże się z kosztami, które w całości obciążają pracodawcę i nie mogą być przerzucane na pracownika. W związku z tym sądy mają prawo zweryfikować wysokość ustalonego ryczałtu pod kątem spełniania przez niego pokładanych w nim oczekiwań. W razie stwierdzenia, że ryczałt noclegowy został określony w zbyt niskiej wysokości, sąd rozważy, czy pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wyrównanie. Przy ustalaniu ewentualnie należnej kwoty, sąd weźmie pod uwagę indywidualne okoliczności sprawy.

Możemy zatem zaobserwować, że sprawa ta jest dość złożona. Dzieje się tak dlatego, że brakuje jednoznacznych wytycznych, którymi należy się kierować podczas obniżania wysokości ryczałtu noclegowego. Podobne problemy wiążą się z ustalaniem jednej kwoty przeznaczonej na wyżywienie i nocleg w podróży. Trzeba być świadomym, że ustalenie, czy wypłacona kwota była odpowiednia, często odbywa się podczas wieloletniego procesu sądowego.

Fot. Pixabay/知心大姨夫/public domain