Cele mai mari provocări din transportul internațional nu țin doar de logistică, ci de multitudinea de reglementări și de documentația complexă necesară pentru desfășurarea operațiunilor de transport. Reglementările cu care un transportator ar trebui să fie familiarizat sunt adesea mult mai lungi decât cele aplicabile unui antreprenor care prestează servicii în domenii precum construcțiile sau comerțul. Transportatorii sunt supuși nu doar Convenției CMR, ci și legislației naționale privind transporturile, reglementărilor UE, precum și unor reguli stricte vamale și fiscale, inclusiv celor referitoare la cabotaj. În plus, există cerințe legate de timpul de lucru și angajarea șoferilor, precum și documentația necesară în timpul controalelor. Reglementările complexe sunt doar o față a monedei. La fel de importante sunt prevederile din comanda de transport, care stau la baza relației cu partea care plasează comanda.
Comanda de transport – la ce ar trebui să fii atent?
În transport, timpul este o resursă rară, ceea ce intră în conflict brutal cu volumul tot mai mare de contracte. Adesea, o comandă de o singură pagină nu este decât o capcană – semnarea ei înseamnă acceptarea necondiționată a unor condiții generale extinse, ascunse pe site-ul încărcătorului.
Cea mai amplă comandă cu care am lucrat a avut peste 100 de puncte pe 7 pagini A4, semănând mai degrabă cu un contract de credit ipotecar decât cu un document de transport. Dificultățile sunt amplificate de bariera lingvistică și de „limbajul juridic” complicat. Înțelegerea contractelor străine este îngreunată și de faptul că engleza nu este folosită în mod obișnuit pe fiecare piață. Un exemplu perfect este Franța, unde necunoașterea limbii locale poate deveni un risc juridic real.
Documentația și recuperarea creanțelor
Pentru activitățile de recuperare a creanțelor, nu este suficient ca transportul să fi fost efectuat corect. Calcularea corectă a scadenței plății presupune transmiterea unei documentații complete, în conformitate cu indicațiile din comandă. Necunoașterea acestor detalii este cea mai frecventă cauză a întârzierilor la transferuri. Înainte de termenul de plată, eforturile se concentrează pe auditarea comenzii și pe identificarea și completarea documentației lipsă necesare pentru executarea contractului. Termenul de achitare a obligațiilor financiare se calculează din momentul în care este livrat setul complet de documente. Lipsa acestora blochează în mod formal posibilitatea de a urmări creanțele și de a aplica sancțiuni.
Cele mai frecvent solicitate documente
Majoritatea comenzilor de transport cer transportatorului să furnizeze un set complet de documente originale – factura, CMR-ul și comanda de transport – cu accent deosebit pe lizibilitatea datelor, semnăturilor și completarea corectă a câmpurilor-cheie. În funcție de piața deservită, este necesară și atașarea documentației locale.
În Germania, acestea sunt Lieferschein (dovada livrării) și Palettenschein (chitanța pentru paleți, necesară indiferent de orice prevederi privind schimbul de paleți); în Franța, Attestation de paiement (certificat de plată); iar în țările din fostul Bloc de Est, certificatul de rezidență fiscală CFR-1. În cazul transporturilor în afara UE, este necesară și furnizarea documentației vamale complete, inclusiv documente EX, T1 sau e-dec.
Cum eviți problema?
Cheia plăților la timp este transmiterea documentației. Experiența noastră arată că încărcătorul rareori te informează despre elementele lipsă, deoarece orice întârziere a formalităților împinge data transferului. O practică bună este să verifici cu contractorul dacă documentele sunt complete la câteva zile după ce le-ai trimis. Astfel eviți surprize neplăcute, precum o solicitare bruscă de factură în două valute și încă o prelungire a termenului de plată cu 60 de zile.
De asemenea, este foarte important faptul că, datorită legislației adecvate, costurile de recuperare a creanțelor pot fi transferate către debitor, oferind companiilor siguranță financiară fără sarcini suplimentare.
