TMS czyli… biznesowa nawigacja

Dobierając rozwiązanie TMS do konkretnych potrzeb należy wziąć pod uwagę głównie funkcjonalność, odpowiadając np. na pytanie czy firma będzie wykorzystywać kompleksowe możliwości danej platformy, czy tylko jej poszczególne moduły? To dotyczy praktycznie wszystkich oferowanych na rynku rozwiązań.

TMS Nawigator, nazywany przez jego dostawcę nie tylko narzędziem, ale wręcz asystentem w podejmowaniu decyzji przez zarząd firmy, dyspozytorów i spedytorów. Integracja z urządzeniami telemetrycznymi i mapami cyfrowymi czyni z niego system do komunikacji z pojazdami i kierowcami, a wiele procesów może być realizowanych bezobsługowo. Wśród funkcjonalności są: generowanie i weryfikowanie trasy, geofencing, korytarzowanie tras, komunikacja z kierowcą, nadzór nad czasem pracy kierowcy, generowanie alarmów związanych z nieprawidłową realizacją zlecenia, monitorowanie tempa realizacji zleceń, raportowanie z przebiegu trasy.

Kilka lat temu z tego rozwiązania zaczął korzystać, funkcjonujący już od ponad ćwierć wieku, operator logistyczny Euro-Pegaz, mający w swym zakresie usług m.in. koordynację planów produkcyjnych i zatowarowania, planowanie, optymalizację przestrzeni ładunkowej, awizację, przygotowanie dokumentacji wysyłkowej, planowanie i zamawianie transportów wychodzących, transport pojazdami typu standard i kubaturowymi, odprawy celne.

Euro-Pegaz udostępnia klientom narzędzie do rejestrowania oraz śledzenia realizacji zamówienia transportu, a wszystko odbywa się on-line za pośrednictwem dedykowanego interfejsu. Klient może sam generować raporty oraz przeglądać historię zleceń transportowych. System posiada funkcje związane z obsługą zleceń, nadzorem nad transportami, rozliczaniem ich kosztów.
Wszystko to działa w oparciu o track&trace (technologia GPRS), która pozwala obserwować ruch floty w czasie rzeczywistym.

Dzięki przesyłaniu danych w ten sposób można na bieżąco śledzić położenie pojazdu, sprawdzać przebytą trasę, kierunek jazdy oraz szacowany czas przybycia na miejsce. W przypadku przewożenia cennych ładunków, system pozwala na wysłanie sygnału ostrzegawczego, gdy pojazd opuszcza określoną wcześniej strefę. Dzięki modułowi eco-driving pojazdy spalają mniej paliwa i tym samym emitują mniej CO2 do atmosfery.

Najważniejsze co zyskaliśmy to oszczędność czasu. Wiele czynności, które wcześniej wykonywało dwóch pracowników, teraz zrealizuje jeden. Na przykład kartę drogową kierowca teraz uzupełnia automatycznie, podczas realizacji zlecenia, wprowadzając dane do komunikatora systemu. Po stronie pracownika naszej firmy pozostaje skontrolowanie tej karty i naniesienie ewentualnych poprawek. Nie tworzy się – jak wcześniej, po zrealizowanym zleceniu – nowej karty, ale sprawdza się i analizuje kartę powstałą online w trakcie realizacji zlecenia – tłumaczył walory rozwiązania na łamach “Transport Managera” przedstawiciel Euro-Pegaza.

TMS ma możliwość automatyzacji kontroli działań na wszystkich etapach procesu obsługi zleceń transportowych. Oprócz integracji z zewnętrznymi systemami pozyskiwania zleceń (giełdy transportowe, formularze na stronach www, import zleceń z plików elektronicznych oraz webserwisów firm kooperujących), poprzez zastosowanie odpowiednich algorytmów, niejako “przewiduje” za spedytora możliwość wystąpienia nieprawidłowości w realizacji zadań.

Firma korzysta z portalu otwartego, tzn. na stronie internetowej jest formularz zlecenia, do którego klienci (zarówno nowi, jak i sporadyczni), za sprawą specjalnego narzędzia weryfikującego dane i generującego dokumenty transportowe, mogą wprowadzać zlecenia. Te zlecenia trafiają bezpośrednio do TMS.

Wszystko podłączono do systemu TA Unifaun. Moduł transportowy polega na przekazywaniu informacji klienta do systemu, który z kolei służy do obsługi procesu komunikacji z odpowiednim przewoźnikami. W związku z tym klient nie musi przechowywać informacji w dwóch miejscach; może natomiast łatwo zarezerwować transport, otrzymać dokumenty przewozowe oraz sprawdzać informacje dotyczące statusu dostawy i inne istotne dane (wszystko z poziomu systemu firmy).

– Dzięki interfejsowi zlecenia są automatycznie w systemie TMS Euro-Pegaz – podkreśla przedstawiciel Unifaun, zaznaczając przy tym, że dzięki temu firma może zaoferować zintegrowaną metodę obsługi transportu z wykorzystaniem standardowego interfejsu, bez potrzeby korzystania ze specjalnie dostosowywanych rozwiązań. Dostępne są też proste procedury rezerwowania dostaw i zarządzania nimi.

Sam TMS to w istocie szereg modułów, w tym Spedycja, z automatyzacją nadzoru i statusowaniem stanu realizacji zlecenia, graficznym planowaniem, komunikatorem SMS, definiowalnymi wydrukami dokumentów, automatycznym generowaniem faktur VAT oraz rozliczeniem obrotu opakowań zwrotnych i wewnętrznym generatorem zestawień analitycznych.

Innym z modułów jest ROKOS, skierowany do osób i działów odpowiedzialnych za nadzór, dysponowanie i właściwe zarządzanie pojazdami firmowymi i kierowcami. Pomaga w analizowaniu kosztów, obliczaniu rentowności pojazdów i zleceń, a także ocenie pracy kierowców (scenariusze płacowo-premiowe). Jego elementami są m.in: kartoteka kierowców, kartoteka pojazdów wraz z protokołami zdawczo-odbiorczymi, rejestr kart drogowych, rozliczanie zaliczek i delegacji, terminarz zdarzeń oraz nadzór nad okresami gwarancyjnymi części i usług.

Dokonywany jest również import danych z bezgotówkowych kart paliwowych i opłat drogowych, obsługa uszkodzeń pojazdów oraz szkód komunikacyjnych.

Fot. Pixabay/mohamed_hassan