Niektórzy wierzyciele decydują się przygotować je samodzielnie, natomiast inni preferują zwrócić się o pomoc do kancelarii prawnej. W większości przypadków zaangażowanie w sprawę, czy to prawników, czy to firmy windykacyjnej, szybciej motywuje dłużnika do podjęcia pożądanych działań.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest pismem windykacyjnym sporządzanym osobiście przez wierzyciela, kancelarię prawną lub firmę windykacyjną, które kieruje się do dłużnika zalegającego ze spełnieniem swojego świadczenia.
Przygotowanie przedsądowego wezwania do zapłaty następuje najczęściej na ostatnim etapie polubownej windykacji należności, gdy mimo wcześniejszych upomnień (monitów) przypominających o uregulowaniu długu, druga strona nadal nie podejmuje żadnych działań.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest traktowane jako tzw. ostatnia deska ratunku dla dłużnika przed skierowaniem sprawy bezpośrednio na drogę sądową.
Konieczność podjęcia działań polubownych
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zgodnie z treścią art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego, w pozwie musi znaleźć się informacja o tym, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. W przypadku gdy takich prób nie podjęto, trzeba wyjaśnić przyczyny ich niepodjęcia.
Przed skierowaniem sprawy do sądu konieczne jest dlatego podjęcie działań polubownych. Przepis ten ma na celu skłonienie i zachęcenie stron do skutecznego rozwiązywania konfliktów bez udziału sądu. Skierowanie sprawy na drogę sądową należy traktować dopiero jako ostateczność.
Różnice między przedsądowym i ostatecznym wezwaniem do zapłaty
Wielu wierzycieli w momencie sporządzania tego pisma zastanawia się również nad różnicą między przedsądowym wezwaniem do zapłaty a ostatecznym wezwaniem do zapłaty. Czy są to dwa różne dokumenty?
Mimo odmiennego nazewnictwa, dla sądu pisma te mają jednakowe znaczenie. Stanowią potwierdzenie tego, że powód przed wniesieniem pozwu wykazywał chęci i inicjatywę do zakończenia sprawy z pozwanym na drodze polubownej.
Pismo może zostać zatem zatytułowane jako „przedsądowe wezwanie do zapłaty”, „ostateczne wezwanie do zapłaty”, czy też „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”. W praktyce zawierają one te same dane.
Co powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty
Chociaż przepisy nie wskazują jednoznacznie, jakie elementy powinny znaleźć się w przedsądowym wezwaniu do zapłaty, przy sporządzaniu tego pisma nie można kierować się pełną dowolnością. Jego celem jest w końcu skłonienie dłużnika do zapłaty, dlatego treść takiego dokumentu powinna zmusić drugą stronę do podjęcia pożądanych przez nas kroków.
Najważniejszym elementem przedsądowego wezwania do zapłaty jest wskazanie w nim konsekwencji, jakie spotkają dłużnika, gdy ten nie spełni swojego świadczenia. Należy dlatego zawrzeć w nim informację, że w przypadku nieuregulowania płatności, sprawa zostanie skierowana do sądu.
W piśmie można umieścić ponadto wzmiankę o obciążeniu dłużnika kosztami postępowania sądowego, a na dalszym etapie również i egzekucyjnego.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty, jako pismo oficjalne, powinno zawierać również:
- datę i miejsce sporządzenia pisma,
- dane wskazujące na wierzyciela oraz dłużnika,
- stosunek prawny, z którego powstał obowiązek zapłaty (to m.in. faktura, umowa, protokół odbioru),
- kwotę wymaganej należności (kwota długu) wraz z ewentualnymi odsetkami,
- wyznaczony przez wierzyciela termin spłaty długu,
- numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien przelać pieniądze,
- podpis osoby wysyłającej pismo.
Wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty
Jeżeli zdecydujemy się na wysłanie wezwania do zapłaty pocztą tradycyjną, co stanowi najlepszą i rekomendowaną drogę, należy dokonać tego listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.W takim przypadku potwierdzenie odbioru i wysłania pisma będą stanowić dowód, który możemy dołączyć do pozwu.
Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby wezwanie do zapłaty zostało wysłane za pośrednictwem poczty e-mail, drogą internetową, a nawet SMS-em. W każdym przypadku wierzyciel powinien jednak mieć potwierdzenie wysłania takiego dokumentu.
Jedyną przesłanką skutkującą nieważnością przedsądowego wezwania do zapłaty jest przedawnienie roszczeń do samego długu. W takiej sytuacji wierzyciel traci możliwość zaspokojenia swojego roszczenia, a ponadto uzyskania nakazu zapłaty i skierowania sprawy do komornika w celu rozpoczęcia egzekucji.
