Załadowcy powierzając swoje produkty do transportu chcą mieć gwarancję, że ich ładunek bezpiecznie i punktualnie dotrze do celu. Oczekują dobrej jakości, efektywności, szybkości reakcji a zarazem niskiego kosztu usługi. W obliczu tych realiów podwykonawcom coraz trudniej sprostać jest oczekiwaniom klientów. Jednym z większych problemów jest m.in. niewystarczająca liczba przewoźników. Skutkiem może być nadmierne wydłużenie łańcucha dostaw, co przekłada się z kolei na jakość. O tym jak uszczelnić łańcuch, by ładunek klienta był zawsze bezpieczny, rozmawiali uczestnicy spotkania „Bezpieczny łańcuch dostaw”, zorganizowanego przez Trans28000 w Ołtarzewie pod Warszawą.
Nadmiernie rozbudowany łańcuch dostaw może być przyczyną różnego rodzaju zagrożeń. Eksperci wskazują np., że gdy łańcuch składa się z siedmiu, a nawet ośmiu pośredników, kontrola nad ładunkiem jest coraz słabsza i np. nie wiadomo, gdzie znajduje się wioząca go ciężarówka. Takie sytuacje nie są wcale rzadkie na polskim rynku.
Dziś jest tak, że choć operator logistyczny, który ma kontrakt na stałą obsługę załadowcy oraz dysponuje własną flotą pojazdów i tak posiłkuje się ciężarówkami innych przewoźników. Ze względu na dużą liczbę zleceń, nie zawsze jest w stanie zapewnić odpowiednią liczbę własnych pojazdów. Pół biedy, jeśli podwykonawca jest sprawdzonym i wiarygodnym partnerem, który ma np. samochody wyposażone w urządzenia telematyczne. Zdarza się jednak czasami tak, że przewóz powierza się przewoźnikom spotowym. Wówczas, w ekstremalnych przypadkach, łańcuch dostaw może wydłużyć się do nawet kilkunastu pośredników, co rzecz jasna rodzi określone zagrożenia. Choćby takie, jak brak możliwości nadzoru samochodu wiozącego ładunek w czasie rzeczywistym, ze względu na to, że faktyczny przewoźnik nie korzysta z żadnych systemów telematycznych umożliwiających lokalizację pojazdu.
Aby ograniczyć tego rodzaju sytuacje, potrzeba działań pozwalających na uszczelnienie łańcucha dostaw. Przedstawiciele wiodących firm na rynku transportowo-logistycznym, m.in. DHL Supply Chain, FM Logistic, Raben, Van Cargo, Geodis, Gefco, PEKAES, Mexem, CEVA, ID Logistics, Done Deliveries, Gopet Poland, Targor-Truck – którzy uczestniczyli w spotkaniu „Bezpieczny łańcuch dostaw”, wskazywali, że to ważne wyzwanie dla całej branży. Zastanawiali się też jaki sposób na zapewnienie bezpieczeństwa ładunkom jest najlepszy.
Przy tej okazji rozmawiano także o wymogach, jakie stawiają operatorom duże koncerny. Globalne firmy, które operują w wielu krajach, coraz częściej wyznaczają własne standardy, których spełnienia oczekują od firm, które świadczą dla nich usługi na różnym polu, w tym od operatorów logistycznych. Tak zrobiła np. IKEA wprowadzając w 2005 roku własny standard IWAY, w którym jest m. in. mowa o tym, że flota przewoźnika musi spełniać określone standardy emisji. IKEA wymaga też, by jej podwykonawcy wdrożyli m.in. ISO 28000, które dotyczy bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw. Podobne kodeksy postępowań posiadają również inne globalne koncerny w tym m.in. Auchan, Carrefour, Walmart czy VW.
Certyfikat pomoże uszczelnić łańcuch dostaw
W trakcie spotkania został zaprezentowany jeden z najpopularniejszych schematów współpracy na linii załadowca/operator – przewoźnik. W tym modelu klient korzysta z trzech grup przewoźników:
- przewoźników zakontraktowanych (mają własną flotę, która jest wyposażona w urządzenia telematyczne zintegrowane z narzędziami operatora)
- przewoźników z umowami (regularna współpraca na konkretnych trasach, część pojazdów ma telematykę, ale nie zintegrowaną z systemami operatora)
- przewoźników spotowych, czyli pochodzących najczęściej z giełd ładunków (współpraca okazjonalna)
Zwłaszcza w przypadku przewoźników spotowych zdarza się, że operator logistyczny lub załadowca w sytuacji, gdy musi szybko znaleźć np. powrót, decyduje się na współpracę z firmą, której wcześniej wystarczająco nie zweryfikował.
To wywołuje ryzyko, bo nie mamy np. nadzoru nad pojazdem i kierowcą, a na dodatek zdarza się, że polisa przewoźnika spotowego nie daje pełnej ochrony w razie problemów z ładunkiem.
Dlatego warto weryfikować i audytować także mniejszych podwykonawców, którzy mogą okazać się najsłabszym ogniwem łańcucha dostaw – mówił podczas spotkania Piotr Roczniak, prezes Trans28000, firmy doradczej pomagającej przejść przez proces przygotowawczy do certyfikacji ISO 28000. – Wdrożenie certyfikatu ISO28000 pomoże uszczelnić łańcuch dostaw i zapewnić nadzór nad jego całością, a nie tylko nad jego pierwszym ogniwem. Daje też sporo korzyści – argumentował Piotr Roczniak.
Po wdrożeniu ISO 28000 firma zyskuje:
- globalne uznanie i rozpoznawalność (standard ISO jest uznawany w 162 krajach),
- przewagę konkurencyjną na rynku,
- szansę na łatwiejsze spełnienie wymagań certyfikatu AEO (są punkty wspólne z ISO).
ISO 28000 może też wpłynąć pozytywnie na większą satysfakcję klientów oraz pomoc w zdobyciu nowych kontraktów. I rzecz jasna pomaga zabezpieczyć dobra klientów.
Już 100 firm spełnia normy
Aktualnie w Polsce certyfikat ISO 28000 ma już około 100 firm. I jak twierdzą przedstawiciele wiodących operatorów logistycznych, dla wielu ich klientów to ważny element.
Duże koncerny przed podjęciem współpracy chcą wiedzieć, jakie mamy certyfikaty. W tej chwili to w zasadzie standardowe pytanie przed podpisaniem kontraktu – mówi Magdalena Matyśkiewicz z FM Logistic.
ISO 28000 jest także dostępne dla mniejszych przewoźników, dysponujących flotą kilku samochodów. Audyty wewnętrzne można bowiem powierzyć wyspecjalizowanej firmie, a koszty wdrożenia mogą być rozłożne w czasie (np. w formie opłaty abonamentowej).
Skuteczne uszczelnienie bezpieczeństwa łańcucha dostaw wymaga więc konsekwencji od wszystkich jego uczestników.
By uszczelnić łańcuch dostaw załadowcy powinni audytować operatorów logistycznych i wymagać od nich audytowania podwykonawców. Tak, by wszyscy uczestnicy łańcucha, nawet ci najmniejsi byli zweryfikowani – tłumaczył Piotr Roczniak.
ISO28000 jest w pewnym sensie wisienką na torcie. To zewnętrzne potwierdzenie, że faktycznie zarządzamy ryzykiem. I nawet jeśli błędy wystąpią, to firma wyciągnie z nich naukę i będzie ciągle udoskonalać łańcuch dostaw – mówił Michał Cichocki z SGS, firmy zajmującej się certyfikacją.
Ważna jest świadomość, że certyfikat ma ulepszyć prowadzony biznes, a nie być tylko ozdobą zawieszoną w biurze szefa firmy.
Droga do certyfikatu
Przedstawiciel firmy SGS tłumaczył również, jakie kroki musi podjąć firma, aby uzyskać certyfikat.
Najpierw, w podczas pierwszego etapu audytu certyfikującego sprawdza się, czy firma jest gotowa do certyfikacji. Jeśli pojawiają się niedociągnięcia – trzeba je naprawić. Tu warto zaznaczyć, że audyt nie jest kontrolą, lecz zbieraniem dowodów, że firma spełnia wymogi. Dlatego sprawdzane są nie tylko dokumenty, ale audytorzy rozmawiają także z pracownikami i obserwują jak funkcjonuje firma.
Ważne, żeby pracownicy wiedzieli za co są odpowiedzialni i skąd tę wiedzę mają czerpać – tłumaczył przedstawiciel jednostki certyfikującej.
Podczas drugiego etapu audytu certyfikującego, jeśli wszystko jest w porządku, a wymagania są spełnione – wydaje się certyfikat, który jest ważny przez 3 lata. Zwykle cała procedura wdrożenia ISO 28000 zajmuje od 3 miesięcy w małych firmach do 6 miesięcy w większych, ale zasadniczo nie ma w tym względzie sztywnych reguł. To jednak nie koniec pracy nad jakością, bo po roku i dwóch latach przeprowadzane są kolejne dwa audyty sprawdzające. Jeśli po trzech latach firma nadal chce szczycić się certyfikatem, musi przejść audyt recertyfikacyjny.
Audyt podwykonawców w łańcuchu dostaw
Uczestnicy spotkania zgodzili się, że łańcuch dostaw może być bezpieczny tylko wtedy, gdy każde jego pojedyncze ogniwo jest pewne i zweryfikowane. W tym kontekście Grzegorz Haładus, wiceprezes Trans28000, przedstawił TransAudit, czyli autorski model firmy na audyt podwykonawców w łańcuchu dostaw.
Wypracowaliśmy kilkustopniowy proces weryfikacji podwykonawców w zakresie obszarów istotnych dla załadowcy. W naszej weryfikacji firm transportowych skupiamy się m.in. na tym, czy polisa przewoźnika zapewnia odpowiedni poziom ochrony, czy ciężarówki firmy są wyposażone w urządzenia do lokalizacji pojazdów, a także jakimi opiniami i reputacją na rynku cieszy się przewoźnik – wyjaśniał Grzegorz Haładus. Weryfikujemy również, czy firma dysponuje odpowiednimi zezwoleniami i certyfikatami, jaką ma flotę, a także czy posiada aktualne dokumenty. W ten sposób udało nam się już sprawdzić prawie 4 tys. firm – podkreślił Haładus.
Organizatorzy przekonywali, że proces weryfikacji przewoźników warto powierzyć specjalistom, którzy mają odpowiednie know how, a także dysponują dostępem do danych pozwalających na szybką, sprawną i rzetelną weryfikację firm transportowych z rynku.
Dodatkowo, przewoźnicy którzy przejdą audyt, mogą otrzymać certyfikat TCC Elite lub TCE Elite, czyli najwyższe wyróżnienie dla firm świadczących usługi transportowe, dzięki któremu przewoźnicy buduj swoją przewagę konkurencyjną na rynku.
Spotkanie „Bezpieczny łańcuch dostaw” było pierwszym w ramach cyklu „Secure Supply Chain”. Wkrótce planowane są kolejne, na których poruszane będą najważniejsze problemy, z jakimi muszą zmierzyć się operatorzy logistyczni i przewoźnicy.