DeCA devine obligatoriu în Spania. Ce trebuie să știe transportatorii

Pe baza informațiilor oficiale și a răspunsurilor Ministerului Transporturilor din Spania la întrebările frecvente, prezentăm mai jos regulile aplicabile documentului DeCA, responsabilitățile părților implicate și măsurile pe care transportatorii ar trebui să le ia înainte de intrarea în vigoare a noilor cerințe.

Trecerea la documentele digitale nu schimbă repartizarea responsabilităților între părți. Modificarea vizează în primul rând formatul documentului: de la data stabilită, acesta trebuie emis electronic, să respecte cerințele tehnice aplicabile și să poată fi prezentat în timpul unui control rutier.

Ce este documentul DeCA?

DeCA este un document electronic de control administrativ, necesar pentru anumite operațiuni de transport public de mărfuri desfășurate pe drumurile din Spania.

Obligația se bazează pe articolul 222 din Decretul regal 1211/1990 și pe Ordinul FOM/2861/2012. Termenul pentru digitalizarea obligatorie a fost stabilit prin Legea 9/2025 privind mobilitatea durabilă, iar cerințele tehnice sunt prevăzute în rezoluția din 5 iunie 2026.

De la 5 octombrie 2026, documentul va trebui emis în format digital.

Ce tipuri de transport intră sub incidența obligației?

DeCA va fi obligatoriu pentru:

• transporturile interne realizate pe teritoriul Spaniei;
• operațiunile de cabotaj efectuate în Spania.

Documentul nu va fi necesar pentru:

• transporturile internaționale care doar tranzitează teritoriul spaniol;
• transporturile private auxiliare efectuate pentru nevoile propriei companii.

Pentru transporturile internaționale se vor aplica în continuare documentele prevăzute de convențiile relevante.

Vor avea nevoie transportatorii polonezi de DeCA?

Da, atunci când efectuează operațiuni de cabotaj în Spania.

O companie din Polonia care transportă mărfuri internațional până în Spania nu va trebui să întocmească documentul DeCA pentru această cursă. Dacă, după descărcare, preia însă o încărcătură internă între două locații din Spania, operațiunea va fi considerată cabotaj.

Pentru această cursă va fi necesar un document DeCA electronic.

Devine eCMR obligatoriu de la 5 octombrie?

Nu.

Ministerul spaniol face o distincție clară între cele două documente. DeCA se aplică transportului intern și cabotajului, în timp ce eCMR reprezintă versiunea electronică a scrisorii de trăsură pentru transportul internațional.

Introducerea obligativității DeCA în format electronic nu îi obligă pe transportatori să utilizeze eCMR.

Va exista o perioadă de tranziție fără sancțiuni?

Nu a fost anunțată nicio perioadă suplimentară de toleranță.

Legea privind mobilitatea durabilă a stabilit deja perioada de tranziție și a fixat data de 5 octombrie 2026 pentru digitalizarea obligatorie.

După această dată nu va exista o etapă distinctă în care lipsa documentului digital să fie exceptată de la sancțiuni.

Trebuie folosită o aplicație a ministerului?

Nu.

DeCA nu este o aplicație sau o platformă dezvoltată de Ministerul Transporturilor din Spania.

Fiecare companie va trebui să:

• folosească propriul sistem;
• externalizeze gestionarea documentelor către un furnizor specializat;
• genereze un fișier PDF lizibil;
• păstreze fișierul într-un spațiu de stocare din care să poată fi descărcat în timpul controlului.

Nu există obligația de a transmite fiecare document către o singură platformă guvernamentală.

Trebuie înregistrat în avans domeniul unde sunt stocate documentele?

Nu.

Rezoluția din 5 iunie 2026 a eliminat obligația de a înregistra în prealabil domeniul pe care vor fi stocate documentele DeCA.

Este necesară certificarea sistemului DeCA?

Nu.

Aplicațiile utilizate pentru crearea și gestionarea documentelor DeCA nu vor trebui certificate.

Ministerul subliniază că aceste aplicații nu trebuie confundate cu platformele eFTI, pentru care se vor aplica separat cerințe de certificare.

Cine trebuie să întocmească documentul?

Regulile nu precizează care dintre părți trebuie să creeze efectiv documentul în sistem.

Totuși, responsabilitatea formală revine:

• transportatorului contractual;
• transportatorului efectiv.

Ambele părți trebuie să se asigure că documentul se află în vehicul sau poate fi accesat de șofer. Transportatorul contractual poate evita răspunderea pentru lipsa documentului dacă dovedește că l-a emis.

Cum influențează subcontractarea responsabilitatea?

Într-un lanț de subcontractare, responsabilitatea pentru DeCA revine:

• transportatorului efectiv, care efectuează cursa;
• transportatorului contractual care a comandat direct serviciul de la transportatorul efectiv.

Dacă transportatorul A subcontractează cursa către transportatorul B:

• transportatorul B este transportatorul efectiv;
• transportatorul A devine transportatorul contractual.

În cazul DeCA, esențiale sunt ultimul transportator din lanț și compania care i-a comandat direct serviciile.

Ce informații trebuie să conțină documentul?

Cel puțin, documentul DeCA trebuie să includă:

• numele sau denumirea transportatorului contractual, codul de identificare fiscală și adresa acestuia;
• numele sau denumirea transportatorului efectiv și codul său de identificare fiscală;
• locul de expediere și destinația mărfii;
• tipul și greutatea mărfurilor;
• detaliile oricărei autorizații speciale de transport, dacă aceasta este necesară;
• data transportului;
• numerele de înmatriculare ale autotractorului și remorcii sau semiremorcii;
• observațiile sau rezervele solicitate de oricare dintre părți.

Transportatorul contractual răspunde pentru informațiile despre părți, locurile de încărcare și descărcare, precum și despre marfă.

Transportatorul efectiv răspunde pentru datele referitoare la eventualele autorizații speciale, data transportului și numerele de înmatriculare ale vehiculelor.

Ce se întâmplă dacă vehiculul este schimbat pe traseu?

Schimbarea trebuie consemnată în documentul DeCA.

Există două modalități:

• actualizarea PDF-ului existent cu noile date și motivul modificării, păstrând informațiile anterioare și marcându-le clar ca nevalabile;
• generarea unui nou PDF care să conțină toate informațiile complete.

Dacă documentul existent este modificat, adresa web și codul QR rămân neschimbate.

Dacă se creează un fișier nou, se vor schimba atât adresa, cât și codul QR. Versiunea anterioară trebuie păstrată pentru a exista un istoric complet al modificărilor.

Șoferul trebuie să primească fie documentul actualizat, fie noul fișier.

Poate un singur document DeCA să acopere mai multe transporturi?

Da.

Un singur document poate acoperi mai multe operațiuni de încărcare sau descărcare, cu condiția ca toate să implice același:

• transportator contractual;
• transportator efectiv.

Datele fiecărei încărcături trebuie identificate în mod clar.

Ordinea în care transporturile sunt trecute în document nu trebuie să fie aceeași cu ordinea în care sunt efectuate.

Trebuie semnat documentul DeCA?

Nu.

Documentul rămâne valabil și fără semnătură.

Părțile pot opta totuși pentru o semnătură electronică. Sunt permise:

• semnătura electronică avansată;
• semnătura electronică calificată.

O semnătură avansată poate utiliza, printre alte metode, o parolă de unică folosință sau o verificare biometrică asociată persoanei și documentului.

Poate fi folosit formatul CMR pentru DeCA?

Da, poate fi utilizat aspectul vizual al unui document CMR, însă acest lucru nu modifică natura juridică a operațiunii de transport.

Regulile permit utilizarea unor formate inspirate de alte documente de transport, cu condiția să conțină toate informațiile solicitate pentru DeCA.

Documentul trebuie să distingă clar între transportatorul contractual și transportatorul efectiv.

Folosirea unui formular de tip CMR pentru un transport intern nu înseamnă că operațiunea se desfășoară în baza Convenției CMR.

Cum se procedează în cazul mărfurilor periculoase?

Transportul mărfurilor periculoase implică două documente distincte:

• documentul de transport solicitat de ADR;
• documentul DeCA.

Transportatorii pot utiliza două documente separate sau pot reuni informațiile într-un singur fișier.

Dacă aleg un document combinat, acesta trebuie să:

• conțină toate informațiile necesare pentru DeCA;
• respecte cerințele tehnice prevăzute în rezoluția din 5 iunie 2026;
• indice clar transportatorul contractual și transportatorul efectiv;
• fie emis în format electronic.

Semnătura nu va fi obligatorie.

La ce trebuie să aibă acces șoferul?

Șoferul trebuie să poată accesa documentul electronic valabil pentru cursa efectuată.

Fișierul trebuie să fie disponibil într-un format care să le permită inspectorilor să îl vizualizeze sau să îl descarce în timpul controlului.

Dacă datele se modifică în timpul cursei, șoferul trebuie să primească versiunea actualizată a documentului.

Listă de verificare pentru transportatorii polonezi

Înainte de a efectua un transport intern sau o operațiune de cabotaj în Spania, transportatorii ar trebui să verifice:

• dacă transportul intră sub incidența obligației DeCA;
• care parte este transportatorul contractual;
• care parte este transportatorul efectiv;
• cine va genera documentul;
• dacă fișierul conține toate informațiile obligatorii;
• dacă numerele de înmatriculare ale autotractorului și remorcii sunt corecte;
• dacă șoferul poate accesa documentul pe traseu;
• dacă firma are o procedură pentru actualizarea datelor;
• dacă este păstrat istoricul complet al modificărilor;
• dacă documentul poate fi descărcat sau afișat în timpul unui control.

Generarea unui PDF nu este suficientă. Documentul trebuie să fie actualizat, accesibil pe tot parcursul cursei și corect în ceea ce privește părțile responsabile pentru efectuarea transportului.