Предыдущую часть мы закончили вопросом, зачем нам все эти новые технологии и телематика. Уже пишу, используя несколько примеров. Во второй части я расскажу о возможностях передачи файлов.
Относительно недавно – около двух лет назад в транспортных заказах в Европе появилось множество положений о договорных штрафах в случае, если документы, подтверждающие завершение перевозки, не будут отправлены в абсурдно короткие сроки (например, «до 7 дней после доставки товара»). Я не собираюсь вступать здесь в полемику по поводу самих договорных штрафов в транспортных заказах, но – представьте себе – насколько удобно было бы иметь CMR и другие документы от водителя сразу после разгрузки.
Сегодня, если нам действительно очень нужен документ – у нас, конечно, есть несколько других вариантов. Однако, вы должны признать, что видение, в котором после выгрузки вы щелкаете в системе TMS по заказу, и там вы видите прилагаемые разборчивые сканы документов, звучит заманчиво.
Выгода телематики
Транспортные документы в электронном виде
Все больше компаний принимают счета-фактуры и транспортные документы в электронном виде. Однако в большинстве случаев эти документы сканируются перевозчиком только после возвращения транспортного средства с маршрута, что означает ускорение платежа на время доставки счетов-фактур по почте (т.е. на одну-две недели).
После сканирования документов и отправки их по телематике в компанию по окончании перевозки, это время будет дополнительно сокращено еще на неделю до двух (в зависимости от системы езды).
Быстрая реакция
Иногда водитель может пропустить какую-либо деталь (кто-то при получении напишет в документе CMR что-то на языке, который водитель не понимает). Иногда водитель также неправильно заполнит документ CMR – и на нем нет даты загрузки или на нем нет даты выгрузки. И тогда все в офисе задаются вопросом, когда он действительно разгрузился. Иногда водитель возьмет с разгрузки копию CMR без штампа разгрузки. Имея документы сразу же – в виде разборчивых сканов, мы можем быстро отреагировать и без лишних затрат «вернуть» водителя в офис.
Комплект документов еще с места разгрузки
Иногда водитель не проследит, например, за специальным, специфическим способом выдачи CMR (нейтрализация, но не только), а иногда это сотрудник перевозчика (экспедитор, диспетчер) забудет передать его водителю.
Обычно это происходит только через несколько недель, когда диспетчер получит на руки заказ на перевозку и документы от водителя. Только тогда исправить такую ситуацию уже поздно (и опять же: я не хочу вступать в полемику по поводу законности положений о нейтрализации заказа).
Отправляя комплект отсканированных документов еще с места разгрузки, мы имеем возможность застать водителя на месте разгрузки и исправить ошибку.
Документы в текущем режиме
Если каждый водитель потратит 5 минут в день на сканирование документов с места разгрузки, это не окажет существенного влияния на его работу. Это займет всего 25 минут в неделю.
С другой стороны, мы получаем уже отсканированные документы, прикрепленные к конкретному заказу в офисе. Мы экономим время не на сканировании, а на сопоставлении документов, которые наш офисный работник видит впервые, с конкретными заказами.
Кроме того, эти документы поступают в текущем режиме – чтобы избежать ситуации, когда в конце недели, когда все водители возвращаются, в офисе скапливается стопка CMR и заказов (и на их обработку у наших сотрудников уходит не один день, а несколько дней, что приводит к дальнейшим задержкам).
Экономия времени и денег
Большинство водителей будут возмущены: а что я – секретарша? Я должен отсканировать документы и что еще? Уже отвечаю, немного наперекор: а сколько раз вы, водители, теряли время, переезжая от АЗС к АЗС, чтобы найти факс и отправить какой-то «срочный» документ в офис, а затем узнать, что «не прошло», «не пришло», «прервалось, «вторая страница не пришла» или вообще «неразборчиво»?
Вы конечно знаете, сколько стоит такой факс? Я даже не упоминаю топливо и время, потраченное на поиск факса.
Добавьте к этому тот факт, что большинство перевозчиков возвращают автомобили на базу на выходные – то есть в пятницу, и редко когда это бывает пятница утром, поэтому выставление и отправка счетов-фактур обычно откладывается на несколько дополнительных дней (выходные).
И наоборот: квитанции о поставке, накладные, расходные складские ордера, нейтральные CMR, разрешения на перевозку отходов: вы, перевозчики, получаете их вместе с заказом – а ваш водитель объезжает позже станции, проклинает вас и ищет факс.
Топливо – это не вода, оно стоит денег, время водителя еще больше, и, наконец: опоздать на погрузку или разгрузку из-за того, что водитель… искал факс – это что-то. Не проще ли отправить его на устройство, с которого водитель может удобно распечатать его в кабине?
Честно говоря, я водил несколько машин, водители которых не имели полной телематики, но у них были планшеты с интернетом и принтеры. Вы даже не представляете, сколько времени это сэкономило. Как водителю, так и мне – потому что мне не нужно было по 5 минут стоять над факсом, проверяя, был ли он «отправлен» (и даже когда был «отправлен», водитель не всегда получал его).
Читайте также:
1. Преимущества телематики. На что обращать внимание при выборе? (1/5)
2. Преимущества телематики. Возможность передачи файлов (2/5)
3. Преимущества телематики. Подключение телематики к цифровому тахографу (3/5)
4. Преимущества телематики. Возможность подключения телематики к навигации (4/5)