Najpopularniejszy sposób przeprowadzania inwentaryzacji w tej chwili to inwentaryzacja ciągła. Z rotacyjnym rozkładem kontroli. O planie inwentaryzacji na konkretny dzień/tydzień/miesiąc, (które lokacje lub strefy będą sprawdzane) wie tylko szef zespołu inwentaryzacyjnego. W ciągu roku należy przeliczyć wszystkie lokacje co najmniej jeden raz (im więcej tym lepiej). Na strefach kwalifikowanych jako generujące braki powyżej średniej, możliwe są ponowne, wyrywkowe kontrole w krótkim np. trzydniowym okresie. W przypadku znalezienia braku, można zawęzić czasokres kontroli kamer.

Minusem jest możliwe blokowanie stref kompletacji w ciągu dnia (w czasie realizacji planu inwentaryzacyjnego). Rozwiązaniem może być inwentaryzacja w innych godzinach niż realizacja zamówień, lub krótkie plany. Możliwym minusem (jeżeli nie ma wolnych zasobów np. w dziale kontroli jakości) będzie zatrudnienie pracowników pod projekt inwentaryzacji ciągłej.

Pomysły na ograniczenie braków związanych z funkcjonowaniem magazynu

Przede wszystkim należy ustalić miejsce/czas/sposób powstawanie braków i stworzyć ich klasyfikację na podstawie danych które są w posiadaniu przedsiębiorstwa. Następnie przeanalizować dane historyczne o ile są, wprowadzić obecne i uzupełniać w przyszłości. Poniżej print screen z przykładem monitoringu z czterema miejscami powstawanie braków.

W drugiej kolejności należy ustalić newralgiczne obszary, strefy i procesy

Działania Operacyjne:

1. Rozmowa z kierownikami/liderami stref
2. Rozmowa z zespołami pracującymi w strefach
3. Monitoring systemowy (przy użyciu oprogramowania stosowanego w CL np. WMS, YMS, TMS, ERP, CCTV etc.

Działania Techniczne:

1. Analiza użyteczności zainstalowanego CCTV
2. Wprowadzenie monitoringu w strefie pakowania (zamykania kartonów do wysyłek) z nagrywaniem 100% operacji
3. Wprowadzenie monitoringu w strefie pakowania (zamykania kartonów do wysyłek) z nagrywaniem 100% operacji
4. Wprowadzenie monitoringu w strefie pakowania (foliowania do wysyłek) z nagrywaniem 100% operacji
5. Strefy z dostępem reglamentowanym i odpowiedzialnością majątkową

Analiza SWOT

Koszty związane z wdrożeniem projektu

Koszty projektu i instalacji dodatkowych kamer CCTV oraz monitoringu pakowania na strefach paczek oraz palet (opcjonalnie również zwrotów) w zależności od wielkości projektu mogę się wahać w przedziale: kilkanaście – kilkaset tysięcy. Na to pytanie mógłbym odpowiedzieć widząc obecny system.

Skala korzyści

• Z obserwacji i wyliczeń w zrealizowanym projekcie, 12% RDR spadek uznawanych reklamacji
• Brak przypadków kradzieży (zaobserwowanych) od czasu instalacji
• Błędy (w tym większość nadmiarowe wydania), spadek 28% RDR tutaj wpływ miało też wiele innych rozwiązań wprowadzanych przez kierowników operacyjnych i szefów stref

Czy dzięki inwentaryzacji można „wychwycić” wszystkie kradzieże?

Nie, inwentaryzacja to działanie kontrolne (post factum), pozwala nam ocenić co się dzieje na magazynie, jednakże nie zapobiega kradzieżom w stopniu znacznym. Pomaga zidentyfikować obszary w których „coś” się dzieje i zainicjować działania naprawcze. Ważniejsze są działania prewencyjne.

Jak powinna wyglądać współpraca z firmami zewnętrznymi zajmującymi się ochroną na magazynie pod kątem wyeliminowania kradzieży?

Przede wszystkim rotacja pracowników ochrony, żeby nie zdążyli nawiązać kontaktów z magazynem, kontrola wewnętrzna w agencji lub kontrola ochrony przez „trzecią stronę” (przedsiębiorstwo lub inna agencja). Można rozważyć „wyniesienia kontrolowane” tj. protokołowane próby wyniesienia towaru z magazynu z notatką przy zatrzymaniu lub po skutecznym wyniesieniu towaru.

Jakie powinny obowiązywać procedury (wypracowane wspólnie z agencją ochrony) , dotyczące kontroli pojazdów przy bramie wyjazdowej z terenu magazynu ?

• Należy wyróżnić trzy rodzaje pojazdów:

1. Pracowników – te powinny mieć całkowity zakaz wjazdu na teren magazynu (poza wyznaczonym parkingiem bez możliwości bezpośredniego dostępu do samochód z magazynu (z pominięciem bramki kontroli)
2. Interesariuszy – klientów, dostawców (negocjacje, nie dostawy), innych gości. Uprzednio wymienieni, również nie powinni mieć dostępu do auta bez uprzedniej kontroli, natomiast przez cały czas pobytu w magazynie powinni być pod opieką osoby uprawnionej
3. Kierowcy – kurierzy, dostawcy, transporty zlecone etc. Kierowcy powinni mieć wyznaczone strefy, bez możliwości poruszania się po terenie magazynu. Ponieważ kierowca ma prawo i obowiązek być przy rozładunku i załadunku, strefa powinna być umiejscowiona przy dokach/rampach. Jeżeli Państwa firma zapewnia lub chce zapewniać możliwość skorzystania z toalety/łazienki kierowcom, winna ona być umieszczona poza magazynem np. na placu parkingowym.

Oczywiście procedury powinny zostać spisane i wdrożone do stosowania, tym niemniej należy mieć na uwadze, że zależy to od specyfiki towarów przedsiębiorstwa. Procedury te należy traktować jako „straszak” nie jako sposób na rozwiązanie problemu.

Procedura powinna obejmować:

– Kontrolę szoferki i naczepy wizualnie przy wjeździe ze zwróceniem uwagi na „bałagan”
– Poinformowanie kierowcy o asortymencie przedsiębiorstwa i dopytanie czy posiada w pojeździe coś z Państwa asortymentu
– Utworzenie spisu rzeczy zadeklarowanych (ewentualnie dokumentacja fotograficzna)
– Poinstruowanie, że rzeczy nie zgłoszone a znalezione przy wyjeździe skutkują wezwaniem patrolu interwencyjnego ochrony oraz policji
– Każdorazowo w książce wjazdów/wyjazdów dodać wpis o zapoznaniu się z Regulaminem Organizacji Ruchu na terenie przedsiębiorstwa
– Wydrukować wersje po polsku, angielsku, niemiecku i rosyjsku (rozdawać obcokrajowcom w wybranym przez nich języku)

Za tydzień część druga artykułu

W jaki sposób przeciwdziałać stratom w magazynie? Braki w czasie inwentaryzacji i uszkodzenia towaru