Nachdem im ersten Artikel der kleinen Serie die gängisten Phasen eines typischen Intralogistikprojektes beschrieben wurden, möchte ich nun – ganz überraschend – mit der ersten Phase beginnen.

Phase 1 Konzeption – wenn Du wenig Zeit hast, nutze am Anfang viel davon!

Bereits zu Beginn eines Projektes werden häufig die ersten Fehler begangen. Die Auseinandersetzung innerhalb der Firma über Auslöser für das Projekt und Problemstellung(en), die mit dem Projekt behoben werden sollen, wird nicht intensiv genug geführt. Im Ergebnis führt dies dann zu schwammig formulierten Zielen, die weder qualitativ noch quantitativ ausreichend beschrieben sind.

Dies fällt einem spätestens im Zuge der Tests und der Abnahmen auf die Füße, wenn auffällt, dass Anforderung seitens des Auftraggebers und Lösung des Auftragnehmers nicht deckungsgleich sind. Beispielhaft möchte ich hier ein IT-Projekt heranziehen, bei dem ein altes ERP-System durch eine Standardsoftware abgelöst werden sollte, um die Grundlagen für eine Digitalisierung zu schaffen. Im Laufe des Projektes wurde deutlich, dass damit viele Prozesse auf den Prüfstand gestellt und angepasst werden mussten. Diesen Change aber wollte der Projektowner dann aber nicht, da das ja „die Mitarbeiter verunsichert und die Produktion auf links gedreht wird”.

Auch wenn man sich eine gute Beratung durch den oder die Auftragnehmer erhofft – Verantwortung kann man nicht outsourcen – Zielsetzung, Leistungsanforderung, Erfolgsfaktoren für das Projekt muss final der Auftraggeber formulieren.

Sollen mehrere Gewerke (Technik, IT, …) ineinandergreifen, so ist im Projekt die Zusammenführung der Anforderungen in einem Dokument hilfreich. Seitens des Auftraggebers steht die Entscheidung an, das Schnittstellenmanagement im eigenen Haus, durch einen externen Fachmann oder durch Vergabe an Generalunternehmer zu realisieren.

Insbesondere beim Ersatz von Individualsoftware bzw. über lange Jahre optimierte Software durch Standardsoftware ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die neuen Standardprozesse statt eines Produktivitätsvorteils einen Produktivitätsnachteil bedeuten. Diese müssen durch die positiven Einflüsse des Standards kompensiert werden. Um dies zu gewährleisten, sind in Bereichen mit großer Prozesshäufigkeit von Anfang an präzise Beschreibungen und Leistungsanforderungen die Grundlage für eine geeignete Lösung, sowie Transparenz über die Anschaffungs- und späteren Betriebskosten im Vergleich zu den Bestandssystemen.

Gelingt dies nicht, ergeben sich im Resultat Fehlkäufe, ausufernde Projektlaufzeiten, schlechte Qualität und unnötig hohe Kosten. Und dies ggf. nicht nur im Projekt sondern in der Folge auch im Betrieb (Wartung & Produktivität).

Bereits in dieser Phase sollte man sich auch Gedanken über die erwartete Dokumentation machen. Nach unserer Erfahrung beschränkt sich der im Preis enthaltene Leistungsrahmen bei den Anbietern auf Bedienungsanleitungen für die Technik u./o. die Software. Für die Formulierung der Testfälle und später die Erstellung von Schulungsunterlagen ist dies häufig nicht genug. Bei der Auftragsvergabe sollte Klarheit über den Bedarf herrschen, damit dieser sowohl im Preis als auch in den Kapazitäten und der Terminplanung berücksichtigt sind.

Foto: Pixabay

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